翻译服务管理信息系统介绍手册

[e-mail]2008翻译服务管理信息系统介绍手册TSMIS（TranslationServiceManagementInformationSystem）注：本手册就TSMIS系统的结构设计和功能模块作概括介绍，目的是让客户对我们的产品有一个快速全面的了解，如果需要更多信息请与我们联系[e-mail]。[e-mail]2008I目录1.TSMIS的设计理念................................................................................12.TSMIS能为翻译公司带来什么............................................................12.1.实现办公自动化............................................................................12.2.提高工作效率................................................................................12.3.公司业务流程化、标准化............................................................12.4.提高公司信息安全........................................................................22.5.积累项目信息，提升公司的积累................................................22.6.挖掘潜在信息，提供决策支持....................................................23.TSMIS系统特色....................................................................................23.1高度集成性....................................................................................23.2B/S结构..........................................................................................33.3多角色管理....................................................................................33.4多货币结算....................................................................................33.5数据自动备份................................................................................33.6用户个性化定制............................................................................33.7易于拓展........................................................................................44.TSMIS企业模型设计............................................................................44.1组织结构设计................................................................................44.2业务流程设计................................................................................55.TSMIS功能模块设计............................................................................55.1公司基本信息管理........................................................................65.2业务流程控制................................................................................65.3公司财务管理................................................................................65.4站内信件和email发送.................................................................66.Q&A.......................................................................................................66.1为何设置排版部，而不把排版部归入到项目部中？................66.2是否可以为客户订制，如何收费？[e-mail]2008II7.联系我们.........................................[e-mail]的设计理念翻译服务公司的业务特点决定了其需要处理的信息量非常庞大，如何通过有效的手段来实现科学的信息管理，借此提高公司运营效率降低管理成本是提高企业竞争力的重要手段。TSMIS是在对翻译服务公司的业务流程进行充分调研的基础上制作的一款信息管理系统。TSMIS系统的目标是为翻译服务公司提供全套的信息集成解决方案，通过系统化的信息管理手段为客户提供高效的企业运作平台，为企业实现业务流程标准化、部门分工明确化、企业信息流通畅通无阻提供平台支撑，从而为客户增添价值。在TSMIS系统设计中，首先在对翻译行业进行大量调研的基础上明确翻译公司的业务运作方式，然后通过企业建模仿真优化将业务流程控制环节减少到最小，在保证翻译质量的基础上实现项目管理最小成本运作。然后将业务流程模块化，明确每一个模块的功能和任务，通过模块化的设计使系统在满足翻译行业普遍需求的基础上最大化系统的灵活性以满足不同公司的个性化需求。2.TSMIS能为翻译公司带来什么2.1.实现办公自动化避免纸质办公造成的信息分散、容易丢失、不易集成等缺点；2.2.提高工作效率公司员工通过该信息系统平台进行项目合作，公司管理层通过该信息平台实现对公司业务状况、员工表现状况、公司资金状况等实现监视控制，可极大地减低沟通成本和管理成本；2.3.公司业务流程化、标准化提高部门间的合作效率，公司部门分工、业务流程在系统中都有明确的定义，[e-mail]20082流程化的操作有利于提高办公效率，避免部门间的扯皮现象发生；2.4.提高公司信息安全系统化信息管理更有助于保护公司信息安全。由于翻译公司普遍规模不大，人员流动比较频繁，如何避免公司信息不会随人员流动而丢失是亟待解决的问题，通过TSMIS的应用，公司信息将在系统中得到有效的保护，同时系统会对数据自动备份，保证数据的绝对安全。2.5.积累项目信息，提升公司的积累公司的项目经验是公司成长的基石，如何将公司的项目信息积累下来，以便于新入职人员快速熟悉公司业务，同时避免因员工的流失造成公司项目数据的丢失？通过TSMIS系统，公司项目信息将在系统中积累下来，供公司人员随时查阅。2.6.挖掘潜在信息，提供决策支持通过对公司数据的分析为公司决策提供支持。例如通过对同一客户所有项目数据的总结可以知道客户需求动态，通过对公司所有客户项目金额的排序可以知道哪些客户是公司最核心的客户，为公司的客户关系管理提供数据支持。又如，通过对公司财务数据的监视管理，可以准确把握公司的运营状况，为公司决策提供支持。3.TSMIS系统特色3.1高度集成性TSMIS是一个高度集成的信息管理平台，集成了翻译公司所需要的所有业务需求。信息的高度集成有利于公司数据的高效利用。TSMIS的设计从企业模型设计出发，考虑到企业运作的所有部门，集成了人力资源管理、客户关系管理、项目管理、财务管理等功能模块，将公司的所有数据信息集成在同一的平台下管理，极大地提高公司各类信息的利用效率和流通效[e-mail]20083率。3.2B/S结构TSMIS采用最流行的B/S结构，只需架设服务器不许安装任何客户端通过web即可访问到公司所有数据。公司任何办公人员只要登陆系统即可以看到个人负责的所有工作信息，通过web即可以处理公司事务与公司任何人员畅通交互。3.3多角色管理TSMIS是一个多角色的管理平台系统，在系统设计中考虑到公司不同部门不同职位的分工不同，为不同类型登陆系统的人员分配了不同的操作界面和操作权限。TSMIS中所包括的角色包括：管理员、总经理、财务经理、市场专员、客户专员、人力专员、排版专员、项目主管、项目经理、普通译员等。3.4多货币结算TSMIS是一个多货币结算系统，可以添加各种货币和相应的汇率，针对每一客户或相应的项目采用指定货币结算，在公司财务统计中将所有项目费用分析换算为人民币后统计进行统计结算。3.5数据自动备份TSMIS系统可以自动备份用户数据，保证数据的绝对安全，按照预定的设置系统将在每天对所有数据完全备份一次，每隔15分钟将对所有数据进行差异备份一次。3.6用户个性化定制TSMIS是一个框架平台，其中的很多设置用户均可以根据公司实际情况自定义，如公司服务语言、客户行业类别、公司支出类别等。[e-mail]200843.7易于拓展系统模块化的设计为系统功能的添加修改提供完善的支持，如果客户有特定的需求我们的团队可以跟据客户需求对系统做相应的修改。4.TSMIS企业模型设计4.1组织结构设计总经理市场部客户部人力资源部项目部项目主管项目经理译员排版部财务部[e-mail]200854.2业务流程设计5.TSMIS功能模块设计TSMIS大的功能模块主要有客户信息管理、人力资源信息管理、业务流程控制管理和公司财务管理。市场部•挖掘潜在客户、跟踪客户、保证公司充足的客户资源客户部•接受客户项目委托•将项目交付项目部完成，与项目部协调项目进度•项目进展中与客户沟通协调项目部•接受客户部交付的项目•项目主管、项目经理、译员合作完成精译、初校、终审•项目经理负责完成工作量统计•将终稿交付排版部完成排版工作排版部•完成排版后交付项目部经理审核客户部•接受项目部提交的项目终稿•交付稿件、后期跟踪服务财务部•与客户结账•确认项目经理