如何做好园林资料员

第一章园林工程资料管理概述第二章园林工程资料员的工作内容第三章园林工程资料归档管理第四章园林工程竣工决算要点第五章文件移交及确认手续第一章园林工程资料管理概述一、工程资料组成1工程资料概念工程资料就是在工程建设中，形成的具有归档保存价值的文字、图像、声音等形式的历史记录。包括从项目立项、施工到工程的竣工验收合格投入使用，整个过程中所形成的所有资料2工程资料的内容包括：（1）工程准备资料（2）施工过程资料（3）竣工资料二、工程资料的重要性1工程资料是项目施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，各省市建设部门都明确提出：任何一项工程，如果技术资料不符合标准规定，可判定该工程不合格，对工程质量具有否决权2资料员的工作直接关系到项目的成本投入、工程结算造价等，一个项目是盈利还是亏损，资料员在其中有很重要的作用3工程资料贯穿于整个工程的始终4工程资料可以对现场施工起到监督作用5工程资料可以作为今后工程施工的一种借鉴6工程资料为工程信息查询提供依据三、工程资料管理现存在的问题1全国各地的资料表格格式设计、内容涵盖以及资料的详实方面有很大的差异2各项资料员经验水平不一，是各个项目管理梯队中比较薄弱的一个环节3工程技术资料填写与工程实际进度不同步4项目部资料员调动大，工程资料交接不到位5部分资料员责任心不强、做事不细心，各类工程技术资料收集、归档不及时四、项目部工程资料管理办法1各项目部资料员应及时填制各类工程资料，工作中杜绝拖拖拉拉的工作态度2有经验的带无经验的，老员工带新员工的原则3项目部资料员如调动，需严格按照公司各项规定进行交接4各项目部资料员应尽心尽责，及时收集、整理、存档各项工程资料，以备查阅五、资料员的岗位职责1资料员受项目经理部及工程管理部双重领导，协助两个部门做好日常工作2记录图纸会审情况，跟踪图纸修改变更进度3资料员应及时收集、分析市场信息，加强对工程资料的规范化管理4处理各项公共关系，包括建设单位、设计单位、监理单位以及其他相关部门的关系5及时做好工程的签证、进度款申报、隐蔽工程签证及合同外补充资料等的收集、填制工作6工程完工后，整理资料并做好竣工结算工作六、资料员应具备哪些条件1熟悉电脑操作，掌握基本的办公软件（如Word、Excel等等）2掌握基本和常用的绘图软件（如CAD、Photoshop等）3掌握基本的公文写作技能，可以写作日常的往来公文4了解工程项目的基本工序和分项工程结构5有一定的施工工作经验，对园林施工材料有较好的认识6责任心强，文件整理有序、工作细致7掌握一定的社交和谈判技巧，有一定的沟通能力8能独立计算工程量，最好有一定的工程预算知识第二章、园林工程资料员的工作内容一、填制材料单工作要点1收到工程图纸后要尽早开始计划材料，对于饰面石材、艺术雕塑、花钵、绿化苗木等采购周期较长的材料，下单时间要提前，时间上要留有余地，数量上要预留2-4%的损耗2计划材料应由资料员计算，技术负责人复核，项目负责人审批3要按公司下料单格式填制下料单4计算材料时要充分的利用计算机设备，可大幅提高工作效率：如用CAD计算石材数量、利用EXCEL对计算数字进行汇总等5下料单一式三份，供应商或采购员一份，收货员一份，资料员留底一份二、填制签证单工作要点1签证原因表述要简洁、明了2施工措施要写清楚，原因要写明3工序要分解到最小，尽量按先后顺序进行分解，必要时应附图，用图纸说明更直观、更有说服力4工程量要计算准确完整，要按工序分别计算工程量5签证要及时，一般应先办签证再施工6签证单具有时效性，必须在规定的时间内把签证单整理好，及时的报送监理及建设单位7注意仔细斟酌签证用词，避免存有含糊、漏洞三、隐蔽工程工作要点1凡是会被下一道工序所覆盖，施工完毕后表面上无法看到的项目，都需做隐蔽资料，包括园建基础、如扎钢筋、打垫层、浇混凝土、预埋铁件等；园林绿化的树穴开外与施肥；水电管道预埋等都需做隐蔽资料2隐蔽工程项目完工后，检查应及时，先进行自检，自检合格后，申报建设（监理）单位共同对隐蔽工程项目进行检查验收3施工质量验收的层次：（1）施工质量验收可划分为单位工程、分部工程、分项工程、检验批四个层次进行（2）具有独立的施工条件和独立的使用功能的建筑物为单位工程进行验收（3）根据专业的不同，可将单位工程划分为分部工程进行验收（4）根据工种、工序的不同，可将分部工程分为分项工程进行验收（5）根据工作量、工序、工种可将分项工程进一步划分为检验批进行验收注：单位工程如绿化工程、园建工程；分部工程如树木栽植、景观亭建筑；分项工程如场地整理、石材面层、混凝土基础；检验批如人行道透水砖、登山道石材、停车场植草砖。4在报验一项隐蔽工序时，需将相关材料的检测合格报告等资料附上，如水泥、混凝土等相关材料的检测合格报告，以保证资料齐全、真实、准确5一般按当地建设局固定的格式填报，如果建设单位或监理单位有指定格式，则按指定的格式填报6严谨闭门造册做资料的现象，资料填写要与工程进展同步7对工程质量、数量、价格可能会有影响的、模棱两可的隐蔽，可拍照片存档，避免日后扯皮8部分隐蔽资料还直接关系到竣工结算时的价格，如成品混凝土9隐蔽资料还是竣工验收时所必不可少的内容，是判断工程合格的重要依据四、工程月（期）进度款申报工作1熟悉合同支付工程款条款2及时按合同约定申报工程月（期）进度款3工程量计算要仔细、准确，避免漏项4单价按合同约定计算，合同内无单价或单价不明确的，按当地信息价及市场价格进行申报5税金、措施费、及其他各项取费不可遗漏6进度款申报表表头应标明月（期）次，以方便查阅，例如：xxx工程第（x）次（期）进度款申请表7每月（期）进度款申报完后，将申报资料原件（包括确认清单）移交交于工程管理部存档，以便其他人员查阅8同时交一份给财务部作为确认收入的依据9上交的进度表应由甲方企业印章和相关人员的签字五、其它工程资料填制工作1填制成本进度汇总表（1）按期填报成本进度汇总表，该汇总表是作为公司核算工程成本进度的依据（2）成本进度表以实际付出或将来要付出的成本金额作为依据（3）要计算当月实际完成工程量（4）注意不得重复计列，也不可漏项2以下情况要记入当月工程成本进度表：（1）暂未付款，但材料已进场并已安装完成（2）人工费未支付，但人工已投入项目的（3）尚未确定价格的材料或支出，但确已投入项目的，可预估计列（4）尚未支付，但依约定条款必须支付的费用3、以下情况不应记入当月成本进度表：（1）已付账款或定金，但材料未到现场的（2）材料已到现场，但未安装的（3）其他不应计列成本的情况4采购价格或单项成本价格不明的，应查询采购部或财务部5成本进度汇总表应每月提交财务部成本会计和工程管理部资料管理人员6填制项目立项跟踪表（1）要及时填制（2）要注意资料的收集和汇总（3）要及时变更有关信息（4）要与工程管理部管理人员及时沟通（5）要注意保存管理好有关项目资料（6）资料交接要办交签手续（7）所有对外报出的资料必须有一份存档备查7与相关单位往来公文的填写要求：（1）文字叙述要严谨，理由要充分（2）格式要整洁美观，小到一个标点符号都要注意（3）如需加盖印章的，落章一定要正，不允许有一点的偏差（4）比较重要报告可用公司的信纸打印并加盖公司公章，以表达公司对这件事情的重视8对于建设、监理、设计单位下发的各种公文要及时的反映给项目经理或相关负责人，问题得到解决后，要及时的进行回复9文件收发要及时准确，避免该知悉的未知，该传达的未及时准确传达10对外的公文代表着一个公司的形象，文字上应再三斟酌第三章、园林工程资料归档管理一、园林工程竣工资料包括的内容1公司资料及开工资料2材料出厂质量证明和质量检测报告3隐蔽工程质量检验记录4施工单位工程竣工报告5监理单位工程竣工质量评价报告6设计单位工程质量检查报告7工程竣工验收报告8竣工图二、园林工程竣工资料编制组卷1竣工资料的立卷（1）竣工资料的文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程（2）按照甲方或通用目录要求，将工程过程中所发生的资料整理装订（3）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系（4）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷（5）卷内文件按事项、专业顺序排列，同一事项的报告与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列（6）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后2竣工资料案卷的编码（1）卷内文件均按有书写内容的页面编码，每卷单独编号，页号从“1”开始（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角（3）案卷封面、卷内目录、卷内空白页不编写页号3竣工资料案卷目录及封面的编制（1）卷内目录应填写完整，包括序号、文件编号、文件形成单位、文件题名、日期、页次、备注（2）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷4竣工资料的装订（1）竣工资料装订可使用软牛皮纸（档案馆有卖）作为封面和底面（2）卷内文字材料必须装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法，即靠案卷左侧使用小型手电钻穿三孔，用双股白线穿入后打结固定，要整齐、牢固，便于保管和利用（3）装订时必须剔除金属物，如原资料上的订书针等（4）案卷不宜过厚，一般不超过40mm为宜，可分为卷一、卷二等5案卷的装盒（1）案卷的装具一般采用卷盒的形式，卷盒的外表尺寸为310mm*220mm，厚度分别为20、30、40、50mm（2）卷盒一般采用硬牛皮纸盒（档案馆有卖）或普通文件盒，按文件在前，图纸在后的原则装盒，一个盒装不完，可分几盒装，按顺序排列6因目前园林工程资料暂不需要档案馆存档，故竣工资料一式三份即可满足需求，其中建设单位一份、监理单位一份、我方存档一份，三分资料均要求尽可能是加盖有红章的原件7竣工资料及竣工图应在工程即将完工时开始整理，在竣工验收前整理完毕，并交由建设单位审核三、竣工图的编制原则1按照单位工程并根据专业分类排列，同专业图纸按图号顺序排列。如园建、绿环、水电分三个部分整理，整理完毕后按顺序叠放2图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不得使用复印件3如竣工图没有变动，可在原施工蓝图上直接加盖竣工图章，相关人员签名后即可作为竣工图4少量修改可直接在原图上修改，加盖修改章，标明修改依据，大量修改可另出图附后5凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图6常规情况下，如有施工图的电子版，可使用CAD进行修改，会比在蓝图上修改效率提高很多。在没有施工图电子版或施工图电子版被加密的情况下，可选择在施工蓝图上修改，作为竣工图7所有竣工图应加盖竣工图章（1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理（2）竣工图章尺寸应为50mm*80mm（3）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处8竣工图必须符合制图标准，准确、清楚、完整、真实9不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面大小，图标栏露在外面10竣工图绘制完成后，报至建设、设计、监理单位审核、签字并盖章11竣工图除应有纸质载体外，一般还应有光盘载体第四章、园林工程竣工决算要点1解算资料要完整，资料收集整齐2竣工图需建设、设计、监理单位盖章3所有签证手续已办理完毕4结算清单要与竣工图纸及各项签证单认真核对，避免漏项5与定价格相关、与工程量变更相关的资料和图纸都要准备齐，以备核对6如合同内无价格或单价较低的，需在工程开工前或工程进展过程中，将需重新订价的部分整理出来，报送建设单位确定7结算清单的分项工程价格需报公司工程管理部审核后方可报建设单位8结算工程需及时跟进第五章、文件移交及确认手续1所有外报的文件必须留底一份，并注明于某日期报某单位字样2所有资料管理人员必须准备一本收发资料登记本，对所有收发文件进行备查登记3工程项目完工后，项目负责人员应将施工日志及项目所有资料交资料员，由资料员将工程项目所有资料