XX家居卖场文件档案管理制度

《文件档案管理制度》第一章发文管理规定为了提高发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据公司现阶段的实际情况，特规定如下：1.发文部门撰写文件行文力求情况准确、观点明确、条理清楚、标点准确、篇幅简短。2.所有的规定（发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施）、决定（对重要事项或重大行动做出安排）、决议（经会议讨论通过并要求贯彻的事项）、通知（要求下级办理和需要共同执行的事项）、通报（表彰先进，批评错误，传达重要信息）、会议纪要（传达会议议定事项和主要精神，要求员工共同遵守的）必须通过发文流程下发文件。3.拟稿人将初稿报送部门负责人审批，部门负责人承担文件的质量责任，经审核后，在“部门核稿”上签字。4.部门负责人审核后报送给分管领导及运营总监审核签发，需要两位领导以上签署意见的采用纸制形式领导会签。第二章文件档案管理条例一、文件范围1、各类公司证照复印件等2、各类合同书等3、公司章程、规章制度等4、产品知识技术资料等5、员工档案文件6、各部门业务中具有保存价值或参考价值的文件材料等等。二、权责1、公司各部将部门内有保存价值的文件由相关人员专职建档保管，负责文件的登记、调阅、交接、销毁、整理等工作。2、公司的营业执照、租赁合同等重要文件复印件由行政部存档。三、说明（一）证照管理1、行政人事部将重要证照复印件留存。2、证照保管人员变动做好交接单签字留存。3、照领用使用登记表的规范，证照保管人监督领用登记情况。（二）文件档案管理1、行政人事部做好部门归档文件档案资料的名目登记表。2、归档文件档案资料的名目登记，保管人签字汇总留存。3、部门重要归档文件资料需复印备份到行政部留存。4、备份的重要归档文件资料，行政部做好名目登记表。四、管理内容（一）文件的登记归档及保管1、文件整理按年度、类型分类为原则。2、保管人员对文档造册、汇编及登记，档案标题要表明清楚，名称确切，填写端正。3、保管人员每月对部门内的文件及时清理、校对，做到与文件登记台帐相符。4、保管人员对所管理的档案保密，并做好档案柜的防盗、防火、防潮、防尘等确保档案的安全性。5、保管人员对过期和报废档案进行销毁时必须有领导的批示和他人的监督下进行销毁，以防失密。6、保管人员保持档案柜内外的整洁干净，做到整齐化，排列分类有条有理。7、调动人员必须办理好文件交接手续，不得擅自带走或销毁。（二）文件的调用1、公司人员借阅档案（包括文件、资料、证书及证明材料）时必须在档案管理人员处进行登记，如实填写所需资料内容方可领取；重要文件、资料（保密性高的文件，应持有主管领导的批示后借阅）。2、公司档案及资料只允许限本公司内部查阅，不可携带外处，以防丢失或泄密；如需借拿走资料，须持有行政经理及主管领导的批示方可。3、借阅资料人员持有资料或文件时间不得超过借阅时登记的期限，到借阅的档案交还时，必须当面与档案管理人员移交清楚，如发现丢失或损失，残缺等问题，应立即报告主管领导，做相应处理。4、借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄拍，不得转借或损坏。否则按损坏公物追究、情节严重的应追究当事人法律责任。5、外部人员借阅有关我公司资料或档案时，须持有公司介绍信及来人身份证明，并持有我公司总经理批示签字认可方能借阅，但不能将档案带出我司。