ХХХ有限公司档案管理制度汇编

XXX有限公司档案综合管理制度汇编XXX有限公司档案综合管理实施办法第一条为加强本企业档案的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，结合本企业档案工作的实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指本企业在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、科技、会计、声像、实物等不同载体和内容的文件材料，它是本企业在各项工作活动中形成的历史记录，反映本企业不同时期的历史面貌，是本企业工作查考、制定决策的重要依据。第三条企业档案工作是企业工作的组成部分，是提高企业工作效率和工作质量的必要条件，是维护企业历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入本司的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。第四条本企业档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，由分管企业管理部门的领导负责主管档案工作；企业管理部门下设综合档案室，并负责管理综合档案室的日常工作；综合档案室配备专（兼）职档案管理人员，负责具体档案业务工作。第五条本企业档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。第六条本企业在各项工作中形成的所有档案，包括文书、科技、会计、声像、实物、业务等档案，均由本企业综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。第七条本企业在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；基建档案及管线档案则由管网运行与工程管理部整理完毕之后，再向综合档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本企业各项工作服务。第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。第十一条档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。第十二条综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的借阅权限。第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。第十四条根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定，对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本企业有关规定的，应依法给予处罚和通报批评。第十五条本办法自文件下达之日起执行，由XXX有限公司企业管理部综合档案室负责解释。XXX有限公司档案分类编号方案为了加强我司档案工作业务建设，提高档案综合管理水平，实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，以更好地为我司各项工作服务，根据《工业企业档案分类试行规则》等相关制度，结合我司的实际情况，特制定本方案。一、分类原则1、档案分类原则是以本企业所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。3、本办法适用于对本企业全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。二、类别设置本司档案共分五大类：文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案。大类及属类设置如下：文书档案:A党群管理B行政管理C经营管理C1报表类C2合同类C3供水协议类C4采购类D生产技术F科学研究科技档案：G1长江水厂G2管线工程G3基建工程G4全禄水厂G5大丰水厂G6临时水表安装竣工图H2设备安装SJ公司设计类会计档案：K１报表K２账簿K３凭证K４其他声像档案S１照片S２录像带S３光盘及其他实物档案F房产证、土地证Z其它证书类(如营业执照、组织机构代码证等)三、编号方法1、文书档案的编号文书档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：分类号＋保管期限代号＋年度＋案卷号。其中保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。例：A.1.1991—001案卷号（第1个案卷）年度（1991年）保管期限代号（永久）分类号（党群管理）2、科技档案编号(1)基建档案、管线档案，及设备档案。前两者按工程项目组卷，后者按设备组卷。1997年之前，由于转换档案管理系统软件，基建档案导入之后的编号与新系统的不同，其编号的结构模式为：分类号＋JJ＋保管期限代号+年度+案卷号。1997年至今，编号的结构模式为：分类号＋保管期限代号+年度+案卷号。例：G3.JJ.1.1997—001案卷号（第1个案卷）年度（1997年）保管期限代号（永久）基建档案代号分类号（基建档案）G3.1.1998—001案卷号（第1个案卷）目录顺序号（第1条目录）保管期限代号（永久）分类号（基建档案）（2）XX水厂档案的编号XX水厂原名是浦鱼洋水厂，档案资料1997年以前的编号结构方式为：分类号＋PYY＋保管期限代号+年度+案卷号。1997年之后的编号结构模式为：分类号＋保管期限代号+年度+案卷号。例：G1.PYY.1.1997—001案卷号（第1个案卷）年度（1997年）保管期限代号（永久）基建档案代号分类号（XX水厂）G3.1.2004—001案卷号（第1个案卷）目录顺序号（第1条目录）保管期限代号（永久）分类号（XX水厂）（3）XX水厂档案的编号编号结构方式为：分类号＋PYY＋保管期限代号+年度+案卷号。1997年之后的编号结构模式为：分类号＋保管期限代号+年度+案卷号。例:G4.1.1997—001案卷号（第1个案卷）年度（1999年）保管期限代号（永久）分类号（XX水厂）（2）公司设计类的编号编号结构模式为：分类号+保管期限代号+年度+案卷号例:SJ.2.1999—001案卷号（第1个案卷）年度（1999年）保管期限代号（长期）分类号（设计类档案）3、会计档案编号2007年之前归档的会计档案，其编号结构模式为：分类号＋保管期限代号＋年度＋案卷号；2007年之后归档的会计档案，其编号结构模式为：分类号+全宗号+保管期限代号+年度+案卷号。例：2007年之前会计报表的编号K1.2.2000—001案卷号（第1个案卷）年度（2000年）保管期限代号（长期）分类号（会计报表）2007年之后：K1.C37.2.2007—001案卷号（第1个案卷）年度（2007年）保管期限代号（长期）总公司的全宗号分类号（会计报表）4、声像档案编号（1）照片档案的编号一个照片档案册为一个案卷，其编号结构模式为：分类号＋案卷号。例：S1—001案卷号（第1个案卷）分类号（照片档案）（2）录像带、光盘等档案的编号，其结构模式为：分类号＋案卷号。例：录像带S2—001案卷号（第1个案卷）分类号（录像档案）5、实物档案的编号,其结构模式为：大类代字＋属类代号＋件号。例：F.XXXX-1件号（第1件）年度（XXXX年）分类号（房产证/土地证）Z.XXXX-1件号（第1件）年度（XXXX年）分类号（其它证书类）四、本办法自发布之日起执行，由本企业综合档案室负责解释。XXX有限公司各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是本企业党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按本企业的《文书档案保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。2、按照归档原则和本企业制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本企业历史面貌，便于查找利用。3、采用立卷归档方法，所有文件材料按年度归档，并根据本企业《文书档案保管期限表》的规定，准确划分档案材料的分类和保管期限。4、卷内文件要按十六开即（185×260mm）标准折叠取齐，小于16开或装订线外侧有方案的文件，要加纸裱糊；大于16开的要折叠取齐，破损的要托裱，去除金属物；并且统一在有文字的每页文件右上角和背面左上角编写页号。5、案卷题名要简明确切，由文件责任者、问题名称组成，能概括地提示卷内文件内容，案卷封面各项目应采用打印填写。6、归档的档案应编有《归档文件目录》一式两份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案检索目录。（三）归档时间职能部门在次年三月份底之前向综合档案室移交经过鉴定归档的文件资料，综合档案室在每年的六月底前完成上一年度形成的文书档案立卷归档任务。二、科技档案归档制度（一）归档范围本企业各个基建项目、管线工程项目从酝酿、决策到建成使用，以及设备从开箱安装到调试使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属科技档案归档范围，具体范围按本企业《科技档案保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求归档的科技档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料、管线工程材料按工程项目组卷，设备安装材料按设备种类组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。（三）归档份数比较重要的一式二份，一般的一份，并编制科技档案目录一式二份。（四）归档时间1、基建档案、管线工程档案，一般在工程竣工后三个月内移交归档；2、设备档案，一般在设备安装调试完毕或验收后运转正常三个月内移交归档。（五）归档手续科技材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。三、会计档案归档制度（一）归档范围本企业在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按本企业的《会计档案保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整。2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。（三）归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份。（四）归档时间会计档案实行隔年移交制度：会计档案在会计部门保管保管一年之后，由会计部门于次年六月底前向综合档案室移交。（五）归档手续会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。四、声像档案归档制度（一）归档范围本企业在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的声像图片材料，包括光盘、录音带、录像带、照片、底片等，均属声像档案归档范围，具体范围按本企业的《声像档案保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求1、归档的声像档案必须详细说明摄录时间、地点、人物、主要事由和摄录人。2、声像档案必须清晰、完整。3、对有保存价值的声像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片档案要将照片、说明与底片对应夹好，录音、录像档案要将音、像带与说明对应夹好。4、归档的声像档案必须是原版原件，按类分组。（三）归档份数一般为一式一份。（四）归档时间声像档案应在拍摄录制完成后两个月内，向综合档案室移交。（五）归档手续声像档案归档时，必须履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方在交接清单上签字。五、实物档案归档制度（一）归档范围1、本企业获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；2、本企业已停止使用的印章；3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。（二）归档要求1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。（三）归档时间实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。（四）归档手续实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人