01XX物业行政采购管理制度

XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团行政采购管理制度主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为规范行政类物资的采购工作，保障行政类物资的正常持续供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，防范采购过程中的舞弊行为，特制定本制度。2．适用范围本规定适用于物业集团本部、各区域公司（含辖内城市公司）日常办公用品、办公设施设备、办公家具等实物资产，以及宿舍房屋租赁、公司活动用品等零星物品的采购。3．定义行政采购：是指与行政相关的物品及服务、行政长期服务合同、办公场地租赁及装修类合同的采购。固定资产单位价值超过2000元以上且使用期限在一年以上的房屋及建筑、机器、机械、运输设备以及其他与生产经营有关的电子设备、器具、工具、办公家具等。低值易耗品及日常办公用品指单位价格在2000元以下的一般办公用品、办公设备和办公家具（如办公文具、打印纸、耗材、移动硬盘等）。行政长期服务合同指承办商提供设备维修、保养维护、票务、协议酒店、饮用水、办公用品、快递服务、保安保洁、绿植租摆等长期服务合同。商务礼品指公司在商务活动、会议或其他对外活动中，为了商务交流赠送给对方的纪念性礼品。紧急采购无法按正常流程申请采购，但为了满足业务紧急需要的，经由综合管理部负责人同意后可先行采购。4．职责范围集团综合管理部集团综合管理部负责本制度的制定、实施和修订，负责对集团供应商的选定和区域供应商招投标定标环节的审核；集团综管部负责对各区域公司的行政采购管理工作进行指导、督促和检查。区域公司综合管理部负责管理区域公司行政采购类工作，包括供应商选择及管理、预算控制及物品采购。5．行政采购原则及规定集团采购为推动行政服务及物品的标准化，提升行政采购效率、节约成本，集团通过招标、比价等方式，选定集采供应商。（1）集采供应商分类a．办公用品b．办公家具c．办公设备：电脑、视频设备、打印复印设备等d．差旅供应商：机票、酒店预定e．印刷、快递、保洁、绿植等（2）各区域公司、城市公司无特殊情况必须通过集团选定的集采供应商采购。如从其他供货商购买，需要特殊情况说明以邮件方式报区域公司和集团。详情请见《XX物业集团行政类物资采购名录》（RW-JT-AD-GZ00-FL01）区域采购在集团采购范围外，鼓励各区域公司综合管理部在其区域管辖范围内推行区域集中采购，实现区域行政采购管理标准化。公司长期合作供应商各公司综合管理部根据公司物品要求，通过比价的形式选择长期合作供应商，按照集团下发《供方管理操作指引》建立《合格供方库》，并且根据市场行情的变动，实时更新价格。集采、区采、长期合作供应商选定集团区域以及各公司的长期合作供应商需每年根据以下方式进行选定。（1）单笔金额5万及以上采用招投标方式；（2）2万≤单笔采购金额5万及以下采用比较方式，需三方及以上供应商书面报价；（3）原制造厂商或指定代理商可以向一家询价。（4）每年至少一次对公司长期供货商进行评价，评价内容主要包括服务、质量、产品质量、价格、售后服务等情况，不能满足公司需求的应及时更换。其他采购如所采购产品或服务非集团、区域集采供应商、本公司长期合作供货商提供（如单次采购、紧急采购），可按照如下原则进行采购。（1）采购总金额5万元以上（车辆除外）采用招投标方式，无法采用招投标方式采购的需要签批到公司总经理进行情况说明。（2）采购总金额大于2万元小于5万元需要不少于三家供应商进行书面报价；（3）采购总金额小于等于人民币2万元、单价5千元以上的物资需要有询价及比价，可通过正规电商采购，如苏宁易购、国美电器、京东商城。（4）单价5千元以下可以通过电商直接采购。（5）网络运营采购过程中，如供方为中国联通、中国移动、中国电信三大运营商，可进行直委采购。其他供方应通过比价或招投标的方式确定。（6）房屋租赁无论合同金额大小均需通过三方比价形式进行采购。其他采购（1）集团综合管理部建立《XX物业集团电子产品品牌库》（02），每季度更新采购的价格和标准。各公司所购电子产品需按照《XX物业集团电子产品品牌库》中标准进行采购，如果所需电子产品不在品牌库中或超过价格标准，需以邮件的形式将所购物品的价格型号报集团综合管理部审核。（2）综合管理部采购负责人应及时更新《XX物业集团行政类物资采购名录》中的服务类供应商对接人名单、地址和电话，积极联系服务人员上门保养，完善售后服务。6．采购审批流程办公用品由需求部门每月提交申请，由各公司综合管理部统一购买发放。各部门设专员按标准配置领用日常办公用品和设备，日常办公用品由综合管理部部采购专员定期集中采购，存于公司库房。固定资产采购需OA流程审批通过后由综合管理部采购。低值易耗品需求部门邮件提交申请，经由综管负责人同意后由综合管理部采购。商务礼品的采购按照总经理办公费的审批流程进行采购。行政长期服务类合同按照合同审批流程进行采购。各部门如遇到紧急情况（如设备突然失灵、物品缺货影响日常运作），经由综合管理部负责人确认无法执行正常采购流程，可紧急采购。当完成采购物品后，补齐相关流程、文件及资料应妥善存档。7.采购档案管理下列文件由综合管理部存档，以便日后查阅：实物资产申请单合格供方库报价单固定资产入库单低值易耗品领用台账烟酒领用单长期服务供应商合同8.其他本制度自发布之日起实施，根据集团业务发展情适时修订。本制度由物业集团综合管理部起草、负责解释并归口管理。9.附录附录1：01《XX物业集团行政类物资采购名录》附录2：02《XX物业集团电子产品品牌库》