酒店办公室标准化管理手册

XXXXX酒店办公室标准化管理手册二○一三年一月-1-目录一、办公室组织架构图·∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙2二、办公室岗位说明书∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙3(一)办公室工作职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙3(二)办公室岗位职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙42.1办公室主任岗位职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙42.2人事主管岗位职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙52.3文员岗位职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙62.4网管岗位职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙7三、办公室工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙8(一)办事工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙8(二)来访工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙9(三)人力调配工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙10(四)内部接待工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙11(五)会议通知与组织工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙13(六)收文工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙16(七)公文起草工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙18(八)公文印发工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙20(九)印章管理工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙22(十)档案管理工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙24(十一)人力资源管理工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙34(十二)员工招聘、入职、转正、调动、离职管理工作流程∙∙∙∙38(十三)考勤管理工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙46(十四)工资核算发放工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙50(十五)部门考核工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙53(十六)信息发布管理工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙58(十七)员工宿舍管理工作流程∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙63(十八)人事流程相关表格示例∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙67-2-一、办公室组织架构图分管副总/总经理办公室主任1名文员1名副主任1名网管1名人事主管1名司机1名-3-二、办公室岗位说明书(一)办公室工作职责部门办公室部门负责人办公室主任直属领导总经理工作职责1．酒店各项效益指标、战略目标的制定、设立与督导执行责任；2．酒店经济效益提升的责任；3．酒店品牌塑造的责任；4．酒店团队文化建设的责任；5．酒店各项成本的节约与控制；6．酒店安全保障的责任；7．酒店可持续性发展的责任；8．酒店各项人事管理制度的制定、实施、监督检查并根据实际情况不断完善制度；9.酒店各级员工的招聘管理；10．酒店薪酬体系的建设、管理与完善；11．员工入职、离职、退休等各项手续的办理及劳动关系处理；12．酒店人事档案等的保存与管理，人才库的建立；13．完成董事会临时交办的其他工作。工作权限1.有权主持与酒店经营战略的制订；2.有权主持酒店企业文化的订阅与建设；3.有酒店内人力资源规划、发展的决定权或建议权；4.有权对违反酒店相应制度的行为和过失做出最终裁决；5.有对酒店内部各岗位的员工实行考核及岗位异动、奖惩的最终审核权；6.有行政人事部组织机构建立、员工考核的工作权限；7.有行政人事部内部员工的聘用、解聘的建议权；8.有要求酒店所有部门配合重大经营活动或工作的权限；9.其他有关经营相关的各项权限。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期-4-(二)办公室岗位职责2.1办公室主任岗位职责岗位名称办公室主任所属部门办公室职位编号直接上级总经理、副总经理、助理调研员直接下级办公室副主任、人事主管、文员、司机晋升方向职责描述主要工作任务1、日常行政管理（1）在总经理领导下，协调各部门的工作，协助总经理制订、监督、检查各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度的执行情况；（2）负责酒店公章证照、办公印章的保管工作；（3）负责本部门员工管理，保证遵守酒店管理规范；（4）认真贯彻党和政府有关人事管理方针、政策、法规。根据酒店实际情况，协助部门经理合理制定酒店的组织结构和各部门的人员编制计划，经领导批准后组织实施；（5）贯彻实施有关的劳保政策，建立、完善劳动用工管理制度，严格依法用工，针对员工提出的合理要求，认真、妥善地予以解决，努力改善员工工作环境及条件，不断增强员工的企业凝聚力（6）负责酒店网络监管及网络市场推广工作；（7）负责来访客人的接待管理工作。2、公司级会议管理（1）负责安排各类公司级行政工作会议准备工作、会议纪要管理工作；（2）负责会议精神的传达与会议精神执行等落实工作；（3）负责上级公司各项工作指示及文件精神的传达及落实工作。3、公司级文件管理（1）按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件，并负责酒店公文、文件的收、发、转等日常事务管理工作；（2）领导有关人员做好行政来往文件归档、收发、管理工作；（3）按总经理的指示或要求，接受、审阅、修改各部门上报的请示、报告、文件，提出处理意见。经总经理审批后，按指示下发或提请有关部门贯彻落实。4、车辆管理（1）负责车队管理工作，负责领导用车及酒店各部门用车相关的车务管理，确保安全正常运作；（2）根据计划和申请合理调度车辆；（3）负责司机出车各类台账的登记和汇总工作；（4）协助司机对车辆进行年检、车辆缴费、保险的购买和办理工作。5、总值管理（1）负责酒店总值班的安排，协调处理值班记录中反映的有关问题，做好来访和酒店内部投诉的处理工作，并保管好值班记录。6、外联等其他工作（1）与行业主管部门保持良好的沟通，处理相关公文函件，并检查相关部门贯彻执行情况；（2）完成领导交办的其他工作。任职资格1.大专以上学历，行政管理等相关专业；2.五年以上行政管理工作，相关岗位工作经验至少二年以上；3.具有较好的语言与文字表达能力，具有较强的组织协调能力。考核指标员工对人力资源满意度，会议准备情况，部门文件的整理和归档情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期-5-2.2人事主管岗位职责岗位名称人事主管所属部门办公室职位编号直接上级办公室主任直接下级/晋升方向职责描述主要工作任务1、日常行政人事管理（1）参与制订或修改《员工手册》、《劳动合同》等人力资源管理政策和规定；（2）组织落实并监督人事、行政管理相关的各项规章制度；（3）负责酒店内部招聘、员工离职入职、员工考评、薪酬管理、奖惩等各项人事工作（4）及时了解政府政策和同行业情况变化，对酒店各部门人员招聘及薪酬计划等提出意见。2、员工档案管理（1）组织建立并完善员工档案；（2）组织建立并丰富人才数据库；（3）组织人事档案的维护与管理工作。3、部门内外的协调工作（1）与酒店其他部门保持有效的沟通，解释并改进人事工作；（2）组织与高校、人才交流中心建立良好的工作关系，保证招聘渠道的畅通；（3）协调保持与政府相关部门及其他相关部门良好关系。4、部门内部管理（1）传达酒店方针政策，下达上级的命令；（2）指导、监督、考核下属人员的日常工作；（3）发掘培养有发展潜力的下属人员。5、其他工作（1）完成上级交办的其他工作。任职资格1.大专以上学历，具备人力资源管理等相关专业知识；2.三年以上人力资源工作经验；3.严谨、责任心强、人际沟通、协调、组织能力强。考核指标人事工作计划完成率、招聘计划完成率、绩效考评实施情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期-6-2.3文员岗位职责岗位名称文员所属部门办公室职位编号直接上级办公室主任直接下级/晋升方向职责描述主要工作任务1、日常行政管理（1）协助管理本部门人员，保证遵守酒店管理规范；（2）负责酒店公章证照、办公印章的保管和使用登记工作；（3）负责办公室办公用品的保管、发放和登记；（4）管理与维护打印机等设备；（5）对酒店办公用品、低质易耗品、固定资产进行登记汇总和定期核查；（6）对来访的客人、应聘人员接待登记；（7）协助办公室主任做好酒店印章、介绍信、法人授权书等的使用管理工作；（8）负责本部门人员考勤工作；（9）配合街道居委会，负责酒店计划生育和流动人口管理工作。2、会议事务准备（1）负责各类会议事务的会场布置和准备工作；（2）负责通知参加酒店会议人员按时出席会议；（3）负责记录会议纪要，并整理成文后下发至各部门；（4）对来访人员做好接待、登记工作。3、文件管理（1）负责酒店公文、文件的收、发、转等日常事务处理工作；（2）负责文件的打印、复印和装订工作；（3）负责酒店行政文件、人事档案的整理和编号归档。4、车辆管理（1）受理酒店各部门、领导用车计划或申请；（2）协助总经办主任根据计划和申请合理调度车辆；（3）负责司机出车各类台账的登记和汇总工作；（4）协助司机对车辆进行年检、车辆规费、保险的购买和办理工作。5、其他工作（1）完成领导交办的其他工作。任职资格1.大专以上学历、文秘、计算机、管理等相关专业；2.一年以上行政人事相关工作经验；3.熟练掌握英语的听、说、写技能，具有较强的文字处理能力，能熟练操作各