档案学概论复习资料

第二章档案一、档案在称谓上、载体上的沿革1、对文件和档案的称呼：最早见于文字的称为“册”，“典”，周代统称为“中”，秦汉以后称为“文案、案牍、文牍、文书、簿书”。1638年，《请太宗实录》出现了“档案”一词。2、载体上沿革，较早的载体有甲骨、金石（青铜器、铁器、石头）；秦汉以后为简牍、绢帛；东汉以后出现了纸质档案；现代出现了以磁性材料为载体的档案。二、档案的定义及含义1、定义：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。2、含义：①档案是由文件转化而来的；②档案是各种组织和个人在社会活动中形成的；③档案信息的记录方式和载体是多种多样的；④档案是原始的历史记录。三、文件转化为档案的条件1、办毕或处理完毕；2、对日后实际工作和科学研究等活动具有查考利用价值；3、按一定的规律保存起来的文件。四、档案是原始的历史记录1、档案的形成和性质与图书资料不同，作为档案保存起来的文件，它们的产生并非为了形成档案供人们去阅读，最初作为办事工具，为处理当时某件事物的需要而产生，是人们社会活动的产物；2、现今从地下发掘的文物，它们被保存下来，当初一般是无意识的，而档案是人们有目的地选择和保存起来，以备日后查考，档案是人们在处理事物过程中有意识的形成；3、与一般的历史遗物不同，它是以具体内容反映其形成单位或人物特定活动的记录物，具有很强的记录性；4、不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性特点。五、《关于改革和集中管理档案工作的法令》，《文件处置办法》1、《关于改革和集中管理档案工作的法令》：由俄罗斯苏维埃联邦社会主义共和国人民委员会制定，1918年6月1日列宁签署颁布。宣布国家档案全宗档案统属国家所有，由国家档案管理机构按照集中统一的原则加以管理，其所确定的档案归国家所有和集中统一管理原则，不仅成为社会主义国家建设档案事业的重要指导原则，也为社会主义档案学的建立和发展奠定了理论基础。2、《文件处置办法》：1931年，瞿秋白起草，周恩来签批，是我党现存党中央第一个关于文件和档案的重要文献，其中提到文件最理想的是每种两份，一份批阅，一份入库，蕴育着为新中国积累档案资源，及日后国家档案管理的某些构想。六、档案的凭证价值档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的凭证价值。首先，从档案的内容看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而编制的，因此它客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，是确凿的原始材料和历史证件，具有凭证价值。七、实现档案价值的规律性及其指导意义1、档案价值的时效律和扩展律①时效律：档案价值具有时限的特点，只在某一段时间内具有查考价值，甚至利用率非常高，随着时间推移，档案的价值逐渐减小，甚至消失；②扩展律：档案的作用从单位向社会扩展，具有对其形成单位和社会的双重性和过渡性。作为单位工作和生产的必要条件，在一定时间内首先是它的形成单位最需要查考利用，档案对其形成者的首要作用形成了它的第一价值；档案作为社会的财富，具有社会性的需要和利用，档案对其形成者以外的社会作用构成了它的第二价值。档案的作用向多元化扩展。③意义：要全面的估计档案对现实工作和将来的作用，正确处理好档案管理上局部与整体、当前与长远的关系，根据档案室与档案馆的不同特点，采用不同的管理和利用服务方式。2、机密性的递减律和社会性的递增律①机密性的强弱与保存时间的长短是成反比率的，随着机密性的减小，社会性则相应增强。②意义：正确处理好利用和保密的关系，既使保密的档案得以控制，又逐渐扩大档案开放的范围，广泛的实现档案的价值。3、档案的行政作用的弱化律和科学作用的强化律①作用的主要方向是行政作用逐渐向科学作用转化，随着时间的推移，利用者更多的是从科学文化和历史研究的角度利用档案，从而使档案的科学作用居首位。②意义：针对不同时期，作用的不同侧面，使档案作用得以充分发挥。4、实现档案价值的条件律①社会发展水平，社会制度以及方针政策，对档案的需要和可能提供利用的程度有很大的制约作用；②人们对档案的认识和档案管理水平直接影响档案发挥作用的程度，档案作用的发挥，随着档案意识和管理水平的提高而逐步扩大八、国家档案全宗及其实质1、国家档案全宗：也称为国家全部档案，是指归国家所有，统一管理的全部档案财富的总和，它是社会主义国家档案工作中通用的专业术语，是社会主义国家的重要原则和制度。2、实质：档案的所有权以及管理原则和体制问题，即建立国家档案制度和实行社会主义国家档案工作统一领导、分级管理的原则。九、我国国家档案全宗的构成1、按历史时间划分为两大部分：中华人民共和国建国后的档案和中华人民共和国建国前的档案；2、建国前的档案按照其政权所属性质划分为：革命历史档案、旧政权档案。革命历史档案又称革命政权档案，时间为1919年五四运动到建国；旧政权档案包括建国前的历代王朝和国民党、日伪政权的所有档案。3、在全宗构成中历史时间和政权性质两级层次的划分方法经常被省略和并排使用，简称中华人民共和国建国后的档案、革命历史档案和旧政权档案三个部分第三章档案工作一、档案工作及其内容1、档案工作：是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息，为社会实践服务的一项工作，广义的档案工作泛指档案的事业，狭义的档案工作指档案业务工作。通常指的是狭义的档案工作。2、内容：（1）档案的实体管理：对档案原件实施集中、有序、安全管理，是整个档案工作的基础，由四个环节构成：①档案的收集——接收和征集的总称，包括档案室对业务部门归档案卷的接收，档案馆对具有长远保存价值档案的接收；②档案的整理——将零散文件分门别类，组成档案有机体的过程。包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面编目、案卷目录编制、案卷排列；③档案的鉴定——鉴别档案价值的大小，确定保管期限，决定档案保存和销毁的工作环节；④档案的保管——保护档案安全，延长档案的寿命的工作，包括档案的保护技术和库房管理制度。（2）档案信息开发：对档案信息进行输入、处理、输出的过程，是实现档案的价值，充分发挥档案的作用，为社会各项事业服务的关键性工作。⑤档案的编目——对档案的内容和形式进行分析、选择和记录，并按照一定的次序编排出各种目录的过程；⑥档案的编研——编辑档案文献汇编，编写综合参考资料；⑦档案的提供利用——通过信息传递媒介，将档案信息传递给利用者的过程。（3）档案的信息反馈⑧档案统计——以表格、数字形式全面反映档案工作状况的业务。二、档案工作的基本矛盾基本矛盾：档案管理水平与社会对档案需求的矛盾1、我国社会主义档案的初建阶段：1949年到1956年；矛盾表现：档案的分散状况与档案的社会利用及其要求的矛盾。2、社会主义档案工作的发展阶段：1957年到1966年；矛盾表现：集中统一、科学管理程度不高和社会利用广泛性之间的矛盾。3、社会主义档案工作破坏阶段：1966年到1976年；矛盾表现：破坏档案的集中管理和反破坏之间的矛盾。4、社会主义档案工作重新恢复和发展阶段：1976年至今；矛盾表现：档案的科学管理与广泛的社会利用之间的矛盾。三、档案工作的发展规律1、档案工作的分化和整合规律：文档管理一体化，图书、档案、情报管理一体化；2、智能化发展规律；3、档案工作发展和社会环境变化的互动性规律；4、档案工作的社会化发展规律；四、档案工作的性质1、管理性：是一项管理档案的专门业务，是管理的组成部分；2、科学性：采取科学的理论和方法管理档案；3、服务性：通过提供档案材料为社会各项事业服务；4、政治性：档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现；5、机要性：机要性是政治性的一种表现形式，要正确处理好利用与保密的的关系。五、档案工作基本原则及其基本思想1、基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。2、基本思想：①确立了我国档案工作的组织原则和管理体制；②提供了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；③体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作效果的标准——便于社会各方面的利用。六、档案工作基本原则的内容1、统一领导、分级管理档案工作①国家全部档案按规定分别由各级各类档案保管机构集中管理，其中各单位档案由各单位档案室集中管理，各单位形成的需长远保存的档案由各级各类档案馆集中管理；②全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；③对党政档案和党政档案工作实行统一管理。2、维护档案的完整与安全（1）维护档案的完整：①数量上完整、齐全，不残缺短少；②质量上完整，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散、零乱堆砌。（2）维护档案的安全：①物质（实体）安全，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；②政治安全：保护档案免遭有意破坏，机密不被盗窃，不泄密。3、便于社会各方面的利用第四章档案事业一、中央档案馆和国家档案局的职能1、对国家档案工作实行统筹规划、宏观管理；2、集中统一管理党和国家机密、维护档案完整，确保档案资料的安全；3、负责接收、征集、整理、保管党和国家中央机关的重要档案资料，推进档案工作的科学化管理和现代化建设，做好档案编研出版工作，为社会提供利用；4、制定档案工作人员队伍建设规划，组织档案专业教育和档案专业干部培训工作，负责指导档案专业干部评聘工作；5、统一组织领导全国性档案工作外事活动和国际交流；6、完成党中央、国务院交办的有关事宜。二、我国档案事业体系的特点我国档案事业在中国共产党和人民政府的领导下，实行党政档案的统一管理①以党的理论、路线、方针、政策和国家关于档案工作的法律为依据；②以档案行政管理部门为组织协调中心；③以机关团体、企事业单位及其他组织的档案工作为基础；④以各级各类档案馆为主体；⑤以档案专业教育为保证；⑥以档案的宣传出版工作为喉舌；⑦以档案理论与技术研究工作为先导；⑧以档案工作的国际交流活动为对外开放的窗口。建立起了具有中国特色的社会主义档案工作体系并在为社会主义各项事业服务的过程中得到不断地充实、完善和发展。三、档案事业的管理体制1、定义：是档案事业管理机构的体系和组织制度，主要有集中式和分散式两种形式。2、（1）集中式：一个国家在首都设有统一管理政府档案的中心，这个中心可以是专门的档案业务管理机构档案局，也可以是监管业务指导工作的机构——国家档案馆。地方各级档案馆接受其管，是其隶属机构。②集中制的形式有：中国式、法国式、瑞典式。（1）分散式：①一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督，大多为联邦制国家；②分散式的形式主要有：英国式、美国式、瑞士式。3、两种管理体制的比较：无论是采用集中是还是分散式都是由该国是否实行中央集权所决定的；不能把集中制的管理形式与社会主义国家档案工作集中统一管理混为一谈。一般地说，集中制比分散制更有利于发展档案工作、事业，它在全国范围内组成统一的档案机构体系，便于开展档案学研究和提高档案工作水平。不过，应当从各国的不同国情出发，不能绝对说集中制优于分散制。四、档案事业管理机构的职责1、基本职责：在统一管理党政档案工作的原则下，分层负责的掌管全国档案事务，对全国工作进行指导、监督、检查。2、具体任务：（1）制度建设：拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案制度；（2）指导和监督各单位档案工作，在业务上指导档案馆工作；（3）研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准；（4）组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和科学研究等。五、档案室的职责或任务，综合档案室1、基本任务：集中统一管理本单位全部档案，为本单位各项工作和生产服务并定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。2、具体任务：①督促、协助本单位的业务部门，在工作活动中产生和形成文件的归档工作；②接收和保管本单位业务部门移交的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目等，并积极开展利用工作，同时收藏管理一些内部有关的资料，配合档案利用；③定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。3、综合档案室：是企事业单位建立的综合性档案管理机构