办事处管理手册

***公司营销中心办事处管理手册目录第一部分：办事处设置及岗位责任体系………………………………2第一章办事处机构定位…………………………………………2一、办事处机构性质…………………………………………2二、办事处机构职能…………………………………………2三、管理总则…………………………………………………2四、岗位基本原则……………………………………………2五、办事处组织结构设置……………………………………2第二章办事处岗位责任制度……………………………………3一、办事处经理岗位职责……………………………………3二、业务经理岗位职责………………………………………4三、内务主管岗位职责………………………………………4四、统计员岗位职责…………………………………………5五、开单导购员岗位职责……………………………………5六、仓管员员岗位职责………………………………………6七、储运员岗位职责…………………………………………6八、司机岗位职责……………………………………………6第二部分：办事处管理体系……………………………………………8第一章办事处系统管理制度……………………………………8一、例会制度…………………………………………………8二、考勤制度…………………………………………………9三、办事处工作制度…………………………………………10四、办事处办公设备使用制度………………………………11五、办事处车辆管理制度……………………………………11六、办事处保密制度…………………………………………12第二章办事处销售目标计划管理………………………………12一、月度销售计划的编制依据………………………………12二、销售计划编制、修改和确认……………………………12三、销售计划执行情况的考核………………………………13四、销售目标计划管理流程…………………………………13第三章办事处物流仓储管理……………………………………14一、仓库管理制度……………………………………………14二、订货发货管理制度………………………………………15三、办事处调货管理制度……………………………………17第四章人事管理制度……………………………………………18第五章财务管理制度……………………………………………19***公司营销中心办事处管理手册第一部分：办事处设置及岗位责任体系第一章办事处机构定位一、办事处机构性质营销办事处是***营销中心的二级操作平台。严格遵守公司各项管理制度，接受公司销售计划部直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；作为销售收入中心和费用中心，承担相应的经营风险责任。二、办事处机构职能在公司营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；对营销中心下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能。三、管理总则办事处管理应纳入营销中心管理系统，员工的思想和行为必须符合公司和营销中心的要求和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。四、岗位基本原则各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。在规定时间内完成任务，从完成任务时计4小时之内必须通知上级主管已完成任务。在执行任务过程中，发现此任务确实有不可克服的困难，无法按时完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接受任务，有突发事件发生或某些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。五、办事处组织结构设置办事处经理（直属区域经理）统计员内务主管库管员储运员业务经理业务经理业务经理（注：在不设办事处的区域内，即直属区域经理所辖不含虚线内岗位）第二章办事处岗位责任制度一、办事处经理（直属区域经理）岗位职责任用原则：由营销中心派出直接上级：销售计划部经理1、传达、分解、落实销售计划部下达的公司政策与任务。2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3、主持每月销售目标的制定，报批销售计划部后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。4、监督业务经理填写日报告（成功手册）以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注通路价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。6、组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。7、策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。8、制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报销售计划部。11、负责办事处员工的月度绩效考评工作。二、业务经理岗位职责任用原则：由营销中心派出，或由销售计划部授权当地招聘直接上级：办事处经理（或直属区域经理）1.协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。2.负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。3.建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。4.填写日工作计划与总结（成功手册）、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直属区域经理）。5.对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。6.协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。7.执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置和产品的展示，协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。8.力争做到卖场内有专人负责***产品的销售，定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。9.积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护工程客户及大型终端卖场。三、内务主管岗位职责派出原则：由公司财务部统一选派，必须是公司信任的人员。上岗前必须具备有关财务出纳、产品等方面的知识。直接上级：具体工作服从办事处经理领导，但资金业务直接向公司负责。1.在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。2.坚持信用额度控制下的现金现货原则，加强现金管理，建立现金日记帐、销售收入账以及应收款账，每日下班后对帐、盘点，保证帐实相符。3.遵守公司货款管理规定，及时回笼货款，并与公司财务核对有关财务帐目。4.负责办事处日常费用现金支出管理工作，按公司财务相关规定支付收讫。每月26日前向公司报送如下统计表：A《办事处现金日记帐目》、B《人员考勤表》、C《费用统计表》；D《客户应收款月报表》。5.负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作，并按营销中心的工资表发放工资。6.负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，及时登记清理客户档案；对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行统计、记录，对办事处设施、用品进行登记与发放管理及其他文档管理。四、统计员岗位职责派出原则：由销售计划部派出，或由办事处经理经批准后在当地招聘，上岗前必须具备有关统计、产品和电脑等方面的知识。直接上级：办事处经理1.每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存记录。2.负责应收帐的记录，每日工作结束时，对销售明细账与应收款账进行记录，与内务主管进行核对。3.负责办事处费用支出的记账工作，于办事处周会前与内务主管进行核对。4.负责向销售计划部报送如下报表：A《月度销售统计表》、B《月、周订货规划表》、C日常要货订单、D安全库存定额。5.协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考核数据的统计，为工作总结与信息反馈提供数据。6.负责管理与维护电脑、打印等设备。五、开单导购员岗位职责派出原则：由公司派出，或由办事处经理经批准后在当地招聘。直接上级：办事处经理。1、负责门市客户接待和外埠客户的电询工作，记录和确认客户订单，准确开据提货单。2、熟练掌握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品系列，并指导客户对产品的选择。3、接听办事处电话，做好客户、消费者反馈记录，上报办事处经理。4、有样品展示的办事处，应做好样品展示工作，及时更换样品与上新品，树立公司形象。5、完成办事处经理交办的其他工作事宜。六、仓管员岗位职责派出原则：由公司统一选派、管理直接上级：办事处经理1.负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作，凭内务主管签字的发货单据为储运员备货。2.做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。3.做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货物的安全、完好负责。4.建立库存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。对库存差异进行分析，查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。5.协助完成办事处经理交付的其他工作事项。七、储运员岗位职责派出原则：由公司派出，或办事处经理按规定招聘任用直接上级：办事处经理1.主要负责市内主要客户货品的日常配送工作，并负责组织向外地各区域市场按时发送。2.协助内务主管进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。3.协助市内业务代表巡访和维护客户，及时反馈市场信息。4.及时了解公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，协助入库。5.负责日常客户退回、更换和维修产品的修复工作，做好维修记录，及时反映产品质量问题。6.办事处经理交办的其他工作。八、司机岗位职责派出原则：由营销中心派出，或当地招聘，由营销中心审批。直接上级：办事处经理1.负责货物的运输，包括提货、送货等业务。2.协助仓管员理货与出、入库工作。3.车辆的日常维护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定期填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故的发生。4.遵守车辆管理规定，不得私自出车，服从办事处经理的统一调动。5.办事处经理交办的其他工作。第二部分：办事处管理体系第一章办事处系统管理制度一、办事处例会制度为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。(一)、晨会1、办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。2、晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。3、会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；其次组织大家齐诵***的“十二信条”，最后，由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能重复。4、每次晨会时间控制在15分钟左右。(二)、当日业务总结会1、每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。2、由业务经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清日结。3、总结会时间控制在20分钟。(三)、周会1、每周二晚上利用2小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。统计员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。2、业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。3、预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。4、业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。(四)、月会1、每月26或27日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。时间为晚上，4个小时左右。2、会议前，须完成各项上报公司的统计