商务会议礼仪（PPT31页)

项目六商务会议礼仪演讲者：欧阳小叶31任务一一般会议礼仪（4、21、22、23、24号）任务二专题会议礼仪（25、26、27、28号）任务四会议座次排列礼仪（5、6号）任务三常见会议组织礼仪（29、30、32、33、34、35号）任务一一般会议礼仪会议的类型行政型会议：行政会、董事会业务性会议：展览会、供货会群体型会议：职代会、团代会社交型会议：茶话会、联欢会一、会议准备礼仪（一）建立会务筹备组•组织一个高效率的会务筹备组，选好一个干练、认真的筹备组负责人，是会议成功的先决条件。•如果允许，筹备组的负责人最好是会议主持人。•会议筹备组应下设两个小组：秘书小组与会务小组，前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的所有工作。•（二）会务准备•1.选择合适的会议时间•会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。•2.选择恰当的会议场所•①交通便利；②大小适中；③设施齐全；④符合主题；⑤停车方便；⑥费用合理。•3.谨慎拟定嘉宾名单•与会嘉宾身份的高低，往往决定了会议活动的高低。•4.拟发好会议通知•①标题，重点交代会议名称；②主题与内容，对会议宗旨的介绍；③会期，明确会议的起止和休息时间；④报到的时间与地点，对交通路线，特别要交代清楚；⑤会议的出席对象；⑥会议要求。•5.准备好辅助器材•（1）桌椅、名牌、名茶。•（2）签到簿、名册、会议议程。•（3）黑板、白板、笔。•（4）各种试听器材。•（5）资料、样品。•6.安排好会场•会场的大小，要根据会议内容和参加者多少而定。•在一些大型会议的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找，应在附近安设路标以作指引。会标因在主席台上方，一般红底白字或黑字，字要端庄大方。•7.其他准备•根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，做相应的准备。•8.做会议预算•会议的预算一般包括：场地租用费、会场布置费、印刷品费、文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。二、会议服务礼仪（一）服务人员礼仪1、仪容仪表（着装整洁，不披头散发，坐站姿势要规范）2、语言（要讲普通话，语言文明，不得大声喧哗）3、态度（敬业，乐业，热情，周到）4、纪律（遵守职业道德）5、服务卫生（干净整洁）（二）会议接待礼仪1、会前服务（1）会前接待必须周到细致（2）会场布置必须提前落实2、会中服务（1）会议签到（2）座位引导和茶水服务（3）预防突发事件3、会后服务（1）服务人员应礼貌送客，做好会场清理工作。（2）严格保密会议内容，不得询问、议论、外传。三、与会者礼仪（一）与会者礼仪规范1、尽早回复2、准时到会（不能晚，也不宜过早）3、注意礼节4、专心听讲5、遵守规定（禁止拍照、录像等）（二）主持礼仪主持人应衣着整洁、精神饱满、大方庄重，切忌不修边幅、邋里邋遢。走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度根据座位到主席台的距离而定。入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。四、会后工作礼仪（一）整理会议记录（二）安排与会人员离会（三）会议文件的立卷归档（四）会议新闻报道（五）会务工作总结任务二、专题会议礼仪一、发布会礼仪新闻发布会简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。（一）主要内容1、会议的筹备包括主题的确定、时空的选择、材料的准备、主持人和发言人的选定等2、媒体的邀请在新闻发布会上，主办单位的交往对象以新闻界人士为主。在邀请新闻界人士时，必须要有所选择，有所侧重。3、现场的应酬在新闻发布会进行中，往往会出现这样那样的问题，对于变故的出现。要应对这些难题，除了主办单位人员的齐心协力，密切合作，最重要的是要求代表主办单位出面应付来宾的主持人要善于应变、把握全局。4、善后的事宜了解新闻界的反应；整理保存会议资料；酌情采取补救措施。（二）新闻发布会的程序及礼仪要求1、签到2、会议开始3、领导人讲话（突出重点、语言生动自然）4、回答记者提问的礼仪（不应吞吞吐吐，不能激动或发怒，应保持冷静）二、展览会礼仪展览会是指某单位为了介绍业绩，展示成果，推销产品、技术或专利，而以陈列各种实物资料等供人参观了解的形式的宣传式聚会。•（一）展览会的组织工作1.明确展览会的主题2.确定时间、地点3.确定参展单位4.展览内容的宣传5.展览会的布展工作（二）展览会的礼仪要求1.努力维护整体形象2.时刻注意待人礼貌3.善于运用解说技巧4.参观者的礼仪任务三、常见会议组织礼仪会议的类型很多，比较常见的有：1.工作性会议2.例会3.报告会4.座谈会5.学术研讨会一、工作性会议1.通知的礼仪工作性会议通知一般不宜使用通用格式的请柬或请帖，通知上应明确会议的目的，以便使对方慎重选择会议参加者。如有必要，还应写明会议计划讨论的项目，以便于参加者在会前准备资料并深入思考会议时的发言要点。2.会场安排礼仪工作性会议的会场安排必须集中，一般情况下，座位的安排宜采用“圆桌型”。因为圆桌可使与会者围绕圆桌团团而坐，讨论问题或发表见解都比较方便得体，有助于提高会议的效果。3.会议裁决礼仪在公务会议进行过程中，为了达成会议预期目的，有很多项目和问题是需要与会者进行讨论的。因为每一位与会者看问题的角度不同，因而结果可能是多种多样的，这就需要会议主持者进行裁决。在碰到需要裁决的问题时，“少数服从多数”的原则固然必须遵守，但对少数人的意见也应给予尊重，即使少数人的意见不正确，但决策时如果能注意到这些意见产生的原因和存在的事实，可以使决定考虑得更为周全。因此，会议主持人要善于尊重少数人的意见，并把它交付给全体与会人员反复推敲。二、例会1.参加例会的人员应按固定的时间准时参加会议，如有特殊情况不能亲自参加的也应委托合适的人参加。2.例会适用圆桌和长桌，与会者围桌而坐，集中紧凑，便于发言和倾听。3.例会不宜开得过长，要短小精悍。因此，要充分利用时间，尽可能不出现冷场。三.报告会1.选好报告人（造诣较高、体会较深、影响较大）2.向报告人介绍情况3.对报告人要以礼相待4.提问要礼貌有序四、座谈会1、及时通知，有备而来通知要提前拟定，及时发送。通知上应写明会议的时间、地点、会议宗旨和会随内容，并写明举办单位或部门的名称。2、气氛融洽，引导言路座谈会在座位安排上，主持人最好与会者围圈而坐。3、鼓励发言，言自肺腑为了活跃会议气氛，应鼓励大家发言。五、学术研讨会1.做好会议的准备工作学术研讨会应根据确定的会议目的和研讨的课题，成立筹备组，任命组织能力强、有一定威望者担任负责人。2.出席会议人员的基本礼仪要素出席会议的人员必须衣着整洁，尊敬他人。3.安排好主席台的座位学习研讨会正常进行期间，大会主席台上一般只有大会主持人和报告人，请来的主要来宾和大会主席团的其他人都没有必要坐在主席台上。4.对重要来宾应以礼相待对于出席大型会议的重要来宾，一般安排在听众席的前两排就坐，并在座位前的桌子上摆放姓名座次牌，进入会场应由服务人员引领至座位就坐。一、大型会议（一）主席团排座主席团指正式就座于主席台上的全体人员。（二）主持人坐席主持人又称大会主席，其有三种位置安排方式：一是居于前排正中央；二是居于前排两侧；三是按其具体身份排座，但应就坐于前排。（三）发言者席位发言者的位置一般有两种安排：一是位于主席台的正前方；二是位于主席台的右前方。（四）群众席排座主席台之下的一切坐席均称为群众席，其排位方式有两种：一是自由就坐；二是按单位就坐。任务四会议座次排列礼仪二、小型会议（一）等级式会议的主席坐在离会议厅门口最远的桌子末端。主席两边是参加会议的客人和拜访者的座位，或者是高级管理人员的座位。（二）谈判式宾主双方的代表各坐在会议桌的两边，通常客人面门而坐，主人背门而坐，会议桌的两端则空着。（三）自由式不安排固定的具体座位，由全体与会者完全自由地选择座位就坐。举行小型会议时，位次排列需要注意两点：（1）讲究面门为上，面对房间正门的位置一般被视为上座；（2）通常只考虑主席之位，同时也强调自由择座。