费用管理制度(财务)

费用管理制度第一章总则第一条宗旨和根据为了加强华康泰克信息技术（北京）有限公司（以下简称“华康泰克公司”）费用管理，本着节约、高效、规范流程、明确职责的原则，特制定本制度。第二条费用的界定本制度所称费用，包括人工费用、经营变动费用、经营固定费用三大方面内容。第三条适用范围本制度适用于华康泰克公司的费用管理活动。华康泰克公司各部门和个人从事与本制度相关的活动，都应当遵守本制度。了解并遵守费用制度是每位员工的责任。第二章管理办法第四条费用管理方式公司费用管理采用预算管理、额度管理、项目管理三种方法。严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改。管理方法一：采用预算管理和额度管理相结合的费用有：市内交通费、餐费。管理方法二：采用预算管理和项目管理相结合的费用有：招待费、会议费、培训费。管理方法三：除此之外的费用采用预算管理。第五条预算管理(一)财务部根据公司年度销售目标组织编制费用预算表，以收定支，费用预算分年、季、月三个时间点。(二)人工费用、固定费用由行政部一编制，与经营活动密切相关的变动费用由各部门预算编制。(三)销售部的招待费（礼品除外）不得超过全年销售任务的1%。(四)所有费用的累计支出都不应超出当前的累计预算，确因业务需要超出当前累计费用预算，须经财务经理和总经理联合审批，超出部分从后续月份的支出中扣回，以确保不突破年度费用预算。（超出预算需提供书面报告,报财务经理和总经理联合审批）第六条额度管理(一)额度管理是指费用支出需控制在一定额度范围内的管理方法，适用于市内交通费、餐费。(二)个人费用额度是指根据员工岗位、工作性质等确定的每月费用可报销上限。(三)每一预算单元所有员工的个人费用额度之和不得超过部门预算。(四)费用采取单项控制，各项之间不可调剂使用。第七条项目管理(一)实行项目管理的费用需在某一事项进行前，以书面形式向其部门经理提交该事项申请及项目预算，经总经理审批后，报财务部立项后方可执行。(二)实行项目管理的费用，如未经事先审批和立项，财务部不予办理借款和报销。第三章费用借款、报销原则第八条费用借款规定(一)公司不开放差旅费以外的个人费用借款，严禁招待费借款。(二)所有借款均记入借款人名下，非正式员工不允许借款，特殊情况，由其直接上级借款。(三)借款单必须写明借款的详细用途，借款单上必须为借款人亲笔签字，不允许使用手签章。(四)财务部按照前款不清后款不借的原则办理个人借款业务。对未能在规定时间内办理报销和归还借款且不能说明原因的，财务部将暂停支付个人报销款项，直至报销款项冲抵借款完毕。特殊情况需经部门经理和财务经理联合审批后方可办理。(五)借款3000元以上需提前一天通知财务，不提前通知财务如遇库存现金不够将无法借款。(六)对于有关部门申请的押金、保证金允许超过一个月报销。但每年年末结清归还，有需要的下年年初重新申请借款第九条费用借款和报销审批权限(一)所有备用金借支和费用的报销，由部门经理确认，财务经理、副总审核后报总经理审批；(二)部门经理的费用报销由财务经理、副总审核后总经理加批，副总的费用报销由财务经理审核后报总经理审批。第十条费用报销规定(一)除支付工资与劳务费外，费用报销须出具由税务监制的正式发票或财政部门统一印制的收款收据。报销人对其提供的原始票据负责，若发现使用虚假发0=========破票，虚假发票所对应金额的一律不予报销。对于无法提供或发票遗失的，且没有刷卡记录，财务部有权不予报销，亦不得使用替代发票。(二)报销款3000元以上需提前一天通知财务，不提前通知财务如遇库存现金不够将无法报销。(三)报销项目费用时，除填写支出凭单外，需另附《报销明细》标明具体项目名称，已便财务进行项目核算，否则不予报销。(四)报销费用提供的发票抬头应当为公司全称，定额发票除外。对于无公司名称或公司名称不完整、发票内容填写不完整、无发票日期的票据，一律不予报销。(五)费用报销采用实名制，任何人不得以他人名义报销。报销超过本人月度标准的，原则上不予报销；情况特殊的，应当在报销单上写明原因，经部门负责人审批同意后予以报销。(六)招待费报销：每次交际行为须单独填写一张《报销明细》，并在“费用描述”里，写明日期、客户、招待地点、招待人数、票据张数。(七)差旅费报销：出差事项需填写详尽，住宿、城际、交际、途中交通费等需分行填写。(八)报销单据须用胶水（不可使用订书针、曲别针、大头针等金属物品）横向粘贴支出凭单上。发票按费用按类别分别填写支出凭证，需按时间顺序呈鱼鳞状依次粘贴，应与费用报告说明一一对应。超出边界的部分须向内折叠好，对于粘贴填写不规范的报销单，财务人员可以拒绝受理。(九)发票粘贴时应注意，不能将票据上有关信息遮盖。如：出租车票的时间、金额；机票的乘机人姓名；发票上开具的品名、金额、时间等。(十)除差旅费、劳务费用、日常开支可以用现金支付外，其他付款原则上以银行支付。(十一)费用报销内容与借款申请不一致的，发票开具单位与借款申请单上收款单位不一致的，财务部有权拒绝报销。第十一条费用报销时间为及时准确地反映各部门当期费用，原则上要求每周四为费用报销日，其他款项不受此限制。具体要求如下：(一)发票报销时限为发票开具日起1周内，超出规定时间财务部一律不予报销。(二)出差期间发生的交际费与差旅费一起报销，不受每周报销时间的限制。（回来后一周内报销）（三）如遇相关领导不在公司，可通过邮件审批。通过邮件审批的单子，财务可以先报销，后补签字。第四章关于市内交通费的规定第十二条市内交通费规定(一)市内交通费指员工在工作日内因公外出乘坐公共交通工具（含地铁、出租车、公交车等）而发生的费用，不包括上下班通勤费。各部门依据“市内交通费报销标准”（表一）确定员工报销上限，不得突破，员工在其额度内据实报销。(二)报销市内交通费时，需在发票背面用铅笔注明起始地点，如：公司-交行，未注明起始地的发票财务不予报销。(三)各部门依据“市内交通费报销标准”（表一）确定员工报销上限，不得突破，员工在其额度内据实报销。(四)请假超过一个月并办理工作移交的，请假期间的市内交通费原则不允报销。表一市内交通费报销标准职位系列职位/岗位交通费额度（上限）管理岗总经理和副总1000销售岗部门经理500项目经理300职能岗部门经理300员工200特殊情况如：货运性质的由副总审批通过后方可到财务报销。第五章关于招待费的规定第十三条关于招待费的规定（一）业务招待费是指公司为加强与业务伙伴、客户及政府部门的关系，为公司生产、经营良好的外部关系和社会环境而发生的招待餐费、住宿费、礼品费等支出。公司各部门在业务活动和接到工作中，根据具体情况可安排招待用餐，也可适当赠送纪念品或礼品。（二）各部门需要严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。（三）招待费实行实名制，谁经手谁报销，严禁代他人报销。（四）各部门因工作需要赠送礼品时，应先由部门书面申请，并注明原因，馈赠物品名称、数量、价值、金额等，经部门经理审核、财务经理复核、副总和总经理联合审批同意后，部门方可填写申请单或支款单，经办人凭批件执行。赠送公司统一定做的礼品，按照公司领用规定执行，费用将计入领用部门，所赠送礼品计入部门费用；销售部举办市场活动所赠送的礼品，费用计入销售部。（五）礼品如需自行购买，须事先得到部门经理（叠加总经理）审批同意并报财务部备案后，方可购买。报销时须提供商场、超市电脑打印的商品清单。（六）招待用餐工作客饭，一般情况下每人每餐不超过100元，重点招待每人每餐不超过200元，特殊招待每人每餐不超过800元，重点招待和特殊招待应提前报部门经理审批。招待费发票报销须另填写《报销明细》，注明日期、招待对象、人数、事由、金额等，单次招待费超过1500元的，需提前申请并对具体情况详细说明，经副总审批同意后方可报销。（销售部除外）（七）销售部招待费限额每人每月5000元，如连续3月无业绩的须提供书面报告，并详细阐明原因。书面报告经部门经理审核、总经理审批后，方可办理后续的报销。（八）请假超过一个月并办理工作移交的，请假期间发生的招待费原则上不允许报销。（九）业务招待费实行部门经理负责制。当月招待费超支可以下月招待费预算额度弥补，但季度的招待费支出总额应以季度招待费预算额度为限。第六章关于加班报销的规定第十四条加班报销规定（一）节假日加班、工作日加班至20:00时后，职能部门人员可以报销加班餐费，发票背面需要注明加班日期和共同就餐人员，并经上级审批人签字同意后方可报销，加班餐费报销标准不超过50元/人次。（二）节假日加班、工作日加班至21:00点后可以报销回住所的出租车费。第七章关于差旅费的规定第十五条差旅费报销规定(一)差旅费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿费等。(二)各部门人员出差，由其部门经理安排。差旅费报销时需打印出差申请审批或审批邮件，与原始单据一同交财务部。出差人预支差旅费应填写借款单，注明出差事由、地点、人数、期限及交通工具，由财务部根据实际情况核准最终借款额。参加培训的差旅费用，在借款或报销时需同时提供培训通知。(三)出差人员，应严格遵守有关规定，工作结束及时返回，并在返回后一周内办理报销手续；超期不予报销。未经部门领导审批的差旅费不得报销(四)原则上不允许自驾车出差。如遇特殊情况，需经总经理审批同意。自驾车报销费用以正常出差乘坐火车或汽车1人次城际交通的标准核定，提供汽油费、过路过桥发票报销费用。(五)出差期间餐费和车费报销提供发票原则上须与出差时间、地点相吻合，不得以异地或其他时间的发票为报销凭证。标准见（表三）。因公参加会议、培训，食宿由组织者统一安排并承担的，不再享受差旅餐补；食宿不统一安排的，视同差旅费报销。(六)因特殊情况，出差人员住宿费用支出超出标准的，必须说明原因，由副总签署审批意见，否则一律不予报销。(七)同性别两人同地出差时，公司提倡入住同一房间，住宿费不超过2人住宿标准。(八)出差不报销住宿费的，按100元/天予以补贴，需提供与出差地点和时间相吻合的相关凭据。(九)出差期间若某天发生招待用餐费用，则当日该餐不再给予补助。表二差旅费标准表出差地级别住宿费差旅餐费包干北京、上海、广州、深圳管理层700元/天120元/天早餐：20元午餐：50元晚餐：50元部门经理400元/天员工350元/天其他省会城市直辖市及苏州、东莞、大连、青岛、厦门、珠海管理层650元/天部门经理350元/天员工300元/天其他城市管理层400元/天部门经理300元/天员工260元/天特殊情况需报副总审批通过后方可到财务报销。第十六条出差交通工具规定(十)公司所有人员禁止乘坐头等舱。特殊情况需经总经理审批后方可乘坐。(十一)其他员工出差，出差地点乘坐火车在1000KM以内可以到达的，一般只可乘坐火车（含高铁/动车）。(十二)乘坐高铁出差无特殊原因，应选择二等座。特殊情况需要乘坐飞机及高铁商务座/一等座的，须在提前申请并经副总审批通过后方可乘坐；如若未经批准，擅自乘坐飞机或高铁商务座/一等座者，其费用只能按二等座报销，差价自理，但特价机票未超过火车二等座价格的不属于超标。出差尽量选择早班或晚班飞机，较少占用工作时间。本着节约原则鼓励选择火车出行。(十三)飞机票由行政部统一预订，享受统一优惠折扣。当员工通过其他途径得到的票价比公司统一订票票价低时，可以要求公司代为购买或经订票人（前台助理）确认后自行购买。能够以公司名义统一订票,而员工自行购买票款高于公司同类票价款的，高出部分由员工自己承担。第八章关于办公费的规定第十七条办公费(十四)办公费指日常办公过程中发生的费用，分为五大类核算：日常办公、办公环境、招聘存档、主机及软件、年会等对外费用等。(十五)办公用品原则上由采购部门负责。一般情况下各部门不允许自行购买办公用品；特殊情况下购置办公用品的，报销时除具备原始合法发票外还应当提供采购清单。(十六)办公费采用谁受益谁承担的原则，由行政部分配到各使用部门。第九章关于培训费的规定第十八条培训费(十七)培训包括内部培训和外部培训。内部培训是指公司、部门自己组织承办的培训；外