公司印章管理制度[1]

1公司印章管理制度一、总则1、为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，特制定本制度。2、本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。二、本制度规定的印章种类1、公司级印章A、公章B、合同章C、财务专用章D、法定代表人印章（财务类、非财务类）E、其他能以公司名义证明其权威的印章2、部门级印章A、预算专用章B、项目专用章C、其他能以各部门名义证明其权威的印章三、公司印章的申请、刻制与废止1、因工作需要的各类印章的申请，应向行政人力资源部提交“印章刻制申请表”。申请表必须由部门经理同意并经公司主管领导批准。并在明确印章使用范围及印章管理各类权限后，报董事长审批，由行政人力资源部按相应流程进行刻制。2、公司印章的刻制、改形、终止由行政人力资源部统一负责，经董事长审批后执行。刻制标准应符合国家相关规定。3、公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各印章管理者应立即向行2政人力资源部递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和主管领导的确认。行政人力资源部根据情况依本制度办理改制。4、由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交行政人力资源部处理。除特别需要，由行政人力资源部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。5、申请刻制好的印章应在行政人力资源部进行登记。行政人力资源部应将每个印章登入“印章登记卡”内，建立公司印鉴档案，并保留印模，并将此档案永久保存。印章管理人应与公司签定《印章保管使用承诺书》。四、印章功能及使用范围1、公司级印章适用于公司对外公函及对内重要文件的使用。①公章：适用于以公司名义对外重要商务类工作联系函件（协议、介绍信、法人委托书、工作汇报等）及对内发布规章制度、人事任免通知、重要会议决议决定、重要经济指标政策等各项重要文件。②合同章：专项用于对外经济类合同。③财务专用章：专项用于财务结算等相关业务办理。④法定代表人印章：A、财务类：仅限于财务部与银行相关业务的办理。B、非财务类：主要用于对外招投标及相关法人委托书使用。2、部门级印章用于与部门业务相关工作所涉工作事项的衔接与联系。①预算专用章：适用于商务部工程类报价使用。②项目专用章：适用于工程部在工程项目进行期间对外工作函件及信息传递使用。3③公司所有部门级印章：仅限于工作函件信息、资料的传递衔接，任何部门级印章均无权代表公司对内、对外作出任何决定或承诺，并无任何法律效力。五、印章管理规定：1、公司印章由行政人力资源部归口管理，其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用、收回、销毁；管理公司印章档案；管理公司公章；负责公司公章使用；制定公司和印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。2、公司公章由行政人力资源部指定专人管理，财务专用章由财务部指定专人管理，各部门级印章由各部门指定专人管理，各印章管理人为印章管理的直接责任人，各直接分管领导为所管印章承担管理责任。3、驻外机构印章必须按公司财务管理相关规定（公章按公司公章管理制度执行），严格审批，并建立印章使用台帐。公司财务部门及驻外机构应定期检查印章使用情况，驻外机构直接分管领导对印章使用全权承担管理责任。4、公司不允许开具盖有公司印章的空白介绍信、证明、空白稿纸，如确因工作需要需开具的，必须经董事长书面批准，行政人力资源部做好登记，方能开具，并对使用情况进行跟踪，未使用的空白信函应交回行政人力资源部。凡违反上述规定而造成的一切后果由当事人和管理人负责，公司有权追究当事人法律责任。5、公司级印章不能随意带出公司，确因工作需要外带时，由用章人提出申请，填报外借申请单，经相关领导审批后，行政人力资源部派专人妥善携带印章与用章人一起外出盖章，用完后安全带回。6、用章人在办理用章审批手续时，若审批人不在现场，不能立即签字的，4应由用章人电话请示，印章管理人员向审批人进行核实后在登记表上注明审批情况后方可用印，并及时进行补签字。7、凡有以下情形之一用章的，公司对所盖印章的文件一律视为无效，不认可其产生的法律效力，由此引起一切后果及责任全部由当事人自行承担。①用章人未按规定申请用章，并未完善用章书面审批手续即使用者。②用章人在用章使用登记簿上登记的内容与实际盖章文件内容不一致即使用者。③用章人未经上级审批，也未登记，在印章管理人员不知情的情况下采取其他手段私自用章者。④印章管理人员不按规定审核，在没有完善书面审批手续的情况下随意用印者。⑤其他违反用章规定的用章行为者。8、用章审批人员对自己同意用章的文件负管理责任。9、各印章保管人员应严格妥善保管印章。印章管理人应坚持原则，工作细致，严格执行印章管理制度，对不合手续或不合法使用印鉴以及不正当的用章有权拒绝。10、在印章使用过程中，用章人与印章管理人针对印章使用产生分歧的，应请示人力资源总监，得到指示后行事。六、印章使用细则1、公司印章使用应严格执行用章审批和登记手续，填写《用章登记表》。并按规定完成审批手续后，行政人力资源部方能盖章。2、日常用章流程5①日常公函、内部文件类、一般财务类公章：经办人填写用章申请部门经理审批盖章分管副总审核超权限报主管副总盖章超权限报总经理盖章超权限报董事长不予盖章不予盖章不予盖章不予盖章盖章超权限提请股东会不予盖章盖章同意不同意同意不同意同意不同意不同意同意不同意同意6②涉及到商务投标报价、付款等类别用公章③合同专用章经办人持经审批后《合同评审表》，填写用章申请盖章人核实合同内容与评审内容不一致盖章一致不予盖章盖章人留存合同评审表复印件/扫描件经办人持盖章审批单，填写用章申请盖章人核实审批单内容、金额与盖章内容不一致盖章不予盖章一致盖章人留存盖章审批单73、印章使用审批权限序号类别详细类别审批权限备注1行政人事类公司内部各类通知、对外办理工商、社保、各类年检、资质审核、员工劳动关系函件、各类相关人事报表等行政人力资源部经理2行政人事类对外签订相关合同、协议行政人力资源部经理和人力资源总监行政人事类涉及到对外经济合同的参照合同评审流程进行3公司总监及以上人事任免文件提请股东会4公司部门经理级及以下人员人事任免文件人力资源总监和董事长同时审批5财务类凡涉及财务类对外各项需盖章的文件财务总监涉及到财务及资本运作、投、融资方面的所有内容由财务总监、总经理、董事长共同审批5工程类报甲方开竣工资料及日常文件、报建手续等分别由工程部、报建部经理涉及现场签证及与甲方工程相关各类资料生产副总6商务类涉及各类付款、收款，投标、报价等金额在50万以内由营销副总审批，金额为50万及以上由总经理审批7各类相关联系函、涉及营销系统对外合作及合同等文件资料营销副总审批8商务类涉及各类付款、收款，投标、报价等金额在50万以内由总经理和董事长同时审批，金额在50万及以上由财务总监、总经理和董事长同时审批9各类相关联系函、涉及营销系统的相关其他文件资料总经理审批注：若需盖章文件归属于副总级及以上人员，即使委托其他人员办理时均8须报请上一级领导审批；七、相关责任1、严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究法律责任。2、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。3、本制度提请股东会审核后施行，由公司行政人力资源部负责解释。附件：表一《印章刻制申请表》表二《印章登记卡》表三《盖章审批表》表四《印章外借申请表》行政人力资源部2009年11月10日表一9印章刻制申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式年月日申请理由：使用范围：管理权限：管理人：部门领导：年月日主管副总：年月日董事长：年月日备注：表二10印章登记卡登记日期年月日登记号码印章名称印模管理人责任人种类形状用途制成日期：年月日印章材质制印人废止日期：年月日废止理由：备注：表三11盖章审批表年月日部门申请人份数盖章内容涉及金额部门经理意见主管副总意见财务总监意见总经理意见董事长意见股东会意见备注表四12印章外借申请表年月日部门申请人外借原因涉及金额部门经理意见主管副总意见财务总监意见总经理意见董事长意见股东会意见印章外借保管人印章管理人备注