XX汽车4S店企划活动及宣传广告的管理办法

关于企划活动创意和广宣计划的有关规定为加强企划活动和宣传广告的计划性，进而提升活动和宣传的效果，特制定如下规定：一、活动分类责任部门活动类别销售部促销活动、店头主题活动服务部售后服务活动精品部精品促销活动运营部市场推广活动、品牌建设活动，领导布置活动、客户维系活动二、计划制作及提交1、由责任部门于每月8日前自行提报《活动创意构想建议表》和《宣传广告计划表》，该计划的提报采用三个月滚动的方式进行，即N月提报N＋1月、N＋2月和N＋3月的活动和宣传计划。其中，次月（N＋1月）活动计划要求附简要的活动方案；运营部汇总后于9～10日提报给（副）总经理。例：9月5～8日需提报10月、11月和12月的活动和宣传计划，同时提报10月活动方案。2、活动和宣传讨论会结束后，由运营部编制《泛华丰田活动计划手册》和《泛华丰田宣传广告计划表》，各相关部门根据会议讨论内容修正活动初步方案，并于16号中午前提交运营部，由运营部修正后与计划一起于当月17日前提报至（副）总经理审核，根据领导指示运营部于当月20日前完成最终的活动方案和宣传计划书；3、计划表提报时可结合实际工作对N＋2和N＋3月的活动计划进行微调；4、活动计划及宣传计划提报时需尽量多提报，以备讨论后筛选最佳实施方案；5、活动方案制定：①方案内容：A、活动目的：强调数据化；B、活动担当；C、实施时间；D、准备工作：客户邀请、物品准备、现场布置、工作人员安排等结合活动类别妥善安排。E、活动实施流程：迎宾接待、观众安排（内部员工）、活动节目流程、客户送离。F、善后工作：致谢、数据整理、后期宣传（媒体、网站等）、客户跟踪回访、活动总结等。三、会议1、会议时间：每月8日后的第一个周例会2、会议主持：运营部副经理3、参会人：销售部、服务部、精品部、运营部、管理部、财务部负责人或职务代理人。4、会议主题：讨论确定次月（N＋1月）活动和宣传计划，讨论（N＋2）月和（N＋3）月的活动和宣传主题；5、会议资料：由运营部统一发放计划表，各部门自行准备汇报所需材料四、组织实施（一）活动方面1、准备阶段①由（副）总经理主持，运营部组织活动相关人员召开准备发动会，会上由运营部对活动实施细则及相关配合事项进行说明。②活动所属部门责任人担任活动的总负责人，督导协助各任务小组的工作进展，并定期召开工作协调会确认各类准备工作的进展情况，并于活动前组织彩排。③活动方案中安排的工作人员，不得无故缺席或不参加活动，如有特殊情况由该工作人员所在部门自行协调人员。2、活动实施①活动以责任部门为主，其他各部门全力协助实施。②任务小组各负其责，做好本职工作。3、后续跟进①结合活动方案，各任务小组做好活动善后工作；②活动结束7天内，责任部门负责人组织相关人员主持召开活动总结会议，各任务小组对活动举办的优/缺点做出总结，并于活动结束10日内形成总结报告提报总经理处。③运营部负责整理活动素材（照片等），结合担当部门的总结报告形成活动综述归档。3、当次活动的活动担当负责整个活动布置事项跟踪和检查，对布置事宜未执行到位者，活动担当有权对责任人处以10~200元不同额度罚款，如活动担当未进行跟踪检查，一经（副）总经理查处双倍处罚，该责任由活动担当承担。4、在活动计划会上讨论通过，经领导确认可以开展的活动，各部门不得擅自取消，否则对责任部门负责人每次罚款50元。如因特殊情况不能实施的，需在活动开始前填写报备申请单，请（副）总经理签字确认后提交运营部企划担当。5、每次活动结束后需在一个月内按要求认真总结（内容详见活动总结表）。逾期未总结对活动部门负责人每次罚款50元。（二）宣传广告方面1、实施分类担当部门内容部门内部实施电话告知、运营部电台、报纸、短信、杂志、电视、网络、直邮、海报、展架、展板、横幅等由责任部门提供宣传所需资料。2、宣传广告担当部门要在规定时间内实施宣传，同时将宣传时间和情况告知责任部门。由双方共同对宣传情况进行跟踪。五、此规定纳入公司资料提交管理办法，即未按要求在规定时间内提交资料者每逾期一天给予20元/次/项罚款。六、活动评比：由各部门参会代表根据各部门活动组织情况进行综合打分。七、此办法自发放之日起执行。