财务管理手册 (4)

在晚上8：00到次日7：00之间出差，乘车船超过6小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的40%发给补贴。(2)公司领导(含正副经理、总监)因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销;远距离出差，可乘坐火车硬卧或经总经理批准可以乘坐飞机普通舱。部门主管出差期间发生的车费、住宿费等合理费用可凭票报销，远距离出差可乘座火车硬卧，特殊情况下，经总经理同意可乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差，所有与业务相关的开支均由公司统一支付。(3)出差期间补助标准：公司领导为早餐10元、中餐30元、晚餐20元，即伙食补助60元/天，住宿标准60元/天;部门主管为早餐5元、中餐25元、晚餐20元，即伙食补助50元/天，住宿标准50元/天;普通员工伙食补助标准为早餐5元、中餐20元、晚餐15元，即伙食补助40元/天，住宿标准40元/天，公交车补15元/天(不得报销出租车费)。出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地，住宿标准可上浮30元/天。出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内(含市内)，不享受伙食补助。如果在公司食堂(含分公司食堂)就餐或在标准内报销餐费(不含对外宴请，宴请需要直接领导批准)，则不享受对应伙食补助。多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。(4)出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。外联业务员可每月报销当地城市郊区公交车月票(或磁卡月票)一张(由公司统一办理)，并发放交通补助50元(打入个人工资)，不再报销其他交通费用。应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。2、办公用品、低值易耗品报销办法(1)每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交公司办公室汇总，提请公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。(2)所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。(3)购买后由办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准、财务审核后，予以报销。3、固定资产购置费用报销办法(1)由有关部门提出书面申请，并做出可行性分析报告，经公司领导批准后，到财务中心开据支票购买。重大项目固定资产(10万元以上的)，得经过公司领导集体研究决定后组织购买。(2)固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到财务中心办理报销手续。(3)所购固定资产纳入公司，统一管理。4、业务招待费报销办法公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数，经部门领导审核，报财务顾问签字，总经理批准后，予以报销。5、交通费报销办法(1)原则上应优先坐公交车，特殊情况经部门经理以上(含)事先批准，可以乘坐出租车。(2)车票上需背书从哪里到哪里，做什么事，经部门领导审核，报主管领导签字批准后，予以报销。6、通讯费报销办法(1)手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的，在其工资中自动扣减相关费用。(2)固定电话实行定额制。具有IP功能电话拨打长途时必须使用IP功能，如查出未使用IP功能，本次通话费全额扣除，自己负担。(3)每月电话费交纳后由行政部抽查某些电话费明细，定额内个人电话费超过30元以上的部分从工资扣除，并予以处罚。(4)非承包自营店通讯费执行“定额+销量提取数”，最高限额为300元。超额时由部门工资中扣回。7、广告费(不含公益性广告)报销办法(1)根据年度广告预算与计划，由各业务经理或宣传策划部提出申请，注明广告方式、内容、预期效果、预算金额，由总经理批准实施。(2)临时性单项广告，由总经理批准实施。(3)原则上广告费用由总部负担。单项不超过2000元的，列支分公司费用。(3)由总部宣传策划部承办相关手续，并保存相关资料。8、其它费用报销办法(1)采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。(2)未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司领导酌情处理。四、核签流程经办人将相关的报销凭证备齐，经部门经理核签后，送至财务中心会计处进行稽核，然后送财务中心负责领导、财务顾问、公司领导进行核签，最后出纳员付款。领款人→部门经理→会计→财务总监→财务顾问→出纳员五、注意事项1、凭证填写要求(1)应用蓝色或黑色签字逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔;(2)字迹要清晰，不得涂改。2、发票规定(1)通过银行结算(如：转账支票、电汇等)的款项，申请人在申请款项同时需向财务中心提供详细的收款单位名称、账号、开户行。(2)公司员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，并向有关领导报告。(3)购货单位：要填写全称，应准确无误或者可以不填。(4)发票日期：应如实填写。(5)金额：大小写数字应一致、无误。(6)发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章”。如是增值税专用发票，必须符合国家有关规定。3、结算规定(1)财务总监对所有公司经济业务负审核和签署责任，分公司经理对分公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时，财务人员有权拒绝报销付款，并以适当渠道反映。(2)公司员工在其编制机构报销，对于新调人员，调入机构除调遣差旅费外不得报销调入人员调入前发生的一切费用。(3)原则上由经办人本人报销费用，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销。(4)报销时须注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数或联系方式。(5)费用报销在终结事由三个工作日内办完签字手续，固定时间财务报销。(6)3000元(含)以上的费用需向总经理报告，按总经理的指示处理。(7)严格遵守一支笔制度，未按规定执行的，财务中心不予以支款和报销。第七部分资产管理办法1.本办法所称资产系指公司拥有的实物资产，主要指固定资产与存货。固定资产指使用期限在二年以上，单位价值在2000元以上的资产，包括房屋建筑物、机器设备、运输设备、电器设备、通讯设备、办公设备、工具器械、食堂设备等。存货是指公司在生产经营过程中为销售或耗用而储备的各种物品，包括产品、半成品、原材料、燃料、包装物、低值易耗品等。2.公司固定资产的购置、使用、内部转移、报废、转让、变卖、出租、抵押、赠送、盘盈、盘亏等应履行登记和报账手续。3.实物管理部门(1)房屋建筑物、电气设备由公司总经理办公室指定专人负责管理。(2)机器设备、工具设备、办公设备由使用部门指定专人负责管理。(3)所有物品档案材料由公司总经理办公室指派专人负责，定期归档。(4)财务中心指定专人(暂由出纳岗位兼任)就各公司资产进行汇总管理，主管会计应定期进行盘点，并就盘点情况做出书面报告，财务中心不定期派人抽查。(5)每年财务中心安排专人进行专项财务检查时，资产核实是其中一项重要内容。4.固定资产编号固定资产取得后即归资产管理部门管理，财务中心依其类别及会计科目关系，予以分类编号，并粘贴标签。5.固定资产购置及登记(1)购置手续各公司、业务部门因工作业务需要，添置固定资产，应提出书面申请，报总经理审批，按审批后的标准、数量，由商务部具体执行。购置后由使用部门或保管部门验收签字，报财务中心结算。(2)登记财务中心在入账同时，应同时登记“固定资产卡片”，逐项目填列，并请验收人、保管人签字，由财务中心存档保管。6.固定资产修理各公司固定资产需要修理的，由使用部门提出申请，部门负责人签署意见，报总经理审批。修理完毕，经验收合格，财务中心予以付款。7.固定资产减损报废固定资产由于减损而报废的，由使用部门填写报废申请单，注明报废原因，送财务中心签注处理意见，报总经理批准。财务中心据此进行相应财务处理。8.存货的购进业务部门根据业务需要购进原料、商品等，应向公司提出书面申请，经部门负责人签署意见，报总经理审批后，由采购部门执行。财务中心根据合同约定进行付款。9.存货的入库购进的存货，入库前应办理验收入库手续：(1)核对实物规格、型号、生产单位是否与合同一致。(2)观察包装是否完好。(3)清点实物数量。(4)完成品质检测。(5)填制“入库单”，记录实物账卡。10.存货的出库(1)根据公司领导指令发出存货前，领货人必须填制“出库单”。出库单是报告存货保管人已按发货指令将存货发出，并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理出库单手续者，一律不得发货;禁止以白条抵库。(2)出库单以存货保管人为主体，分年度编号和按顺序标号。(3)按规定填写出出库单全部内容，空白行应盖“以下空白”章，或划线。(4)存货发出并经清点完毕，应盖“存货已发出”章。11.存货的仓储(1)存货存放地点应符合防火、防盗、防潮、防尘标准，大宗商品仓储如有货架应达到安全要求。(2)仓储商品应严格按照规定存放，有条件的应分类挂卡。12.保管人员应履行以下基本职责：(1)应妥善保管公司资产。(2)若资产存放于公司仓库的情况下，应禁止无关人员进入仓库，并保持库房的清洁、卫生，库容整齐。(3)向公司申请配备适当的消防器材，并定期检查，杜绝隐患。(4)经常核对账、卡、物，发现异常情况，及时上报处理。13.存货减损处理(1)存货在保管期间，由于各种原因发生毁损、变质、溢缺，应认真填制“毁损报告单”，上报审批。(2)根据审批意见，存货保管人员作减少实物处理，财务中心分别不同情况进行财务处理。14.实物账册管理(1)存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，应按品种、规格登记，并妥善保管，年终装订成册，至少保管5年;(2)记账应有合法凭证，凭证应完整，并遵守以下规则：①根据入库单记收入，根据出库单记发出，有关资料作为其附件，分别按顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便月后查询。②账面不准撕毁，遇有差错，可以划红线加盖私章校正。账面记账严禁挖、补、刮、擦和用涂改液。③账面记录采用永续盘存制，每次发生增减变动，及时结存余额。④启用账簿，应在帐簿封面载明公司名称、年度，在启用页上载明帐簿名称、启用时间，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。⑤调动工作岗位时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。15.财产盘点方式(1)年终盘点财务中心会同管理部门及相关部门于年度终了一个月内对固定资产、存货、货币资金等进行全面清查盘点。(2)年中盘点财务中心会同管理部门于每年6月30日对公司资产进行盘点一次。(3)月末盘点财务中心会同管理部门于月份终了对公司贵重物品及常用财务进行盘查清点。(4)不定期抽点由财务中心及公司指定部门，经领导批准，对公司财产进行不定期随机抽查。不定期抽点，以不预先通知为原则。16.盘点人员及其职责(1)总盘人：由公司总经理担任，负责年度盘点工作的总指挥、督导盘点工作的进行及异常事项的裁决。(2)主盘人：由财务总监担任，负责年中、月份盘点工作的推动及实施。(3)复盘人：由财务总监根据需要指定专人担任，负责盘点工作的监督。(4)盘点人：由公司财务中心指派专人担任，负责点计数量。(5)会点人：由物流中心指派，负责会点及记录，与盘点人核对，确实数据工作。()协点人：由仓储经理指派，负责盘点时料品搬运及整理工作。(7)所有参加盘点工作的人员，应充分了解本身工作职责及应注意事项。17.盘点准备(1)盘点编组：由财务中心负责人于每次盘点前，依盘点种类、项目编排“盘点人员编组表”，呈公司总经理核定后，公布实施。(2)盘点物品准备保管部门与保管人应将准备盘点的物品整理准备妥当。存货应堆放整齐、集中、分类，并置标示牌。现金、有价证券等应按类别整理并列清单;各项财务账册应于盘点前登记完毕;盘点期间已收到料件而未办妥入账手续的，应分开存放，并予