Excel在人力资源管理的应用

Excel在人力资源管理中的应用用好工具，高效工作数据录入单元格的引用数据有效性条件格式认识Excel函数Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例课程大纲1-1单元格的引用1.相对引用相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2.绝对引用绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的.绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$63.混合引用GO混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用.例:行变列不变:$A4列变行不变:A$41-2数据的有效性控制单元格输入文本长度GO选中区域---数据---数据有效性---允许---文本长度可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数序列选中区域---数据---数据有效性---序列---在“来源”输入（A,B,C,D)注意逗号要半角格式禁止输入重复数据=countif(区域,起始单元格)=1选中区域---数据---数据有效性---允许（自定义)---公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=11-2数据的有效性如何取消对于“数据有效性”的设置？选中区域---数据---数据有效性---允许---任何值GO1-3条件格式利用突出的格式，经常能起到提醒的功能如：突出不满勤的人GO突出年龄大于30的人等如何取消条件格式？认识Excel函数2-1EXCEL函数的结构Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。Excel函数结构:也有一些函数是没有参数的,如NOW()左右括号成对出现单一结构嵌套结构参数与参数之间使用半角逗号进行分隔函数名语法函数结构函数作用例子运行结果1、Left1、LEFT(text,num_chars)其中：Text是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。=LEFT(A1,2)从A1最左边向右取两位2、Right2、RIGHT(text,num_chars)其中：Text是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数。=RIGHT(A1,2)从A1最右边向左取两位3、Mid3、MID(text,start_num,num_chars)其中：Text是包含要提取字符的文本字符串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。=MID(A1,2,3)从A1左边第2位开始取3位4、&（连接符号）XX&XX=A2&B2将A2和B2内容合并在一起应用实例从身份证号码提取出生日期在C2单元格中输入=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)公式解析：MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。函数名语法函数结构函数作用FIND=FIND(龙,C6)在c6中查找龙，结果显示龙在c6中的位数，查不到显示#VALUE!常用函数之查找类函数函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在查找区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配/模糊匹配0或1常用函数之查找类函数函数VOOKUP•选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）•如果单元格里有空格，有可能导不出来（提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）•注意重复的名字•查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数）•介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工资'!B:F,5,0),0)如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A，IFERROR的作用就是把这些#N/A都变为第2个参数。函数名语法/例子函数结构函数作用Value=value(b1)将b1数值化Numberstring=NumberString(7890,1）运行结果：七千八百九十=NumberString(7890,2)运行结果：柒仟捌佰玖拾=NumberString(7890,3)运行结果：七八九○=numberstring(b1,2)将b1数字转为大写汉字Row=ROW(reference)其中：Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。=row(b1)求b1是第几行（值为1)Column=COLUMN(reference)=column(b1)求b1是第几列(值为2)函数名语法函数结构函数作用len=LEN(text)其中：Text是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。=len(C2)计算C2的字符长度rankRANK(number,ref,order)Number为需要找到排位的数字。Ref为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref中的非数值型参数将被忽略。Order为一数字，指明排位的方式。=rank(b1,b1:b10,0)=rank(b1,b1:b10,1)计算b1在b1:b10区域中从大到小排第几名；计算b1在b1:b10区域中从小到大排第几名。应用实例在C1输入=A1&+&B1如何根据A1得出B1和C1？在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1)分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,A1))分析：思路是截取“+”号后的位数。如何根据A1、B1得出C1？函数名语法函数结构函数作用IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=if(a20,1,0)当a20时，显示1，否则显示0IFREEOR第一个参数一般为一个函数，当这个函数运行是个错误值时（#N/A#DIV/0!#N/A#VALUE!#NAME#NULL!#NUM!#REF!），运行结果等于第二个参数=iferror(vookup(A1,A:B,2,0),0)如果VLOOKUP函数运行值是个错误值的话（找不到数据），就等于0，否则，就等于VLOOKUP函数运行的值。ANDAND(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...表示待检测的1到30个条件值，各条件值可为TRUE或FALSE。=and(a30,b30)当A30,并且b30时，显示true，否则显示falseOROR(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...表示待检测的1到30个条件值，各条件值可为TRUE或FALSE。=or(a40,b40)当a40,或者b40时，都显示true，否则显示falseIF函数的应用实例区域段自动算出对应等级=IF(K4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D)))•嵌套了两个IF函数分数段等级分数≥90分A80分≤分数＜90分B70分≤分数＜80分C分数＜70分D函数名语法函数结构函数作用SUMIFSUMIF(range,criteria,sum_range)其中：Range为用于条件判断的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、32、32或apples。Sum_range是需要求和的实际单元格。=sumif(B:B,H1,E:E)当B列满足了条件（HI），对应的E列的单元格的数值之和GOROW求余数的函数，当第二个参数为2时，常用于判断奇偶数，第二个参数为2时，运行结果为0是偶数，1是奇数=ROW(5，2)求5除以2的余数是多少，本例的运行结果是1应用实例从身份证号码中提取性别（身份证倒数第2位若为偶数为女性，奇数为男性）在C2单元格中输入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,男,女)公式分析：MID(B2,17,1)是从身份证第17位起取1位字符；在本例即为数字5，MOD函数就是取余数的函数，在本例中就是MOD(5，2),5除以2的余数，最外面是一个IF函数，当这个余数为1时，即为奇数，奇数就是男性，否则为女性。函数名语法函数结构函数作用1、NOW=now()显示当前的日期+时间2、TODAY=today()显示今天的日期3、WEEKDAY=weekday(b1,2)判断b1为星期几4、DAY=day(b1)显示b1的号数5、MONTH=month(b1)显示b1的月数6、YEAR=year(b1)显示b1的年数函数名以单元格b1为2013-4-5为例的运行结果函数结构函数作用WEEKDAY6=weekday(b1,2)判断b1为星期几DAY5=day(b1)显示b1的号数MONTH4=month(b1)显示b1的月数YEAR2013=year(b1)显示b1的年数常用函数之日期类函数DATEDIF函数常用于计算两日期的时间差=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）第三个参数：“Y”---两日期间共多少年。“M”----两日期间共多少个月。“D”----两日期间共多少天。“MD”是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。“YM”是两日期中月数的差。忽略日期中的年。“YD”是两日期中天数的差。忽略日期中的年。常用函数之日期类函数举例:算两个日期间差几年、几月、几日开始时间是2012-2-21结束时间是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,Y)D2=DATEDIF(A2,B2,YM)E2=DATEDIF(A2,B2,MD)F2=DATEDIF(A2,B2,D)G2=DATEDIF(A2,B2,M)H2=DATEDIF(A2,B2,“YD)I2=C2&年&D2&个月I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月常用函数之日期类函数应用实例3从出生日得出年龄在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)因为从身份证提取出生日的C2=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)所以若直接从身份证得出年龄D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW(),y)应用实例培训协议服务期限完成提醒思路：过期了可以显示“协议期限完成”没过期的，显示“没过期”=IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),d)=0,协议期限完成,),没过期)分析：DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可以求出今天到B2的日期共多少天，如果“今天”在B2之前，就会产生错误值，如果“今天”在B2之后，这个函数就会算出B2距离“今天”有多少天。当这个天数≥0时，就会执行IF函数，显示“协议期限完成”，当DATEDIF运行是一个错误值时，这时候就执行IFERROR函数，显示“没过期”。如果我想到期前一个月就提醒呢？思路：=IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY(),B2,D)=31,少于31天后就会过期,多于31天),已过期)多于今天超过31天的显示“多于31天”多于今天不超过31天的显示“少于31天后就会过期”比今天早的显示“已过期”DATEDIF函数能运行，说明B2晚于