工作计划——高效工作的秘诀

明确计划的重要性制定有效的工作计划越来越多的科学管理已经渗入到人们的生活当中，低效的工作也不例外，制定有效的工作计划对各项工作的推进将起到至关重要的作用。计划作为管理的四大职能中的首要职能。计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一项工作项目的成功和失败，乃至决定整个企业的兴衰存亡，因而工作计划的重要性就不言而喻了，主要可以从以下几方面理解：一、制定计划提高工作效率在公司中往往会有这么难两种人，第一种是没有计划混日子的人，主要表现特征是“等事做”，等待上级安排工作，等待下属请示工作，这种“消极式”的工作虽然也能把自己的工作完成，但其实并没有将资源完全利用。另一种人是有自己计划也按着计划做事的人，主要表现特征是“找事做”，不等领导安排，按照自己或部门的工作目标，提前制定工作计划，明确要做的工作。由于公司的经营依赖于所有工作人员的工作，只有所有工作人员制定计划，公司才能最完全的发展。这里的工作计划就是指公司发展方向，是公司上下协调行动的纲领。科学、合理的工作计划可以保证各部门的工作始终能有条不紊的进行。制定工作计划是我们积极式工作的起点。二、合理分析化难为易当一个复杂的问题出现时，想要解决问题首先需要分析问题，同时制定工作计划也是对事情进行剖析的过程，如果把复杂的事情进行分工完成就可以更快的达成工作目标。制定工作计划则可以经过周密的思考，寻找各项工作的推进达成方法，对将要进行的工作进行步骤预测、时间预测、分工预测、资料预测，将一些“意料之外”的不可控因素转化成“意料之中”的可控因素，制定出相应对策和紧急预案，并在必要时对工作计划进行调整，变被动为主动，化不利为有利，从而减少各种变化所带来的冲击。三、合理安排时间稳定工作节奏工作计划不单是将工作事件罗列，同时也是一次时间的合理安排，做工作计划时可以分清“重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急”四种类型的工作。根据这种情况再分配时间，这样就可以对每件事情做到游刃有余。此外，计划能力也是个人水平的体现。个人的发展要讲长远的职业规划，对于一个不断发展壮大的部门来说，计划显得尤为迫切。因为部门大了，人员多了，问题也就来了，人与人之间的沟通交流存在的很大的问题，每个人都有自己的想法，谁也不知道对方在想什么做什么。问题是必然会发生的。所以我们需要把我们的工作化无形为有形，如何做到，工作计划就是一种很好的工具！明确了制定工作计划的重要性，那么我们如何制定工作计划呢？以周计划为例，我们在制定工作计划是需进行以下几个步骤：1、对照当月重点工作，找出工作重点做周计划时要对照当月计划，不要把阶段性的重点工作内容遗漏了。周计划一定要与月计划相对应。2、对照上周工作计划，看哪些计划没有完成。上周没有完成的工作计划，写在本周工作计划内。不能把没有完成的工作丢弃了。3、梳理本周重点工作，提炼出重点工作内容，避免写每周都要做的常规性、重复性的日常工作。4、收集本周需要关注和重点事件的进展和即将进行的重点事件。部门领导重点关注的事件就是工作计划。作为集团的一个部门、一个公司，一周内，部门主管、公司领导关注的事件至少有三到五个，如果工作计划只有两三条，证明部门领导这一周内没有重点关注的对象。因此，从上面的例子我们可以看出，要做有效的工作计划首先就是要把握工作计划的内容。我们都有这样的体会，在行动前如果我们有一个周密的行动计划，对要去做什么和如何去做都能了然于胸，那么我们就能以更大的信心和把握投入到行动中去，这样行动的成功率就会大大提高。要提高公司的执行力和工作效率，就必须做好工作计划，并准确定位工作计划的内容，工作计划的内容可用“5w1h”来概括：（1）做什么？（whattodoit?）即明确所要进行的工作活动的内容及其要求。只有做好前期准备，明确工作目标，才可以在工作投入过程中不浪费不必要的时间和精力，从而提高工作效率。（2）为什么做（whytodoit?）即明确工作计划的原因和目的，并论证其可行性，只有把“要我做”转变为“我要做”，才能变被动为主动，才能充分发挥员工的积极性和创造性，为实现预期目标而努力。（3）何时做？（whentodoit?）即规定工作计划中各项任务的开始和完成时间，也就是所谓的工作进度的管控，以便进行有效的控制和对能力及资源进行平衡、评估。（4）何地做？（wheretodoit?）即规定工作计划的实施地点和场所，了解工作计划实施的环境条件和限制，以便更合理的安排工作计划实施的空间。（5）谁去做？（whotodoit?）即规定有哪些部门和人员去组织实施工作计划。例如：一个物业服务项目的承接，从前期物业服务项目策划到后期接管，这项工作可粗略地划分为如下几个阶段：前期物业服务项目策划、投标文件制作、前期物业服务介入等阶段，在工作计划中要明确规定每个阶段的责任部门和协助配合部门、责任人和协作人，还要规定由何部门和哪些人员参加鉴定和审核等。（6）如何做？（howtodoit?）即规定工作计划的措施、流程以及相应的政策支持来对公司资源进行合理调配，对员工能力进行平衡，对各种派生计划进行综合平衡等。工作计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。此外，一个完整的工作计划还应该包括各项控制标准即考核指标等内容，要使计划执行的部门和人员知道，做成怎么样，达到什么水平才算是成功完成了工作计划。工作计划写出来，目的就是要执行。执行可不是人们通常所认为的“我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。出了问题也是执行人员自身的水平问题”。执行不力，或者无法执行跟计划其实有很大关系，如果一开始，我们不了解现实情况，没有去做足够的调查和了解。那么这个计划先天就会给其后的执行埋下隐患。同样的道理，我们的计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。1、要结合实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。2、各部门每月的重点工作计划应公开。目的有两个：其一、是通过每个人的智慧检查方案的可行性；其二、部门的工作难免会涉及到其他部门，通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作。3、工作计划应该是可以调整的。当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。4、在工作计划的执行过程中，部门领导要经常跟踪检查执行情况和进度。发现问题时，就地解决并继续前进。不应该仅仅只是做所谓的方向和原则的管理而不深入问题和现场。最后，我们还应关注工作总结的撰写。工作总结是工作计划完成情况的说明。工作总结要针对工作计划逐条注明完成与否，或完成的量，如果没有完成，注明没有完成的原因，并列入下周工作计划。