某股份有限公司ERP管理手册--jzgdna

XXX股份有限公司ERP管理手册XXX股份有限公司信息中心编制二OO八年八月目录第一章ERP管理手册的介绍1.1ERP管理理念1.2ERP系统的特点及核心内容1.3编写ERP管理手册目标1.4ERP管理系统实施的作用第二章ERP管理系统管理规则第三章ERP管理系统的登录与退出第四章ERP管理流程的拓扑结构与工作原理第五章采购管理系统的管理流程与操作方法第六章销售管理系统的管理流程与操作方法第七章库存管理系统的管理流程与操作方法第八章存货管理系统的管理流程与操作方法第九章财务管理系统9.1应用付系统管理流程与操作方法9.2应收系统管理流程与操作方法9.3总帐系统管理流程与操作方法第一章ERP管理手册的介绍1.1ERP管理理念所谓ERP是英文EnterpriseResourcePlanning(企业资源计划)的简写。它是从MRP(物料资源计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理，它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源，是基于网络经济时代的新一代信息系统。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。ERP是在20世纪80年代初开始出现的。从90年代开始，以SAP、Oracle为代表的国际著名ERP产品进入中国，并迅速扩展。接着，国内也相继出现了一些早期ERP产品，例如开思ERP、利玛ERP、和佳ERP及博科ERP等1.2ERP系统的特点及核心内容1.2.1企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。物流管理系统采用了制造业的MRP管理思想；FMIS有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法；人力资源管理系统在组织机构设计、岗位管理、薪酬体系以及人力资源开发等方面同样集成了先进的理念.1.2.2ERP系统是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性.1.2.3对公司内部业务流程和管理过程进行了优化，主要的业务流程实现了网络信息化管理.1.2.4采用了计算机最新的主流技术和体系结构：B/S、INTERNET体系结构，WINDOWS界面。在能通信的地方都可以方便地接入到系统中来.1.2.5集成性、先进性、统一性、完整性、开放性.1.3编写ERP管理手册目标XXX股份有限公司,实施与应用ERP管理系统已有七年之久,公司应用的是用友U870-ERP管理系统,现集成以下管理模块:财务管理模块、采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块、存货管理模块、人力资源管理模块。应用已扩展到全公司的各个职能部门，各主要的管理岗位，形成了集采购、销售、仓库存贮与物流，人力资源、财务为一体的网络管理与应用。由于公司ERP管理系统，涉及的部门较多，操作应用人员比较复杂。为了更好而快捷的应用ERP管理系统，规范管理流程，为满足公司生产经营管理的需要，特制定《XXX公司ERP管理应用手册》（以下简称：ERP管理手册）。希望公司应用ERP管理系统的操作人员，必须按本操作手册的规定进行操作。1.4ERP管理系统实施的作用ERP管理系统实施的作用，是通过建立ERP管理系统，充分利用ERP管理系统应用平台，根据各部门的业务管理要求，分散录入业务数据，规范管理流程，提高各部门的协同办公水平。实行以财务为中心的业务核算管理系统。同时也减少了异地厂区人工送单或传真的管理麻烦。做到实时录入数据，准确按单处理业务。避免缺账、少帐或错账的概率。利用ERP管理系统，能及时查询业务数据，监督各部门的业务管理情况，统计数据更加准确、及时、规范。并彻底甩掉了手工帐本，提高各业务人员处理业务的工作效率。第二章ERP管理系统管理规则为了通过ERP管理系统实时准确的处理各部门的业务数据，确保ERP管理系统动作的安全、可靠。现对ERP管理系统的操作管理特制定以下管理规则：2.1凡操作ERP管理系统人员，实行每人一个帐户与密码。2.2任何人不得用他（她）人帐户与密码处理操作业务。2.3严禁将用户的账户与密码透露给任何人。2.4严禁将ERP的业务数据、客户档案、供应商档案打印出来。2.5严禁将内部业务凭证带出非工作场所。2.6严禁非工作人员使用业务用电脑，查询业务数据。2.7操作人员在录入业务单据时，严禁外来人员在电脑傍观看。2.8凡操作人员录入的数据必须及时、准确无误。当天必须将数据校对正确，非特殊情况严禁将帐目推迟录入处理。提高录入数据真实，准确性。2.9已经形成的操作单据严禁随意删除，尽量按逆向流程处理。2.10由于操作用户数量的限制，要求操作人员在不使用ERP管理系统时，请及时退出ERP管理系统。第三章ERP管理系统的登录与退出3.1用户密码规则用户密码必须六位以上,英文字母与数字并用的字符,不得用:“12345678”、“0000000”或“abcdefg”为简单的个人密码。3.2用户在录入密码时，可更改为个人想设的密码（注：必须在用户密码规则范围内）3.3首先按以下方法打开“企业应用平台”3.4输入用户名与密码，密码录入区域的右侧有一个“改密码”的选择框，如要更改密码，请首先输入原来的密码，然后将选择框打勾。再选择所要操作的帐套，并点击“确定”。3.5如选择“改密码”，系统会弹出“设置操作密码”的界面，输入新的密码，然后点“确定”,进入ERP管理系统“客户信息确认码”界面，点“确定”，进入ERP管理系统操作界面。3.6当弹出客户信息确认码后，点击确定。进入ERP操作界改密码面，选择相应操作的应用模块。3.7退出ERP系统的操作首先退出所有在操作的应用单据及统计报表，然后点击ERP操作界面左上角的“退出”，当系统弹出“是否退出门户”界面是，请点击“是”退出ERP管理系统。点击“否”回到ERP操作界面。确定退出系统点“是”第四章ERP管理流程的拓扑结构与工作原理4.1ERP管理模块分布4.2销售管理4.3采购管理4.4库存管理4.5存货核算管理4.6应付款管理4.7应收款管理4.8总帐管理4.9出口管理4.10进口管理4.11薪资管理、招聘管理、固定资产管理、考勤管理、绩效管理等。第五章采购管理系统的管理流程与操作方法5.1采购流程图采购业务普通采购库存(仓管部)发票未到发生退货时：仓管人员在库存管理模块参照对应的蓝字采购入库单输入红字采购入库单采购退货存货(材料会计)应付(财务部)采购(供应部)请购单采购订单采购发票采购入库单应付单(审核)结算参照参照参照单据记账红字采购入库单红字采购发票结算应付单(审核)单据记账参照5.2日常采购业务5.2.1采购请购单采购请购单由各部门、分厂业务管理人员填写，部门经理、分厂主要负责人进行一级审核，物管理部采购计划管理员对部门、分厂已审核过的请购单进行二级审核最终确定采购数量。5.2.2采购请购单的操作点击：【供应链】-【采购管理】-【请购】-【请购单】-增加：手工录入单据，根据实际需要来填写需采购的货物数量。5.2.3采购订单节点：【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】，双击：手工填制采购订单(如有请购单，参照请购单生成)，采购经理审核订单。修改需要弃审后进行。5.2.4采购入库单(仓库操作)节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】双击：增加默认参照采购订单，或者点击生单选择蓝字订单生成。根据实际到货数据修改数量、金额。5.2.5开票结算流程采购发票根据供应商开来的发票录入，录入时以发票为准。增加参照采购订单生成。运费发票需要录入运费发票,节点：【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购专用/普通发票】发票录入后需要与采购入库单结算，生成结算单。运费发票需要在这里分摊到采购的原料上。合理损耗的数量需要在结算时输入损耗数量。节点：【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【自动结算/手工结算】操作：选单-过滤单据-分摊运费-结算。5.2.6退货流程(仓库操作)节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】双击：采购退货分为入库前退货和入库后进行退货两种情况：5.2.6.1入库前办理退货时：物管部确认退货数量，在参照采购订单生产采购入库单时直接修改入库数量。5.2.6.2入库后发票未到发生退货时：仓管人员在库存管理模块做回冲单据，拷贝对应的蓝字采购入库单生成红字采购入库单。5.2.6.3入库后发票已到发生退货时：仓管人员在库存管理模块拷贝对应蓝字入库单生成红字采购入库单。同时在采购管理模块拷红字入库单生成红字发票，财务人员将红字入库单和红字发票进行结算。并依据红字采购发票在应付账款模块进行冲减应付款处理。5.2.7月末处理本月业务处理完成后，需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。第六章销售管理系统的管理流程与操作方法6.1销售业务流程图6.1.1内贸流程销售内贸流程内贸流程补损流程退货流程职能职能职能审核参照参照单据记账销售管理（销售部）库存管理（仓储部）销售订单应收管理（财务部）销售发票发货单销售出库单应收帐款其它入库单其它出库单发货单退货单参照红字出库单参照红字销售发票单据记账红字应收单运费发票6.2日常销售业务6.2.1销售订单节点：【供应链】-【销售管理】-【销售订货】-【销售订单】，双击：根据需要,销售业务手工填制销售订单，销售经理或副经理审核订单。修改需要弃审后进行。6.2.2发货单节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】双击：销售发货单由销售计划员，点击增加后默认参照订单生成。或者点击增加后，右键点击表体，参照订单。物管发货员根据实际发货的数量修改发货单，并以发货员审核发货单作为销售发货的最终依据。节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】双击：6.2.3销售开票节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】双击：增加默认参照发货单，或者点击生单选择订单生成。以客户磅单为准，根据实际数据并经市场部经理确认后，最终开销售发票，无特殊情况按销售发货单数量与订单价格开销售发票。6.2.4补损流程补损操作由物管发货员根据销售业务交接单进行处理，销售业务员根据客户的反应与物管处理的交接单，提出补损发货审请，经销售部经理审核后，由销售计划员录入补损单，库管员根据补损进行补损发货。6.2.5退货流程节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【退货单】双击：需要开红字发票的才需要走退货流程。6.2.5.1新增退货单，默认参照发货单生成。6.2.5.2参照退货单生成红字出库单(仓库操作)6.2.5.3参照退货单生成红字发票(财务操作)后续为财务操作，参照应收模块操作流程。6.2.6月末处理本月业务处理完成后，需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。第七章库存管理系统的管理流程与操作方法7.1库存相关业务流程图库存业务入库业务出库业务销售补损领料业务盘点调拨业务库存(仓管部)存货(材料会计)采购入库单单据记账红字采购入库单产成品入库单销售出库单其它入库单其它出库单其它入库单其它出库单领料申请材料出库单盘点单其它入库单其它出库单盘亏盘盈参照调拨单其它出库单其它入库单审核7.2、日常业务7.2.1入库业务包括采购入库(采购退红为红字)、产成品入库、其它入库7.2.1.1采购入库节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】，双击：增加默认参照采购订单，或者点击生单选择蓝字订单生成。根据实际到货数据修改数量。7.2.1.2产成品入库每天根据生成统计报表录入产成品，单价不输入。节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【产成品入库单】，双击：7.2.1.3其它入库单不涉及到开票的入库业务可以填其它入库单处理。例如：销售补损时的入库。7.3出库业务包括销售出库(退货为红字销售出库)、材料出库、其它出库7.3.1销售出库节点：【供应链】-【库存管理】-【出库业务】-【销售出库单】，双击：选择生单-销售生单，默认参照发货单