公文书写的几个基本要求

关于公文书写的几个基本要求一、公文写作的基本要求：业务水平、政策能力、文字功底（一）文件名称应能完整体现文件所要表达的事项，文体要准确，内容应准确无误、讲求实效。（二）用语要规范1.庄重得体（1）使用通俗、庄重的书面用语；（2）符合作者的身份地位（注意行文关系）；（3）符合发文目的(用语、语言、发文目的一致性)。2.严禁周密（1）时间：准确、完整，忌文学用语；（2）空间：准确、规范，用标准译名；（3）数字：精选、精确。3.简明精炼（1）开门见山、不事婉曲；（2）反复推敲、凝练文字；（3）在不生歧义的前提下提倡适用无主句；（4）利用附件压缩正文篇幅；（5）利用规范的公文格式。二、格式要规范（一）页边距：上、下2.54，左、右3.18；（二）行距：单倍行距；（三）标题：黑体、3号字（四）正文：仿宋4号字；（五）标题与正文间应空一行，正文中不要再空行；（六）正文每段开始应退两个中文字符；（七）表格宽度原则上应按页面宽度进行调整，不易过窄也不易过宽，应使用按页面宽度自动调整表格宽度的功能；（八）所有序号均应使用自动序号功能；（九）要正确使用插入分页符的功能，不建议用换行符来进行页面调整；（十）建议使用插入页码的方式加入页码，页码应置于页面低端中央位置。三、公文书写的程序（一）明确要求（应事而写、奉命而写）；（二）确定文种（四把尺子、文种用途）；（三）撰写提纲（谋篇布局、开头结尾）；（四）精心选材（围绕热点、重点、难点）；（五）草拟文稿（立意高、角度好、挖掘深）；（六）修改润色（删繁就简、反复推敲）。四、序号、标点的正确使用（一）“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。（二）“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。（三）“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。（四）序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。五、年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。六、公文的年份中“括号”的正确使用印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”，而不应该用小括号“（）”或方括号“[]”。如：台语（2005）5号、台语[2005]5号均不规范，应为：台语〔2005〕5号七、正确区分连接号和破折号（一）凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“——”。如：2005年9月～10月中的“～”（使用规范）（二）凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）八、如何表示公文的结构层次序数（一）公文的结构层次序数的第一层为“第一条”或“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（二）若结构层次才较少，只有一层，可以使用1.。只有两层，可以使用第一层为“第一、，第二层为1.。（三）“（”及“）”应使用全角符号。九、适用公文专用词语（一）称谓词语第一人称：“本”、“我”；第二人称：“贵”、“你”；第三人称：“该”。（二）领叙词语根据、据、遵照、依照、按照、本着、接、前接、近接、奉、查、鉴于、欣悉、惊悉、电悉、…已悉、…收悉、…均悉、为…特、现…如下（三）追叙词语经、业经（已经）、前经、即经、复经、并经、迭经（四）承转词语为此、据此、故此、综合所述、综合言之、有鉴于此、由此可见、鉴此（五）报送词语呈上、呈请、呈送、呈交、报送、申报、申请、报批、报送、迳送、迳报、附上（六）期请词语请、敬请、谨请、恳请、务请、希、敬希、希望、望、尚望（七）商洽词语妥否、当否、是否可行、是否得当、能否、可否、意见如何、有何意见（八）见解词语是、系、确系、应、理应、确应、应于、均应、本应、拟应、准予、特予、不予、拟于、同意、拟同意、可行、不可行、着急执行（九）时态词语兹、现、顷、值此、曾经、将要、行将、立即、即、即将、即行、届时、亟待、一向、如期、先期、着、了、过（十）结尾词语1.特此批复、特此通知、特此通报；2.以…为感、…为盼、…为要（下行文）；3.认真执行、遵照执行、参照执行；4.请审核、审议、核定、查复、查收、备查。十、行政公文的文种（一）令：下行文（如国务院令、部长令、政府令等）（二）决定：下行文中，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，发布性通知，任免人员。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（八）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复：适用于答复下级机关请示事项。（十）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，用上行文相当于请示。（十一）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作（平行文种，不可上行，不可下行）、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。对参会的单位、下级有强制性，对平行单位起告知的功能。十一、如何选文种（一）行文目的；（二）行文关系；（三）机关权限；（四）统一规定。