公司投标管理制度

公司投标管理制度1、目的为进一步规范投标工作管理，明确投标过程的流程和职责，特制定本投标管理办法。2、适用范围本管理办法适用于公司销售部、商务部、技术部等相关部门。3、职责分工3.1销售部3.1.1及时更新、汇总、整理行业信息，了解客户招标需求；3.1.2销售部自己跟进的项目提出投标申请，办理购买招标文件等相关工作，负责最终报价的确定，负责现场投标。3.2商务部3.2.1负责公司投标项目购买招标文件；3.2.2在拿到招标文件2日内召开与商务部、技术部标前评审会，在参会前编写《投标管理表》并标注资质要求及废标项；3.2.3参会标前会并提出投标可能存在的风险以及扣分项，负责发起标书编制及时间节点要求；3.2.4联系厂商落实拿货价及供货周期，出具相关资质、授权书，协助技术部联系相关产品资料；3.2.5负责支付项目投标保证金；3.2.6负责商务部分编写并对标书商务部分内容负责；3.2.7负责标书完整性及废标项检查；3.2.8最后打印、胶状、盖章签字及封标。3.3技术部3.3.1参会标前会并提出投标中存在的技术问题；3.3.2确定招标产品所用品牌；3.3.3负责技术部分编写并对标书技术部分内容负责。4、工作程序4.1投标项目的建立4.1.1销售部接到投标邀请书/招标文件后，根据情况提出投标申请。由销售部经理决定是否投标。参与的投标项目需统一建档、存档、办理相关支持文件。4.1.2对销售部确定参与的投标项目，由销售部购买招标文件；公司自己参与的投标项目，由商务部购买招标文件。4.2组织标前评审会议4.2.1由商务部在拿到招标文件2日内发起，销售部、技术部安排人员参加；4.2.2在标前评审会议前，销售部将招标文件发给商务部及技术部，商务部、技术部拟定内部评审意见并落实相关风险，在标前评审会中提出；4.2.3相关参会部门应该在标前评审会前，仔细研读招标文件，提出问题，并积极与销售沟通，如有未解决事项，可在标前评审会中集中讨论；4.2.4标前评审会将确认投标方案及所有重要偏差，并做好会议记录；4.2.5商务部、技术部在会议上明确标书完成时间节点，原则上不晚与开标前两日，销售部明确报价确定时间。4.3投保文件编制4.3.1商务部编写所有商务部分内容并准备相关资质文件和原件；4.3.2技术部编写所有技术部分；4.3.3财务部提供相关公司财务信息；4.3.4销售部出具最终报价。4.4投标文件审核和审批4.4.1投标文件在递交前需经过部门内部人员互审审查，部门经理审查，商务部经理审查三项环节，相关审查通过签署确认单存档；4.5现场投标4.5.1商务部组织负责现场投标工作。4.6投标文件的总结和评价4.6.1投标结果确定后，结合投标结果分析，填写《投标情况报告表》进行存档；4.6.2商务部负责投标保证金追回等工作。4.7投标终止4.7.1投标结束后由商务部进行相关文档的整理及归档。5、投标结果的奖励和处罚为提高投保文件编写质量，在保证标书不存在编写质量的前提下，对于中标项目，公司根据相关部门人员的付出程度给予适当奖励；如出现废标情况，商务部分或者资质要求原因导致，对商务部进行200~500元不等的处罚，技术部分原因导致，对技术部进行200~500元不等的处罚。