物业公司档案管理制度

物业公司档案管理制度物业管理公司档案管理制度提要：一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。物业公司档案管理制度第一章总则档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。第二章档案分类一、综合类（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；永久（二）公司编文号的全部文件；永久（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；长期（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；永久（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；永久或长期（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；长期或永久（七）政府各级部门发送的文件；长期（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；长期（九）介绍信、信函存根、电报底稿；短期（十）公司档案的交接清册和销毁清册；长期（十一）各职能部门、综合类档案目录。永久二、经营管理类（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；永久（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；永久（三）公司各部经济考核指标；短期（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；永久或长期（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。长期三、财务类（一）年度审计报告；永久（二）年初预算报告；长期（三）财务分析报告；长期（四）财务存档资料、文件目录。永久四、人事类（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；永久（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册永久（三）职工奖惩情况记录；永久（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；永久（五）劳动工资报表（年报）；永久（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料短期五、行政类（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；永久（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；永久（三）购买固定资产计划、资料。永久六、工程类接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5－10年，短期指5年以下。第三章档案保管一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。第四章档案借阅一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。第五章立卷归档一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。第六章其他一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。