基层管理干部管理才能训练手册

Page1基层管理干部管理才能训练手册2019/9/2Page2一、组织的原则二、有效的工作推行方法三、拟定计划的方法四、命令的行式五、完善的命令六、命令的方式七、下达命令应注意事项八、报告之方法目录2019/9/2Page3目录九、工作检讨十、检讨工作时应注意事项十一、有效的工作推行方法十二、预定表的编制要领十三、何以需要代理人十四、培植代理人时所遭遇到的问题十五、培植代理人的方法十六、迎接新进员工2019/9/2Page4目录十七、迎接新进员工应注意事项查核表十八、训练的必要性十九、日常施于教育训练二十、教育之原则二十一、有效的教育方法二十二、执教育之准备二十三、训练预定表(例)二十四、如何促使员工启发自己目录2019/9/2Page5目录二十五、工作会议的计划与准备二十六、工作会议的指导要领二十七、意外事故的发生原因二十八、谁是防止事故的核心二十九、事故报告三十、监督人员安全意识检核表三十一、工作人员安全意识检核表三十二、十人十色，人人不同目录2019/9/2Page6三十三、人的指导者三十四、如何获得他人的信赖三十五、积极性的发挥与表现三十六、提醒属员注意正确的方法三十七、何以会有报怨不满的情绪三十八、不平不满的征象三十九、解决问题的顺序四十、促进良好员工关系技巧目录2019/9/2Page7四十一、如何提高员工的士气四十二、管理者应具备的七个基本精神附件一组织行为概论附件二习性进化篇目录2019/9/2Page8一、组织的原则命令系统的原则1.各人应确实认识直接上司和直接指挥的属员。2.各人的直接上司只能有一位。管理界限的原则1.做有效监督，所指挥的属员其人数是有限的。2.这种界限乃随距离、时间、属员的工作性质而变动。2019/9/2Page9一、组织的原则分配工作的原则1.同性质的工作宜分配给同一人。2.指示必需具体而清楚。3.不可遗漏或重复。4.特殊的工作应分配能胜任的特定个人。5.数量适当。2019/9/2Page10一、组织的原则授权的原则1.分配工作时应同时授予完成任务所需要的职权。2.信任属员，让属员有发挥创意或技巧的机会。3.授权的性质和范围应有一定的界限。4.应把注意力集中于例外事项。5.应把工作重点置于富有创造性的工作。2019/9/2Page11二、有效的工作推行方法作业管理，需要经年累月，长时间累积的经验。倘欲做更上一层的管理，除去经验以外尚需基于一定的法则来做出正确判断。掌握一切事实，依照预定计划实施，然后检讨结果，此谓科学的态度。正确的管理方法应分五个阶段：第一阶段认识工作的目的(目的何在)每种工作都有它的目的。遗忘目的而工作，有如搭乘不知航线的船去航海。先了解产品或零件的使用目的，而后着手工作。2019/9/2Page12二、有效的工作推行方法第二阶段收集与工作有关的全部事实(收集事实)直接观察、利用统计资料。应用六何（何故？何事？何处？何时？何人？何法？）检查一切事实并做记录。第三阶段拟定最佳方案与计划如何进行(5WZH)?比较事实看看是否必要，是何不可改变，是实态或仅为一己之见，然后加以选择。任何计划必须是具体而现实。2019/9/2Page13二、有效的工作推行方法第四阶段遵照计划进行(实施)遵照所拟订的计划实施，在实施过程中更应不断查考调整避免离谱。第五阶段检讨实施的结果(检讨)比较结果与预定的计划。调查产生差异的原因。将调查结论做为下次计划的殷鉴。2019/9/2Page14二、有效的工作推行方法上述五个阶段，可以划成如下周而复始的过程。2019/9/2Page15三、拟订计划的方法1.了解目的1)考虑上司的目的或方针。2)想想自己的任务和扮演的角色。3)查出问题所在。4)参照有关的计划和事项。5)查阅规则和手续。2019/9/2Page16三、拟订计划的方法2.掌握事实1)确认有关的方针和计划。2)请示上司的意见。3)查阅过去的数据和记录。4)调查过去的例子。5)自有关人员收集资料。2019/9/2Page17三、拟订计划的方法3.研究事实1)有无遗失。2)事实与事实之间的关系如何。3)看看事实是真正的事实抑或仅属一种意见而已。4)原因和理由如何。5)(运用六个疑问的方法)2019/9/2Page18三、拟订计划的方法1)运用六个疑问（六何）的方法何故（Why)……目的何事(What)……欲做的事，欲处理的物何处(Where)……场所何时(When)……日期时间何人(Who)……负责的人何法(How)……日期时间2)将计划写出来研究4.草拟2019/9/2Page19三、拟订计划的方法1)能否达成目的2)必要事项是否已包罗无遗3)能否实行4)与其它工作、人员、单位、事项的协调是否良好5)安全如何6)请求上司的决定7)如何准备5.查核2019/9/2Page20四、命令的形式书面口头使用时机1.透过第三者间接传达时2.容易遗忘的状况下3.要求数字正确时4.内容复杂时5.责任需要分明时6.需全体人员周知时1.将简单的事情直接传给本人时2.做细部指示时3.做为书面命令的补充说明时4.紧急时5.需要激起属员的工作意愿时使用时应注意事项1.内容之表示不可错误2.文义要清础3.书写要有秩序4.书可能采用条举式5.要点的表示力求明确6.站在对方立场重读一次1.说明要清楚2.3.不要同时说出许多内容4.必要时做示范5.必要时可商量6.请受命的人复述一次7.避免在吵闹的地方下令2019/9/2Page21五、完善的命令良好的工作命令或指示，必须具体下述五个要件1.有可能完成受令的人，有达成工作的可能（能力），别忘了下达命令的同时，应该给予必要的职权和充分的时间。2.可引起受命人的关心所命令的工作要与受命人的职务有关，如此受命人完成任务后，本身将会有好处。2019/9/2Page22五、完善的命令3.与工作单位的任务有关连让受命的人了解，被命令的工作，对达成单位全体的工作任务有直接的关连。4.要有完整的计划命令之下达切忌零零碎碎，应避免陆续补充与追加，但必须让受命的人充分了解重点，惟细节可遵重属员的创见。5.不易生误解书面指示有不尽明了之处时，应做口头的补充说明，然后听取双方的意见或接受对方的询问。以口头指示时，应请受命人复述要点。2019/9/2Page23六、命令的方式1.命令(1)特殊情形或紧急时。(2)需要严格的控制时。例：「张兄，请你立刻把这个机件装配好，赶紧送到修护场去」。2.请托(1)一般情形(2)具有或多或少的自由裁量余地时。例：「陈兄，明天麻烦你把本月份的生产统计做好」。2019/9/2Page24六、命令的方式3.示意或暗示只要略加暗示就可以达到目的时(1)为养成属员的积极性格时(2)对工作能力高强的人指示工作时(3)对平时自动自发工作的人指示工作时例：「仓库最近好像不太整齐……会不会」？4.征求志愿不欲强加分配工作时。状况与平时不同时。例：「发货员最近忙的不可开交，现在积了很多货非在明天以前送出不可，发货员请求支持，明天是星期天，有没有那位愿意帮忙加加班？」2019/9/2Page25六、命令的方式～以身作则与命令～是某煤矿所发生的事例。连日的豪雨，使河川水位暴涨，有溢出河道侵入坑道的顾虑。到了下午五点，大雨仍然滂沱不止。这时，周班长大声说：「我到仓库搬些草袋到坑口做一道土堤以防万一」然后冲进风雨之中。有许多属员跟随着周班长的后面而去。2019/9/2Page26七、下达命令应注意事项1.遵从命令系统命令只能下达给直接属员，否则必引起组织秩序之紊乱与权责之不清。2.相同的命令，应给相同的人相同性质的工作，以交由同一人来做为原则。如此才能确实工作的范围并避免工作之重复，进而增进工作效能。3.限制下达命令的范围将多数的人集中起来一次下达命令，虽然可以节省时间，但可能发生；听漏命令内容、理解程度不一致、不能确实命令是否彻底……等现象，因此反而导致事2019/9/2Page27七、下达命令应注意事项4.有命令就应有工作报告长期性的工作、重要的工作、危险的工作，更应在工作进行中做出中间报告，以便随时掌握工作。如等到完工后再做报告，有时已经太晚。后收拾的麻烦。如果把命令改由个人一传一，则易于中途变质。2019/9/2Page28八、报告之方法何故何事1.2.3.请求指示4.5.6.其它1.产量2.品质3.时间4.属员5.安全6.物料7.方法、技术8.机器、设备、工具9.经费10.其他2019/9/2Page29八、报告之方法何时何法1.受命的工作告一段落时2.发生特殊事故时3.结果可以预见时4.工作将难于如期完成时5.会议、协调、或出差以后6.长期工作的中间报告7.其它1.遵守命令指挥系统2.通常依结论－－理由－－经过的顺序3.简洁地4.正确报告、强调要点(利用实物或图表)5.考虑受报告人的理解能力6.适时7.答复询问8.试探受报告人已确实了解2019/9/2Page30九、工作检讨何时何故检讨项目工作进行中工作进行是否与駬的计划符合工作进行是否遵照命令1.产量…是否按照预定数量2.质量…是否符合质量规格…是否利用所规定的方法检查3.时间…是否如期…有无浪费时间…有无紧急工作被搁置4.作业员…有无浪费精力于多余的工作…工作量的分配是否适当…是否安全工作终了时是否达成计划如何订定次一计划2019/9/2Page31九、工作检讨何时何故检讨项目5.资材…是否合规格原料…有无浪费…有无领用过多6.机器…是否使用所规定的机器设备…保养是否良好工具7.方法…是否遵守所规定的方法或技术技术…有无更好的技术，方法8.经费…成本若干…能否更节省2019/9/2Page32十、检讨工作时应注意事项1.必须考虑到工作量，质，时间，属员，数据，工具，经费，方法，与其它单位的关系。2.必须参照计划，命令或基准。3.应请求属员的协助。4.检讨的目的必须在于改进工作与促进工作之顺利推行。5.必须和属员站在相互引导相互信赖的基础上来检讨。2019/9/2Page33十一、有效的工作推行方法2019/9/2Page34十二、预定表的编制要领1.列举每周应做的工作(1)每日的例行工作。(2)每隔一段时间应做的工作。(3)发生时期及需要时间事先无法确定但必定会有的工作。(4)时间充裕时想做的工作。(5)预测可能突然发生的工作。2.分类与检讨(1)同性质、同种类的工作，划归一类。(2)可同时在同一场所完成的工作。(3)工作有无重复或遗漏。2019/9/2Page35十二、预定表的编制要领3.调查现在用于工作的时间(1)在正常状况下平均所需时间。(2)有无可以减少时间的工作。(3)有无应增加时间的工作。4.分配每日的工作时间(1)依照第三项的要领。(2)依工作的重要顺序分配时间。(3)保留处理偶发事件或从事计划思考的宽裕时间。(4)完成日期确定的工作，时间的分配应自完成预定日期逆算，以估计工作时间。2019/9/2Page36十三、何以需要代理人本身的好处1.忙碌时有人协助，可以从容不迫，不致于手忙脚乱。2.告假时，工作照样可以顺利进引。3.能有余裕用于处理创造性工作。4.能有更多时间从事于重要工作。5.增加提升的机会。代理人的好处1.加强责任感。2.对工作发生兴趣并增强信心。3.增强领导能力，找开晋升之路。2019/9/2Page37十三、何以需要代理人4.增加领导他人的经验。5.能培养判断力和创造性的思考能力。组织的好处1.领班不在时工作不会停顿。2.使员工对前途抱有希望。3.2019/9/2Page38十四、培植代理人时所遭遇到的问题1.有经常和属员在一起工作的领班这对组织和提高工作效率是否有利?2.不在时就会立刻影响到工作的进行。他是否可以算是优秀的?3.新进员工的工作，让人提心吊胆，效率亦差，不如自己做。这样的意见是否对？4.实在忙的抽不出时间去教导属员，此种现象是否可以成为没有助手的理由？5.有人以为有代理人将危及自己的地位而故意不培养代理人。这种想法对吗？2019/9/2Page39十四、培植代理人时所遭遇到的问题6.将工作交给代理人后，自己是否就可以不必工作。工作的最终责任应该由谁来负