程序文件编写要点

ISO管理体系程序文件编写要点技术处wy2014年10月30日一、目录一、定义；二、总则；三、编写流程；四、格式；五、内容；六、表单设计；七、案例。一、定义1.1程序为进行某项活动或过程所规定的途径。1.2程序文件含有程序的文件，可称为“程序文件”。程序文件是提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件中的一种。程序文件通常描述跨职能的活动，作业指导书则通常适用于某一职能内的活动。1.3记录记录是“为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件”。二、总则2.1流程宜清晰具有逻辑性、职责明确、要求清楚。明确“5W1H”2.2方法科学合理，简单而有效。倡导复杂的事情简单化，简单的事情流程化。三、编写流程由主导单位，绘制流程，拟定初稿，相关单位检讨修改，管代审核、总经理批准。绘流程图拟初稿检讨修改审核批准四、结构和格式4.1目的4.2范围4.3职责4.4总则4.5流程图4.6按照流程图对每一步骤进行描述4.7引用文件；4.8相关表单；4.9其他信息；五、内容5.1目的：说明为什么要开展这项活动。一般采用的阐述方式为：“（通过）对???，确保???。”“为？？，特？？等等。如：1、对质量、环境、职业健康安全管理体系文件进行有效控制，确保质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行的各个场所使用规范有效的文件版本。2、有效控制公司QEHS管理体系有关文件、资料，确保所使用文件的正确性、有效性。五、内容3、通过明确公司管理方针及长期、年度管理目标和指标、管理方案的制订、展开、实施、评价、修订及纠正的职责和方法，确保目标指标的达成，以满足公司经营管理需求及顾客需求。4、为准确辨识公司范围及施工现场内的危险源，评价其风险程度，并进行风险分级，从而进行有效控制，特制定本程序。五、内容5、对职业安全健康和环境管理方案的制定、实施等方面进行有效管理，以保证公司职业安全健康和环境目标的实现。6、对记录进行有效控制，确保记录的真实、有效、完整、规范和可追溯性。为产品质量符合规定要求、环境绩效得到改善、职业健康安全风险得到持续有效控制和体系有效运行提供客观证据。五、内容7、本文件规定了管理评审的程序和要求，以保证按计划的时间间隔评审管理体系，确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。8、对管理评审进行控制，确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系管理评审的有效性，达成管理评审目的。9、规范公司内部审核程序，以准确评价公司QHSE管理体系的符合性和有效性，为公司管理层决策提供依据。五、内容5.2范围说明活动涉及或适用的部门或活动。一般采用的阐述方式为：“本程序适用???。”如：1、适用于公司QHSE管理体系管理评审的策划和实施的管理。2、本程序适用于对公司质量、环境、职业健康安全管理体系的内审策划、实施进行管理。五、内容5.3职责阐明本程序的主要负责部门/人及其职责、权限、接口及相互关系；主要说明谁做什么。五、内容5.4总则列明总体要求，一般不涉及具体的活动。五、内容5.5流程图流程图是由一些图框和流程线组成的，其中图框表示各种操作的类型，图框中的文字和符号表示操作的内容，流程线表示操作的先后次序。基本结构：顺序结构，分支结构（又称选择结构），循环结构。逻辑性——一般按照时间顺序、空间顺序进行排列。五、内容5.6按照流程图对每一步骤进行描述。解决怎么做和做到什么程度的问题。——明确工作类别、项目。——按过程发生的逻辑顺序描述每项工作的5W1H，即首先明确应做的工作和工作的标准，确定由谁来做，规定出工作的时间，说明在什么地点做，以及如何去做的方法；——明确输入、转换的各个环节和输出的内容，规定接口及相互关系；——明确资源如人员、设备、设施、技术方法、信息、环境等方面的条件；——明确各环节转换过程中的“5W1H”，依据的作业指导书，以达到的要求，形成的记录和报告；——注明例外和特殊情况；——必要的统计分析和汇报；五、内容5.7引用文件；列出执行本程序时所产生的或使用的作业文件的名称和编号；五、内容5.8相关表单；列出执行本程序所使用的记录表格的名称和编号。五、内容5.9其他信息；明确该程序的编制部门、编写人、审核人、批准人。六、表单6.1列明记载的项目、填写、审核与批准要求。6.2力求简洁、适用、高效。需要的信息一定要有，可设立“备注”栏，以适用于特殊情况。可有可无的，一律不要。6.3适用时，规定一式几份和传送部门。6.4必要时对如何填写进行培训。范例、文字说明等。TheendThanks!