会务礼仪

案例讨论（一）：小王的公司应邀参加一个研讨会，该次研讨会邀请了很多商界知名人士参加。老总特地安排小王和他一同参加会议。谁知，早上小王睡过了头，会议进行了三十分钟，他才急匆匆赶到。刚坐下不到五分钟，肃静的会场又响起了摇篮曲，原来是小王的手机响了！这下子，小王成了全会场的“明星”……回单位没多久，小王就被辞退了。想一想：1、为什么小王会被辞退？学习目标：1.掌握会议前期的准备礼仪2.掌握会议期间的服务礼仪3.了解会议结束后的礼仪工作4.掌握参会者的基本礼仪会议的组织（１）要确定会议主题。（２）要组成会务小组。（３）要草拟会议文件。会议的通知或邀请函一般都应包含会议名称、主题、会期、出席对象、报到时间与地点以及会议要求等。（４）要做好会场安排。会议使用的音响、照明、投影、摄像、空调等设备的放置与检测，会场背景、主席台、群众席、接待席、记者席的布置，笔记本、饮料、鲜花的配备以及工作人员的安排与分工，等等。（５）要布置会场座次。在会议中，座次的准确排位是向与会各方表达尊重之意、使会议顺利进行的关键环节。座次安排的失误有可能引起与会者的不满和抗议。会场座次的安排小型会谈大型会议会议主席台座次的安排主席台座次礼仪有哪些讲究呢？？政府会议主席台的位次安排5312461、胡锦涛、2、江泽民、3、吴邦国、4、温家宝、5、贾庆林、6、曾庆红、7、黄菊、8、吴官正、9、李长春、10、罗干①③②⑤④⑥⑦⑧⑨⑩中共中央政治局常委在十六届四中全会的位次排列图当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1号首长、2号首长同时居中。2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。其他依次排列图示为753124681、2—3人的小型会议不必排位次。2、会议排序内外有别、中外有别。3、次序规则：前排高于后排中央高于两侧左侧高于右侧（政务和单位内部）右侧高于左侧（涉外交往和商务礼仪）面门高于背门会议室座次排序会议中的工作：（１）会议签到。为了明确实际到会人员，控制到会人数，严肃会场纪律，与会者进入会场前一般应在会场入口处签到。主办方应特设签到处和签到服务人员。正式参加会议者与记者应当分别签到。为便于了解与会人员实际情况和会后通讯录的制作，签到内容除与会者的签名之外，还应当包括与会者的基本资料，如职务和联系方式等。（２）会议服务。在会议举行期间，主办方一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员，对各种实际困难进行及时处理和解决。会议中，服务人员应当及时准备和更换与会者的饮料和纸笔。时间较长的会议，应专门设立休息室，休息室内应准备一定的座椅、食物和饮料等。如果必要，还应该为外来的与会者提供食宿、交通的便利。入室开门礼仪（１）朝里开的门。如果门是朝里开的，接待人员应先入内拉住门，侧身再请尊长或客人进入。（２）朝外开的门。如果门是朝外开的，接待人员应打开门，请尊长、客人先进。如下图。（３）旋转式大门。如果陪同上级或客人走的是旋转式大门，应自己先迅速过去，在另一边等候.（３）会议记录。为了便于会后的工作总结与回顾，重要的集会都应当做好相应的会议记录。会议记录大多采取笔录方式，辅以机录方式，由专人负责。会议记录应当包括会议名称、出席人数、时间地点、讨论事项、发言内容以及记录员姓名等内容。会议后的工作：（１）协助返程。会议结束后，主办方应尽量向与会者提供返程的便利条件。例如，为本地区的与会人员提供交通工具等。对于远道而来的客人，更应主动为对方订购返程的车票、机票和船票，并派专人为其送行。（２）材料处理。会议结束后，应当根据有关规定对会议期间所征集、制定或发布的图文与声像材料进行细致的收集和整理。应该汇总的材料要及时汇总，应该存档的材料要妥善存档，应该销毁的材料则要确认销毁。对于与会人员上交的材料，要认真对待，该归还的要及时归还，不可置之不理。（３）会场整理。会议结束后，要对会场进行必要的整理，以便日后使用。未用的会议用品、礼品，要全部上交会务小组，统一处理，切不可挪为私用。租用的仪器设备，要认真检查有无损坏，并及时交还。会场的装饰物件要及时撤下回收，以备他用。（４）会议总结。如有必要，应对会议进行文字总结。所做总结除存入档案之外，还应给与会人员人手一份，以示纪念。会议期间的留影、通讯录也应随总结一并寄交与会人员。如果在会议上形成了重要决议，更应及时下发或公布。会议参与者的基本礼仪：准时出席注意仪容慎选座位聚精会神尊重他人发言失礼的会议言行：迟到缺席服装不整心有旁骛交头接耳中途离席会议纪要正文格式【标准格式】□□□□□□会议纪要（□□□□年□□月□□日）□□□□年□□月□□日，□□□□□□会议在□□□□□□召开。参加会议的有□□□□□□，……。□□□主持会议。会议讨论了□□□□□□问题（依据）。现纪要如下（主旨）：一、会议指出□□□□□□，……二、会议强调□□□□□□，……三、……会议要求□□□□□□，……（分旨）。会议纪要正文格式二□□□□□□会议纪要（□□□□年□□月□□日）时间：□□□□年□□月□□日地点：□□□□□□主持人：□□□出席者：□□□、□□□、□□□、□□□列席者：□□□（依据）会议讨论和决定了以下问题：（主旨）一、□□□□□□，……二、……三、…………（分旨）剪彩仪式剪彩之前要布置好现场重点是要事先准备好剪彩所用的用具。它们主要包括红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套以及托盘等等。剪彩之前要确定好剪彩者与助剪人员一般来说，剪彩者的人数不宜过多，通常以1～3人为佳。助剪人员大都由经过训练的、形象较好的礼仪小姐担任。剪彩基本程序：请来宾就位宣布仪式正式开始奏国歌，此刻须全场起立。发言剪彩参观案例分析（二）2010年2月12日，温哥华冬奥会开幕日传出噩耗，格鲁吉亚无舵雪橇选手库玛丽塔什维利在一次训练中意外受伤，经抢救无效死亡。12日成为奥林匹克运动以及国际雪橇联合会历史上最为悲痛的一天，这是35年来在人工赛道上发生的首次死亡事故。国际奥委会主席罗格为此专门举行了新闻发布会，身着黑色西服、系着黑色领带的他心情沉痛，一度摘下眼镜擦拭眼泪。他表示，他对这位年轻选手的不幸去世感到非常难过，国际奥委会与组委会正对事故发生的原因进行调查。思考：请大家从礼仪角度讨论罗格参加新闻发布会的服饰与神情。发布会前的筹备：确定新闻发布会的主题选择会议地点和举办时间选择会议主持人和发言人准备发言稿和报道提纲准备宣传辅助材料择定邀请记者的范围组织参观和宴请的准备制作会议费用预算做好接待工作发布会程序：签到发资料介绍发布会内容主持人讲话回答记者提问参观和其他安排结束事项发布会效果检测：整理记录材料搜集报道核对记者稿件收集招待反应应对策略