巧用EXCEL制作会议座位表

1大型会议座次图等证表卡生成步骤2目录一、《座次图》自动生成模块………………………………03二、《签到索引表》自动生成模块…………………………11三、桌牌自动批量生成模块………………………………13四、《出席证》自动批量生成模块…………………………16五、《合影站位图》自动生成模块…………………………19六、《宴请就座图》自动生成模块…………………………21七、本系统的优越性………………………………………24八、其他技巧………………………………………………25结束语………………………………………………………253大型会议座次图等证表卡自动生成系统对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大多数情况下，参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的，每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作量翻倍。对个人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言，将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。本文要介绍的方法，可以实现三个功能：1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次图》；2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次图》；3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、《宴请就餐图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“桌牌”和“《出席证》”，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。4一、《座次图》自动生成模块（一）原理传统方法的原理本文所介绍方法的原理《座次图》自动生成模块的原理，可以概括成“位置—编号—人名”。是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号，将相同编号的人名与座位建立一一对应联系，使人名能够自动填写到相同编号对应的会场座位中去。依照此方法建立的座次图，数字编号是核心要素，借助于EXCEL软件所拥有得数字处理优势，大大提升速度和准确性。（二）主要步骤由于使用现代人举例容易不恰当不准确，本文虚拟了《水浒传》中梁山108位好汉开招安大会的例子来介绍座次图的制作。准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角三个选项卡分别改名为《人员名单》、《数字布局图》和《座次图》。然后开始以下三个步骤：第一步，在《人员名单》选项卡中，收录所有参加会议的人员，并按照既定的规则从前往后依次编号（见图1）。这里所说的规则，虽然不同类型的单位略有不同，但一般都是按照职级高低、身份尊卑从前向后排列的，即使是平级，也有大致固定的排列顺序，如内部的电话本、人员名册等。梁山108个好汉是以第71回所挖出的石碣碑为依据排序的。顺序排列好之后，可以请领导审阅过目，遇到顺序不对、人名5出错、由于特殊原因需要将一些人提前、放后等情况时，都可以比较容易的调整，然后重新编号。一般情况下编号为纯数字，遇到有发言、领奖等特殊情况时可将这些人单独变编号，如“发1、发2……”，除此之外的其他人员再按数字排列。★请注意：当姓名为两个字时（如“宋江”），要在两字中间加1个空格，而不是2个空格。★本例中，请特别留意：“编号”在“A列”，“姓名”在“B列”。“徐宁”的编号是18号，“阮小七”的编号是31号。图1图16第二步，在《数字布局图》选项卡中画出会场座位摆放图。具体摆几排、每排几个人、有无过道，都要依据会场条件和会议要求而定。之后依据一定的规则对这些座位进行编号（见图2），编号后可以请领导过目认可。编号可以手填，更多的是找到规律后用公式批量填写。本例中，共6排，每排18个人，中间有一个过道（左边9人，右边9人）。按照一般的规律，第一排过道右边为1号，左边为2号，然后向左右和后面发散展开，全部编号分布在从B4到T9的长方形区域内。★请注意：《数字布局图》与《人员名单》两个表中“编号”的格式要相同，内容要能一一对应，这是本系统的核心设置。★本例中，请特别留意：“18”所在位置是“第1排，左1”，也就是B4单元格，“31”在“第2排，右7”，也就是R5单元格。图2图27第三步，在《座次图》选项卡中，将《数字布局图》内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来编号区域（B4到T9）使用VLOOKUP函数定义公式。首先，在左上角的B4单元格内输入如下内容：=VLOOKUP(数字布局图！B4，人员名单！$A:$B，2，0)按回车键，这个单元格内会自动出现两个字“徐宁”。B4到T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击B4单元格，将鼠标悬停在这个单元格右下角约1秒，会出现一个很小的“+”符号，请按住鼠标左键不放，向右拖拽，便完成了第一排的函数公式定义，鼠标仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函数公式定义。最后，进行必要的格式调整，可看到下表内容，这就是我们所需要的《座次图》(图3)。图38所谓“必要的格式调整”，包括：1.将所有单元格文字竖行排列（右键，设置单元格格式-对齐—文字方向—竖向）；2.将原先过道位置（K4:K9）的内容清空，表格边框变为无色，填充颜色变为无色。3.对B4到T9区域内的字体大小进行调整，如果四个字的人名，可以缩小字号以确保完全显示。★请注意：1、在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示的绝对引用，不能随便不写。2、函数定义可以用函数编辑器（图4）逐个找参数，避免手工输入容易出错。lookup_value：待查找值table_array：被查找数据表格范围col_index_num：向右查找的列数range_lookup：查找类型，一般为0★本例中，请特别留意：“徐宁”所在的位置为“第1排，左1”，也就是B4单元格，在《数字布局图》选项卡中B4单元格中的内容是“18”，在《人员名单》选项卡中编号18的人为“徐宁”。同样的，“阮小七”所在的位置为R5单元格。在《数字布局图》选项卡中，R5单元格中的内容是“31”。在《人员名单》选项卡中编号31的人为“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合，而是VLOOKUP函数自动将人名、编号、位置联系到了一起。VLOOKUP函数会以《数字布局图》相同位置的数字编号为媒介，找到《人员名单》对应的人名，将其“搬运”到函数被定义的位置。VLOOKUP函数的工作机制是本系统的核心知识。图49（三）VLOOKUP函数的运作机制VLOOKUP是EXCEL软件中一个查找引用类函数。其格式为：f(x)=VLOOKUP(待查找值，被查找数据表格范围，向右查找的列数，0)《座次图》B4单元格位置之所以最后能被自动填入“徐宁”。是因为设置了下面的函数公式：函数是一种公式和规则，计算机是执行者，当我们在《座次图》第1排左1（软件中的“B4”单元格）定义了上图所列的函数公式时，一系列指令将排队交给计算机去完成（见图6箭头走向）：1.首先，VLOOKUP函数要求计算机到《数字布局图》中查看相同位置（第1排左1，也就是“B4”单元格）上的数字，查看的结果是“数字18”。2.然后，VLOOKUP函数将另外一个表《人员名单》从A列到B列的区域圈出，吩咐计算机携带刚刚找到的“数字18”，沿着这一区域最左边的一列（也就是A列）从上至下搜寻比对，结果在第19行中间找到了。VLOOKUP函数命令计算机脚步停在这里待命（待命的位置是单元格A19）。3.接着，VLOOKUP函数要求计算机以《人员名单》表上的A19单元格为起点，向右挪到第2列，到达“宝藏”所在地B19单元格。这个“宝藏”就是两个字：“徐宁”。4.最后，VLOOKUP函数命令计算机将在搜寻到的“徐宁”这两图510个字搬运到函数出生的地方---位于《座次图》第二排最左边的B4单元格。5.推而广之，通过拖拽方式为《座次图》每个单元格建立函数公式，完成全图人名填充。至此，创建《座次图》的任务完成。图611二、《签到索引表》自动生成模块对于已经编排了《座次图》的会议，签到环节可以直接勾画人名，节省了每人签字的时间。但是面对一张写满人名的《座次图》，参会人员迅速找到自己的名字依然不容易，每个人多出的十几秒，最后会造成签到拥挤的场面，这是我们应该努力避免的。《签到索引表》能将所有参会人员按照姓氏拼音或单位职务排列，每个人名字后面都注明在第几排、左数（右数）第几号，签到处工作人员可以帮助参会人员迅速找到在《座次表》中的位置，避免签到处拥堵。（一）建立《签到索引表》选项卡，打开《数字布局图》，选中数字编号区域和周围标注纵向排号、横向座位号的区域（具体为A3：U9区域），复制。然后到《签到索引表》，点击A1单元格，右键-选择性粘贴，在对话框中选中“数值”和“转置”两项，得到如图7的表格,此表相当于将《数字布局图》逆时针旋转了90度。（二）通过剪切、粘贴等步骤，将该表多列数字编号变成一列数字，再将原来将A列的“左1、左2…右9”等内容多次复制粘贴，形成每个数字编号对应排号、座位号的表格，如图8。（三）使用VLOOKUP函数，找到每个数字编号对应的参会人员图7图812姓名。具体为:在D3单元格输入“=VLOOKUP（C3，人员名单！$A:$B，2，0）”含义是带着C3格内的数字（“18”）到《人员名单》选项卡的A列内找，找到后向右挪到第2列，把其中的内容（“徐宁”）搬到D3中来。然后，选中D3单元格向下拖拽，将每个人名、编号与纵向排号、横向座位号联系起来，形成《座次索引表》（图9）。（四）将《位置索引表》按照姓名排序或者按照编号排序，才形成两种便于签到时迅速找到参会人员位置的《签到索引表》。上面的图10按人名拼音排列，如阮氏兄弟都在一起，同样,姓张、姓李、姓陈的都在一起，各姓氏按照拼音排列，便于认识参会人而快速找到他的位置；图11按照编号排列，便于不认识的参会人员报出自己的单位职务后推测到编号范围，然后快速找到位置。由于人名是从《人员名单》用VLOOKUP函数计算而来，故当参会人员增加、减少或调整时，两种《签到索引表》都会随之自动更新。图9图11图10图913三、桌牌自动批量生成模块与《座次图》密切相关的会议桌牌，目前也大多手工录入。除了速度慢、易录错之外，还容易与人员调整变化相脱节。有时为了节约，会尽量使用以前用过的旧桌牌（不足的新制），但这样做核对翻找的工作量很大，且新制桌牌与旧桌牌往往在字体格式和纸张颜色上有明显差别。本文介绍的“桌牌自动批量生成模块”依托《座次图》生成系统而建，二者同步生成、同步调整，而且按照《座次图》布局将一整排的桌牌按顺序批量打印出来。制作方法：（一）建立《桌牌》选项卡（图12）。将A1：B1单元格合并，输入“第1排”。将A列从A2开始向下的单元格每两个合并为1个大单元格，共合并出19个，即A2：A3合并、A4：A5合并……A38：A39合并，B列也同样办理。（快速合并的方法：选中A2：A39，复制，点击B2，右键--粘贴）。选中A2：A39单元格，右键—设置单元格格式—对齐—方向—负90度，选中B2：B39单元格，右键—设置单元格格式—对齐—方向—90度，实现桌牌文字背靠背。（二）选中A2与A3合并的大单元格，定义VLOOKUP函数：==VLOOKUP（$A$1，座次图！$A:$T，ROW()/2+1，0）此函数“$A$1”指的是A1单元格内的内容“第1排”。“座次图！$A:$T”指的是座次图中A列到T列的所有内容，我们之前所排座次图的所有人名及排号都在这个范围（图3）。ROW()是一个算所在单元格行号的函数，A2单元格内的ROW()等于2，ROW()/2+1=2。函数含义是：带着A1格的内容（“第1排”）到《座次图》