酒店差旅费市内交通费管理制度

第1页共10页XX酒店差旅费（市内交通费）管理制度第2页共10页XXXX酒店集团标准化管理体系文件编号版本生效日期序号版本号修订日期修改单号修改人生效日期1初版/杜XXXX酒店差旅费（市内交通费）管理制度1、目的为了加强差旅费的报销行为规范，明确差旅费报销标准，加强出差的管理控制，特制定本制度。2、适用范围本制度涵盖XX下属企业，适用于全体员工因公出差的情形。3、定义和缩写本制度所称“出差”，指离开本市工作范围100公里外（异地店相同）；100公里以内作为市内交通费报销。“凭票报销”指凭合法的发票报销，发票合法与否由财务部鉴定。总部派驻人员、借调人员（往返除外），不视为出差。4、职责与权限部门/岗位职责4.1各部门负责人4.1.1负责审批本部门员工的《出差申请单》。4.1.2负责审批本部门员工的差旅费（市内交通费）报销单。4.1.3负责在本部门员工的《出差报告书》中做出本次出差的任务达成情况评估。4.2财务管理中心4.2.1负责审核审批差旅费（市内交通费）报销票据的合法性、报销内容的合规性。4.2.2负责经审批后的报销费用的支付和账务处理。4.3人力资源中心、财务管理中心、总裁4.3.1负责制订和修改本制度。第3页共10页办5、工作程序5.1出差申请5.1.1员工出差前必须填写《出差申请单》，明确出差的目的和内容，注明出差日程、预计差旅费用、搭乘交通工具等。5.1.2员工将《出差申请单》呈送本部门负责人审批，各审批人应明确出差的目的和意义，严格控制出差，部门负责人出差由总裁或被授权人审批。5.1.3实行定额备用金的员工，原则上出差不予借款；其他人员如需借款，经部门负责人批准后可以向财务部借款。5.1.4出差前应将《出差申请单》复印件交给人力资源部备案，以备记录考勤；出差期间属于项目完成制，节假日不计算加班。5.1.5出差途中因业务的需要或其他不可抗拒的事由需要延期时，最迟于原定出差期满的前一天向审批人说明原由征求同意。到达出差目的地后，应及时报告本人身处位置及联系方法。出差时间为正常工作时间，应及时报告业务的进展情况。5.2交通工具5.2.1飞机M4级以上（含M4级）员工可乘坐飞机，视出差事宜的紧急程度购买最低价格机票。航空保险：每乘坐一次可报销一份保险费。机场交通：往返机场交通费按票实报实销。超出标准：不够M4级乘坐飞机的：按相同起始点和终点的火车硬卧票价作为报销标准，但不得超过乘坐飞机的实际费用额（包括机票、机场建设费、保险费、机场往返巴士费）。定点购票：集团本部员工出差由集团总裁办安排订票。5.2.2火车公司员工出差可以乘坐火车，连续乘火车6小时以下，必须乘坐硬座，超过6小时（含）的可乘坐硬卧。第4页共10页5.2.3轮船公司员工出差无法搭乘火车或有特殊需要的，可以乘坐轮船。5.2.4长途汽车公司员工出差可以乘坐长途汽车，凭票实报实销。5.3住宿、伙食、交通补助5.3.1住宿费：出差地区有公司所属酒店的，必须在公司所属酒店住宿，酒店作为招待房处理。无公司所属酒店的，可以自行选择住宿，在标准内凭票据实报销。M4级以上（含M4级）员工可选择220元/房晚以上的酒店；M4级以下的员工可选择220元/房晚以下的酒店。北京、广州、上海可按标准上浮25%。同性别二人出差必须合住，报销标准以二人中最高金额一次报销，不得分开报销住宿费。5.3.2伙食费补助：出差地无公司所属酒店的，伙食补助不分途中与住勤，按实际天数计算。M4级以上（含M4级）人员50元/天（早餐10元、午餐20元、晚餐20元），M4级以下人员35元/天（早餐5元、午餐15元、晚餐15元）。伙食补助在标准内凭票实报实销。在分店出差期间，不报销伙食补助。出差返回后报销出差期间发生的业务招待费，不再给予报销该次出差期间的发生业务招待费当天的伙食补助。需要发生业务招待的，要提前向部门负责人提出申请。5.3.3交通费补助：市内交通费实报实销；有固定交通补贴报销的员工在经审批的报销限额内凭合法票据报销。5.4出差期满5.4.1出差者回公司后应在2个工作日内及时向部门负责人汇报，并提交《出差报告书》，作为其部门内部的考核参照。5.4.2部门负责人应对出差人员的出差任务计划达成、工作效率、费用使用在《出差报告书》做出评估，此报告由所属部门保管，并作为绩效考核和费用控第5页共10页制的依据。5.4.3出差者出差结束后，需在返回后2日内向公司财务部提交报销单据，并交回多余款项，否则将从其工资中扣除多余款项；除特殊情况外,如不能在规定时间内报销的,财务部可在不通知其本人的情况下从其工资扣除差旅借款。5.4.4出差人员报销时除相关合法单据以外，还需附有《出差申请书》原件,否则，不予报销。5.5差旅费报销单据控制标准5.5.1出差员工必须获取正规的车船飞机、住宿、餐饮发票，不允许拿白条、普通收据前来报销。住宿费发票必须后附住宿清单（酒店水单以及电话费清单）；交通费发票必须后附《交通费报销登记表》。5.5.2出差员工应妥善保管发票单据，若有遗失，财务不予受理。5.5.3车船飞机票、住宿发票内容必须与前往的省市地区地名相一致，非前往地区的车船飞机票、住宿发票不予受理。5.5.4发票单据不得有损坏、污渍等情况，否则财务不予受理。5.5.5差旅费报销不得使用其他报销单，填写金额数字必须与发票单据保持一致。否则报销人必须重新填写。5.5.6报销单签字手续必须齐全，否则财务不给予报销或冲账。若签字主管不在公司本部，应用邮件确认或根据授权处理。5.5.7对于超出费用标准和不获批准的费用支出，完全由报销人个人承担，若报销发票单据金额已开，无法更正的情况下，报销人必须缴回超标准支出部分的现金。5.6差旅费报销的其他事项5.6.1参加会议、培训、回总部述职和总部外派人员出差回深圳的，只报销路途交通工具费用、途中的伙食补助和按途中天数计算的市内交通补助，不再报销其他费用。5.6.2出差期间，在酒店住宿所发生的电话费必须打印话费清单，个人私话费用不得报销，话费不得列入住宿费用中。不得报销在酒店住宿期间与出差业务无关的费用，如个人洗衣费、私人酒店消费的各项费用。5.6.3员工趁出差之便回家探亲、办私事或游旅，须征得上级批准，绕道或第6页共10页增加的费用个人自理。5.6.4当日出差当日回的，仅报销往返车费、一天伙食补助、一天市内交通费，不得报销住宿费。为鼓励当日往返性出差，当日往返起讫时间10小时（含）以上24小时以下的，伙食和交通补助可额外上浮30%报销。5.6.5费用报销时必须按时间顺序、出差时间和费用类别分别填列，不得混合报销；不同地方的出差不能平均计算报销，不同天发生的住宿费也不能平均计算报销，以上均须按差旅费标准严格控制。5.7市内交通费报销规定5.7.1员工因公务出差无紧急或特殊需要的应乘坐公共汽车；遇紧急或特殊情况需要，向总裁办申请后无法安排公司车辆的，M4级以上（含M4级）员工可乘坐出租汽车，M4级以下员工经部门负责人审批后可乘坐出租车。市内交通费报销时必须填写《交通费报销登记表》，按要求列明交通工具、乘坐时间、办事内容等，并经部门负责人审批。5.7.2有固定交通补贴(如销售部员工)的员工在经审批的报销限额内凭合法票据报销，同时也必须按要求填写《交通费报销登记表》。因公务使用自驾车仅可报销油费，按最高0.80元/公里标准报销，报销时须如实提供公务里程数明细和合法票据。因公务经常使用自驾车的管理人员，可以在经审批的自驾车报销定额内凭合法票据报销。自驾车报销定额、名单由人力资源中心根据业务需要制定，人力资源中心、财务管理中心、总裁会签。5.7.3市内公务出差到分店的，不予报销餐补；因公务确实不能赶回集团或酒店用餐的，须说明情况，经部门负责人审批可按实际误餐数量和标准报销餐补。M4级以上（含M4级）人员50元/天（早餐10元、午餐20元、晚餐20元），M4级以下人员35元/天（早餐5元、午餐15元、晚餐15元）。5.7.4员工出差外地的（本市工作范围100公里以外），其相应时间的市内交通费不予报销（固定交通补贴按实际在市内的天数占全月天数的比例计算相应可报销限额）。5.7.5非出差差旅费的市内交通费报销，必须将上月费用于当月报销，不得跨月报销（如3月份市内交通费应于4月份报销，不得在5月份报销，以自然月第7页共10页日历为准）。5.8附则5.8.1差旅费按部门/分店等各单位进行预算化的管理，各单位将按季/年申报预算，并由负责人来监控预算的执行情况。财务部门应及时向各单位负责人反馈差旅费的执行情况，对异常情况提出预警，并对超出预算的单位可进行冻结，或者要求进行增补预算的批准5.8.2在本制度自2009年6月8日起执行，以往与本制度有冲突的，以本制度为准。5.8.3本制度由总部财务部负责解释。6、支持文件无7、记录表格《深圳市XX有限公司出差申请表》《深圳市XX有限公司出差报告书》《深圳市XX有限公司交通费报销登记表》深圳市XX酒店有限公司第8页共10页出差申请单年月日姓名工号职位所属部门出差目的预计差旅费出差地点期间20年月日始20年月日止（计天）期间变更确认20年月日始20年月日止(计天)出发地经由地目的地交通工具备注：部门意见：部门负责人签名：注1：请出差人复印出差申请单，交给人力资源部作为考勤之用。注2：出差返回后申请付款时将本申请单作为附件提交财务部，无此申请单，财务部将不予付款。第9页共10页深圳市XX酒店有限公司出差报告书出差部门：出差人员：出差地点：出差时间：出差业务工作及目标：日期出差业务内容及完成情况备注出差费用项目摘要金额交通费用飞机元、火车元、汽车元住宿费用住宿晚出差补助出差天、伙食补助元招待费用其他费用费用合计主管评估意见1、工作的完成与目标的达成：2、工作的效率与费用的控制：部门/分公司负责人签名：第10页共10页注：本报告书由出差人员提交所在部门负责人，作为考核参考。姓名：报销日期：年月日部门：日期时间事由办事地点行车路线/车类费用金额费用说明(详细填列)部门负责人确认总裁办核准人（出租）注：1、员工因公务出差无紧急需要的必须乘坐公共汽车，否则公司不予报销。2、因特殊需要需乘坐出租车的，先报总裁办安排公司汽车，公司无法提供公务用车的经总裁办核准后方可乘坐出租车。3、乘坐出租车的每次车票背面必须详细记录办事理由、行车路线、及乘坐“出租车”的必要性。交通费报销登记表