邮件-公文写作

邮件写作现代渠道刘莹2018.8.7内容概要2一、工作邮件的意义二、工作邮件分类三、工作邮件的结构四、注意事项01工作邮件的意义简单而且重要的事项沟通4关键点「让PPT设计简单起来！」5简单而重要的事情马上发邮件，提高在领导面前的曝光率重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录不重要的事情不发邮件，不要让领导觉得你总是抓不住重点01工作邮件分类02工作邮件分类7需求邮件确认邮件反馈邮件通知邮件确认邮件——存证据「让PPT设计简单起来！」8口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认例子：需求邮件——有细节「让PPT设计简单起来！」9细节清楚量化，需求明确精确例子：反馈邮件———有反应「让PPT设计简单起来！」10这个是跟第2种，“需求邮件”对应的，收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。注意，反馈邮件最好是发两封：第一封：确认收到需求，并告知对方自己的计划安排第二封：反馈结果输出物，并对输出物做适当的说明反馈邮件———有反应「让PPT设计简单起来！」11例子：通知邮件——广播站「让PPT设计简单起来！」12这种邮件不需要回复，也最好不要回复例子：01工作邮件的结构03工作邮件的结构「让PPT设计简单起来！」140102标题03抬头04正文05附件06恭祝语&签名档发送地址一封邮件发送地址标题xxx,xx抬头正文签名发送地址发送地址——收件人收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象1.确认传达讯息的对象，并将人数降至最低。2.在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。发送地址——收件人例子发送地址——抄送人•放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。•如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。•尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里。发送地址——抄送人例子：•比如请假，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道发送地址——密送人•不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；•重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；•在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到其他人。标题标题标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业用一个词或短句，强有力地表达出文章的题材，试比较：有力度的主题•接收包裹的新流程•供应商虚伪待聘•５月２０日多样化培训你的主要内容节点无力的主题•收包裹的工作•供应商•培训总结标题•多次转发的邮件，标题上会被加上re：re：re：re：re：这种邮件需把标题清理•多次的邮件无法解决的问题，开会讨论•电话或会议之后发一封讨论结果确认邮件。•如果每天发一次的邮件，比如日报、例行数据发送等，建议标题：12月28日关于xxx的xxx抬头抬头•抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，称呼x总，xx总。•在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来。否则外部公司的人可能会想：这什么破公司，找了一帮没级别的人跟我来谈合作？正文正文——文章的读者28次要读者第三级别读者辨别读者的认知和各自的需求首要读者正文——写作29“瞥一眼”扫视要点醒目结构好，逻辑强阅读基于合理的论据，清晰，连贯，逻辑完整；使用简单易懂的词或句子适合于读者阅读的版式步骤-应具备的特征正文——阅读方式xxxxxxxx:xxxxxxxxxxxxxxx1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:xxxxxxxxxxxxxxx1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:xxxxxxxxxxxxxxx1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx“瞥一眼”“闪”个印象“扫视”对重要性，紧急性及相关性有初步阅读及印象“阅读”对数据及表达的意义充分阅读及理解正文－具象化写作•用正确的论据支持你的表述•替换掉太过感情色彩的言语•替换掉用于表达没把握的或主观愿望的短语不够具象的－总体来看，初始数据是非常好的。我们认为我们可以按时完成。这似乎能看出我们正在扩大份额－但愿我们行动能再快点，这样就可以保住份额。具象的－初始数据超出目标２0％，我们正按计划在最后期限前完成目标，这个季度，我们份额上升了３％－分析数据表明，我们想要保持份额就必须对XXX的临时降价行为在本周内作出快速反。正文例子：附件附件•附件少的时候最好不要打包，方便直接看见。•附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是xx•若附件较多必须压缩包发送，一定要在邮件正文里做一下说明：压缩包中包括：1、xxxx文档，是对xxx的说明2、xxxx文档，是对xxx的说明讲一下每个附件是干什么的，方便收到邮件的人查看恭祝语及签名恭祝语及签名例子：撰写顺序标题——正文——附件——收件人•先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题。•先不要写收件人地址，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。01邮件注意事项04注意事项2分钟法则•邮箱自动收邮件的时间间隔设置成2分钟；•简单紧急又重要的事情最好2分钟内马上，不要遗忘；•邮件写好后，不要急着发，花2分钟检查一下各个细节。注意事项2步法处理第1步：定时查收邮件•重要紧急的，2分钟处理；•重要不紧急的，马上给予回应，约定处理时间；•其他事项标记待处理标签。第2步：在空闲时间，集中处理待处理邮件。注意事项禁忌•喝酒、吵架之后，情绪不稳定的时候，千万不要发邮件•不要在邮件里争吵和嘲讽•邮件中有公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人注意事项“！”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用1）请问昨天说的邮件发了吗读者感受——正常询问，即使没有问号，也能看出来是在提问，情绪平静2）请问昨天说的邮件发了吗？读者感受——结合上下文语境，似乎有点反问的意思了。3）请问昨天说的邮件发了吗？？读者感受——你急个毛啊！注意事项“！”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用4）请问昨天说的邮件发了吗！读者感受——你是想说“老子耐心有限”吗？老子时间还有限呢！5）请问昨天说的邮件发了吗？！读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗？老子还就不发了！6)请问昨天说的邮件发了吗？？？？？？？！！！！！！！！！读者感受——这个二逼！！！！！！盖文章，经国之大业，不朽之盛事。曹丕《典论.论文》44THANKS