物业管理应用文书

应用文书是一种与日常生活联系紧密、有固定程序、文字通俗、带有交际性质的使用性文书。在物业管理活动中，作为直接影响物业管理活动成效的一个基本要素，应用文书得到了广泛的使用，而且发挥着重要作用。物业管理从业人员来说，准确熟练运用物业管理应文书是一项必须具备的基本技能。（一）应用文书的分类1.性质分通用的应用文可分为行政公文、事务公文、会议公文、制度公文、礼仪文书、经济公文、其他日常文书、司法公文等八大类几十种。物业服务行业属第三产业，是服务行业，因此，在制作和使用各种文书时，既要符合通用文书的一般特点，还要突出服务的特性。内行文：仅限在独立的组织中传达的文书外行文：可再组织外传递的文书前行文：在事情发生前制作的文书后行文：在事情发生后制作的文书上行文：属内行文，且是向上级报送的文书下行文：属内行文，且是向下级发送的文书平行文:在各独立组织之间传递的文书2.行文方向及时间分1.标题2.正文3.落款1.公文式标题的制作组成要素单位+时间+事由+文种解释：文章是谁起草的（单位）文章反应什么时间（时间）什么区域（范围）的什么事情（事由）这篇文章是做什么用的（文种）例如：《××物业公司2014年度培训计划》有单标题和双标题（即主副标题）。主标题一旦概括到某种程度，不能概括和反应需要传达的含义，就必须用副标题来做具体的说明。例如：某物业服务企业开展全员节约活动取得明显效果后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个标题就可以制作成：“挖潜增效大有可为”，副标题为“—××物业公司开展全员节约活动情况总结”。（四）应用文书写作的行款格式规则基本包括：标题、署名、分段、引文和序码1.标题文章标题的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑分行排列，但分行排列应注意前后意思的完整，仍然要居中。副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号，所用字体也也应区别于主标题。2.署名署名一般应放在大标题之下，居中，上下各空一行，字号应小于大标题，字体也应区别于大标题与正文。3.分段开头空两字第二行定格书写。书信、报告、行政公文主送机关要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两字。4.引文较短的引文可夹在正文中，较长需换行自成一段，排列上比正文退两格，字体与字号与正文区别。5.序码一、………（一）………1.………（1）………（一）行政性公文行政性公文就是通常所说的狭义公文或法定公文，属于规范体式通用公文中的一大类别，也是应用最广泛的类别。1.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（1）通告的分类制约性通告：用于一定范围的对象普遍遵守的某些事项。知照性通告：用于比较公开的告知一定对象应知的事项。（2）通告的格式与写法①标题通告的标题有两种写法：一种是单位+事由+文种例如：××物业项目关于××的通告另一种是只写发文单位名称和文种或只写“通告”两字。这种情况适用于对外张贴或在报纸上发表。②正文通告的正文，一般由缘由、事项、执行通告事项的要求等内容。通告的缘由位于正文开端，主要介绍通告的根据、原因和宗旨；接下来写通告事项，如事项较多，可采用条款式写法，把具体的规定和要求，用简明通俗的语言概括出来，表述上要求有纲有目，明确具体。结尾鞋上“特此通告”等字样。③落款以“通告”作标题时，应写明发布通告的单位名称及成文时间，并加盖发文单位印章。如果发文单位名称在标题中已出现，可省略单位名称，只标注成文时间，并加盖印章。2.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和补相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有单位周知或者执行的事项，任免人员。（1）通知的分类大体可分三类①指示性通知：用于发布规章制度、阐述政策、布置工作、答复下级机关询问等，带有指令性，需遵照执行。②周知性通知：用于发布下级机关及有关单位周知的情况。常见的如人员任免，设置或撤销、合并机构，召开会议等。③转发性：用于转发上级单位及不相隶属单位的来文。（2）通知的格式和写法①标题（不宜过长）单位+事由+文种事由+文种②正文一般包括三方面内容：引据、主体、结语引据先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景及依据，为何要发改通知，然后通过承启用于转入下文。主体也称事项。简单的只要写清什么事，有何要求，复杂的要分层次段落写。结语因内容而定。③落款发文单位印章和成文日期④注意问明确行文目的为何写?内容是什么?怎么写?范围、对象针对什么问题?解决什么问题?提出的措施可行不可空泛结构严谨，层次清晰3.报告适用于向上级机关汇报工作、反应情况、答复上级机关询问。（1）报告的分类①工作报告用于在某项工作进行到一定阶段或已完成时，将工作情况向上级单位汇报。②情况报告用于向上级单位汇报某种特定或紧急情况③建议报告用于向上级单位汇报工作情况，提出工作建议。④回复报告用于对上级单位查询、查办、催办的事项作出专门答复⑤报送报告用于向上级单位报送各种材料，包括下级单位主动呈送的。在报送时，需要对报送材料有关情况作简单说明和介绍。①标题单位+事由+文种②正文引据概括主旨包括依据、目的、总行动、整体评估、评价过渡用语“现将有关情况汇报如下”。主体报告事项包括工作进展、主要做法取得效果、基本经验、存在问题、产生原因、解决办法。结语“特此报告”“请审核”“请指示”“以上报告如有不妥，请指正”。③落款单位印章及成文日期4.请示适用于向上级机关请求指示、批准（1）请示的分类请示一般是事项性请示，即单就某一事项请求上级单位给予指示或批准。（2）请示格式与写法①标题单位+事由+文种②正文引据写明请示起因主体请示什么问题结语单独设段“请指示”“请予批准”“妥否，请批示”。③落款5.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法（1）分类建设性意见上级对下级单位提出工作建议决定性意见对辖属机构、组织及人员提出规范性的要求和措施指导性意见用于上级单位对下级单位进行工作指导。如《××公司关于开展业务宣传工作的指导意见》工作部署性意见对某项工作或全面工作作出安排。如《××公司关于进一步加强市场调研工作的意见》。（2）意见的格式与写法①标题上行文与平行文单位+事由+文种下行文事由+文种②正文引据依据、目的、情况、意义，回答“为何提意见”主体见解、建议、规范性解决办法结语“以上意见，仅供参考”或不写自然结尾。③落款6.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（1）分类从内容上分①告知函：类似通知，由于不是上下级关系和业务指导关系，使用“通知”不妥，故应用“函”。②商洽函：主要用于请求协助、商洽解决办理有关事宜。③询问函：主要用于提出问题或咨询有关情况④答复函：主要用于答复有关问题或事项。⑤请求批准函：主要是向有关主管部门请求批准事项时使用。如《××公司关于申请办理××同志赴岗工作签注的函》。（2）函的格式与写法①标题②正文引据原因、背景、依据、理由等主体直陈其事，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。结语“特此函告”“特此函达”“盼复”“为盼”等③落款7.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项（1）会议纪要的分类形式上：例行会议纪要、工作会议纪要协调会议纪要性质上：决议型会议纪要、情况型会议纪要消息型内容上：综合性会议纪要、专题性会议纪要（2）会议纪要的格式与写法①标题会议名称+文种②正文引言七要素：时间、地点、主持人、参与人员、议题、会议进展情况、主要成果。主体整理、提炼出：主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况精神、成果表述出来。一般表述方法：概括法（小型会议）归纳法（大型会议）③结语号召、决心、希望（也可不用）（二）事务公文1.总结是对前一段工作、学习等进行全面系统的回顾、分析和评价，从中找到教训和规律性的东西，用于指导今后工作。（1）分类根据内容分：工作总结、生产、学习、教学、会议等。根据范围分：全国性、地区性、部门性、单位根据时间分：月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等。（2）总结的格式与写法总结由标题、正文、落款三部分组成。单位+时间+内容+名称公文式内容+名称（例：培训工作总结①标题单标题文章式双标题②正文由前言、主体、结尾组成A.前言简要介绍工作目的、根据、缘由背景、时间、内容等B.主体一般模式：基本情况+主要经验（做法、体会）+存在问题+今后打算基本情况前言即使有介绍，也要具体展开，写清做了哪些工作、取得了哪些成绩或经验。主要经验写明工作的步骤，采取了哪些措施和办法，取得了哪些成绩。分析取得的原因并总结经验。像做法、措施都是经验。存在问题写明问题及不足之处，分析原因，总结教训。今后打算针对存在的问题，提出切实可行的改进措施，提出今后的工作设想和奋斗目标。C.结尾自然型：写完后自然结束，不再添加总括型：将总结内容进行概括谦虚型：虽然……但是……..展望型：表决心、信心满怀③落款名称+日期2.计划（1）计划的分类①时间划分：长期计划、中期计划、短期计划②制定者的层次：战略计划、施政计划、作业计划③对象划分：综合计划、局部计划、项目计划④约束力：指令性计划、指导性计划（2）计划的格式与写法①标题公文式与文章式两种名称+时间+内容+文种（××公司2013年招聘计划）名称+内容+文种公文式时限+内容+文种（2013年培训计划）事由+文种（关于接待外地员工旅游团的工作安排）前言②正文主体结尾A.前言阐明制定计划的指导思想、根据、意义、总任务、工作情况。点到为止。目标（做什么）灵魂B.主体步骤（分几步完成）先做后做达到什么程度措施（怎么做）具体而明确C.结尾内部使用的计划和日常事务性计划写完正文主体后即可结束。需要下发的重要计划，一般应有结尾。有突出重点、强调事项、提出号召等几种方式。③落款内部使用右下方单位+日期发表标题下单位+日期上报、下达的单位+日期+公章1.条据类（1）条据概述记事简单明了，使用方便，能作为凭证。（2）条据的格式和写法①在条据的上方中间要写反应条据性质的字样，如“收条”②写对方的名称。有的可以不写。③正文内容，即写给谁，什么事。④正文写完后，另起一行写上“此据”“此致”⑤最后写开条者名称和开条日期（3）请假条请假条是因病或因故不能按时上班工作、上学读书或参加约会的活动，向有关人员或负责人说明情况和请求给予告假的条据。请假条既要说明情况和原因，也要请求给予告假，所以写请假条时要写明简要的情况和缘由，还要略用恭敬语请求对方谅解和允许。（4）借条借条也叫借据，是借到别人的钱款或财物时，由借方写给出借方作为收到借物或借款和日后归还的条据。借条的内容要具体写明所借财物的名称、种类、数量等。借条的落款要写明归还的具体日期，如果出借方允许，也可以只写大概的归还日期或不写归还日期。（5）收条收条也叫收据，是收到别人的钱款或财物时，写给归还人、赠送人或代送人、代还人作为已收到凭据的条据。收到的物品和钱财要在收条中具体写明。收到归还物时，可将借条退还给借方，也可以在收条中一并写明。（6）欠条欠条是因故拖欠他人钱款或物品，约定在一定期限内归还而写给被拖欠人作为凭证的条据。在欠条中一般要写明欠款或欠物原因、被拖欠人和归还期限、延期归还时间。被拖欠人可以在正文中写明，也可在尾部拖欠人签名落款前的致送人部位写明。（7）领条领条是向他人或单位领取物品或钱款时，所出具的作为已收到的凭据的条据。领条是具条人亲自去取、去领而收到东西时所用的。如果是他人送来或归还的东西，一般出具收条而不是领条。2.告启类（1）海报海报是向公众报道文化娱乐消息和体育消息等的招贴。其目的是鼓动人们参与有关事情或活动。海报的写法与格式标题+正文+落款直接写“海报”①标题事实或活动名称《足球比赛》单位名称+事由《××公司服装设计表演赛》②正文什么活动什么事项例：晚会表演团体、时间、地点报告题目报告人地点时间③落款单位+日期（联系电话、联系人）（2）标语、提示语①标语、提示语概述公开张贴、悬挂的简短、精炼的提示性语言。标语、提示语制作简便、醒目、视见率高，可以起到很好的宣传作用。②要求简练、明了，通俗易懂。要有针对性，要文明（3）温馨提示①温馨提示概述物业服务企