外宾接待流程

外宾接待流程一、确定接待内容接待活动前一天需明确以下事项，以便安排后续工作：1、接待对象：掌握来宾信息，包括姓名、所属单位、职务、人数，是否有随行人员或司机。2、接待人员：确定接待活动中的领导名单，包括集团领导和公司领导。根据服务内容和分工确定所有服务人员名单，建立会务组微信群，以便随时通报接待行程、进展及变更事项。3、来访目的：了解来访目的，以便有针对性的安排接待流程和所提供的服务。4、参观地点及接待行程：确定来宾参观的地点以及整个活动过程的行程安排、参观顺序及时间节点。5、服务需求：确定整个接待过程中所需要的服务内容，如接送服务、参观地块、沙盘讲解、会议服务、用餐服务、住宿服务等。6、接待时间：提前了解来宾的出发地点（以便推算路程所需的时间）、出发时间，以及计划到达参观地点的时间。二、来宾接应：对首次来访的宾客和重要来宾，应提前在来访途中等候迎接并引导至参观地点。需提前确定接应地点、时间、接应对象及车牌号，指定专人专车在约定时间前20分钟到达等候。（通常北京市来宾应在京哈高速西集出口接应）引导人与来宾会合后，应第一时间在会务组微信群中通报，距离目的地2公里左右再通报一次，以便公司领导和接待人员做好迎宾准备。（例如：参观目的地为C4办公楼，引导人员应在到达中信第一城时在会务组微信群里通报位置。）三、项目参观服务1、根据接待对象的来访目的确定参观路线，提前模拟一遍，了解路况，发现和解决参观路线中可能出现的问题，记录每段路程所需时间，以便确定最终的接待行程和各环节时间。2、重要来宾来访，需安排专人在参观区域或特定区域巡视，发现问题及时反馈，并协助处理突发事件。3、根据参观人数确定适合的车辆，指定驾驶人驾驶，驾驶员负责提前检查车况，对车辆内外部进行清洁整理，保证油量充足，并备一箱矿泉水供来宾车上饮用。冬夏两季应提前开启空调保持舒适温度。4、确定候车时间，驾驶人员应提前将车辆开到门口等候，注意将车门正对楼门，切不可将车尾对着楼门方向。5、确定随车参观的陪同人员，参观车辆每到达一个目的地应及时在微信群中通报位置，同时，在允许的情况下，对参观过程进行拍照作为存档资料。若除公司领导外无其他陪同人员，应安排指引车在参观车辆前方开路，指引车驾驶人负责随时通报位置。6、参观非本公司区域时，如紫藤堡、天下第一城，应提前联系相关单位，沟通参观事宜并告知参观车辆车牌号，保证车辆进出自由。四、沙盘讲解服务（一）准备工作1、提前一天将接待活动行程告知物业公司，安排保洁员重点清扫参观区域，做好室内通风。清扫首层卫生间，装入擦手纸、卫生纸及洗手液。物业工程部提前一天检查灯光音响空调是否运行正常，发现问题及时维修。接待当天提前1小时启动首层空调，提前30分钟将灯光、音响调试完毕。2、圈定来宾停车场区域，及时通知公司员工停车注意事项并安排保安公司做好车辆疏导工作。来宾车辆到达停车场后，保安员应给予引导和帮助，但对车辆的停泊位置不做强性限制。3、物品准备：准备沙盘专用激光笔3支；在前台位置摆放小瓶矿泉水供来宾自取。在沙盘休息区茶几中间摆放矿泉水、烟灰缸。（二）过程中服务1、来宾车辆到达停车场时，由保安人员将大门全开，并侧立于大门东侧，面向西，立正迎宾；同时，楼内的引导人员开启沙盘灯。2、来宾进入大门时，保安人员立正敬礼，待来宾全部进入办公楼后，保安人员礼毕，关闭大门，立正站于大门内侧，面向沙盘方向。沙盘讲解过程中，保安人员不得随意走动或坐下休息。3、来宾进入办公楼时，由两名引导人员立于台阶两侧，小声提示来宾注意台阶。讲解开始时，引导人员将激光笔和话筒递给主讲领导，并站立于沙盘外侧，随时观察公司领导和来宾需求提供服务，并根据来宾需要将其引导至相应地点。4、在允许的情况下，安排摄像人员进行拍摄。5、沙盘讲解结束后，一名引导人员将来宾引导至下一行程地点，另一名引导人员负责在一层等候收尾。若来宾离开，应尾随来宾后方协助送行。五、会议服务（一）会前准备1、会议室设备：会议室电脑：如来宾座谈时，需要播放影音或PPT文件，应提前确定与投影仪接驳的电脑，保证运行良好，开会前接好电源并开启。投影仪：提前30分钟启动投影仪并与电脑接好，调试好画面，保证投影图像端正，字迹清晰。空调：冬夏两季应提前30分钟启动空调，调试至适宜温度。灯光：根据会议需求将灯光亮度调至最佳，如使用投影仪，需提前拉合窗帘。2、会议室用具：会议桌上摆放物品的标准（见下图）：桌牌距离会议桌边缘50公分，桌牌下方正中位置根据需要摆放A4白纸一张或会议资料一份，桌牌右侧摆放瓶装水一瓶，根据需要选择小瓶农夫山泉或苏打水，瓶装水右侧摆放瓷质茶杯一个，杯把朝右侧摆放，A4纸右侧摆放签字笔一支或根据需要摆放激光笔一支，笔尖向前。播放幻灯时，为汇报人准备1支翻页激光笔，1支备用。会议桌中央，每间隔50公分依次摆放烟灰缸及纸巾盒。茶具准备：参照会议倒水服务。其他：在茶水柜准备富余的会议资料、瓶装水、A4白纸及签字笔，以备用。在允许的情况下，准备录音笔、相机、录像机，提前一天充电，检查内存，保证会议使用。3、会议资料准备：影音、PPT文件：将需要放映的文件提前拷贝至会议室电脑中，确保文件完好，开启正常，同时在U盘中备份以防文件丢失。书面文件：将汇报文件打印成册，与其他资料一齐影印数份，保证与会人员人手一份，同时留有富余。4、其他用品准备：（二）会中服务1、茶水服务：参考会议倒水礼仪。2、茶歇服务：会议时间较长时，需准备茶点台，提供点心、水果及各类茶饮，食物要求方便易取。会务人员应注意及时清理桌上垃圾，及时补充食物，避免空盘。3、会议结束时，会务人员应及时开启会议室门，使与会人员顺利离开，同时注意观察会议室桌面，是否有人遗漏物品。一名引导人员将来宾引导至下一行程目的地，另一引导人员负责等待收尾，避免有停留或去卫生间的客人掉队。六、餐饮服务首先确定用餐人数以及工作餐数量，确定用餐时间和用餐地点，根据不同用餐地点进行不同的服务安排：（一）公司内用餐（以小餐厅为主）1、提前一天确定菜单内容，通知食堂准备食材。2、备齐餐厅常用物品：专用小号纸巾、烟灰缸、牙签、启瓶器、醒酒器、调料瓶、蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等3、餐厅布置：根据用餐人数摆放桌椅、餐具，摆放标准如下：4、接待当天，在用餐时间前0.5-1小时开启空调，调试至合适温度。提前开启灯光。如需饮用红酒，应提前30分钟将红酒打开倒进醒酒器内醒酒。5、用餐过程中，会务人员全程陪同服务（公司领导有特殊指示的除外），待客人落座后开始斟茶，根据需要倒酒。从主宾开始，按顺时针顺序进行。用餐过程中注意观察，根据需要随时添水倒酒。关注用餐人需求提供相应服务，桌上或餐碟中杂物较多时，征求同意后及时清理或更换餐碟。6、上菜注意事项：上菜位置要固定，选择靠近门口的位置。上菜前要提示上菜位置的用餐人，一手端盘，一手轻轻转动托盘。端盘不宜过高，动作要轻缓平稳。及时撤掉空盘。汤、粥类食品应同时提供，不摆上桌，询问用餐人喜好后，在茶水柜处盛好双手端上。7、来宾随行人员或司机，不与主宾一同用餐的，由专人负责陪同接待，至员工食堂用餐。（二）公司外用餐1、根据用餐人数及领导要求选定合适的用餐地点，需提前实地考察环境与服务。2、确定餐标和菜单，预定好工作餐。3、提前预定或准备酒水饮料。4、用餐前1小时，会务人员到达餐厅检查环境和餐饮准备情况，等候来宾。来宾驱车前往用餐地点时，会务人员应在微信群中通报。5、来宾到达用餐地点，会务人员开门迎接，引导来宾至用餐区。6、会务人员和司机等不与主宾用餐的人员一同至工作餐地点用餐。7、会务人员随时了解主宾用餐情况，根据需要提供服务，用餐尾声时，通知司机准备候车。七、住宿服务1、确定住宿人数及住宿人员身份信息，确定住宿标准与住宿时间。2、联系相关酒店宾馆，预约房间，需实地考察宾馆环境、档次及服务状况。3、与宾馆沟通好住宿事宜，做到宾客到达时，出示证件即可入住。4、与宾馆预约服务事项，如早餐、叫早等。5、重要来宾，应提前在酒店房间准备瓶装水及水果，方便客人取用。八、活动收尾1、宾客离开时，会务人员在来宾后方协助送客，来宾车辆驶离，服务工作终止。2、来宾初次来访，应安排送客车辆或引导车辆，将来宾引导至接应地点。3、观察是否有停留客人或领导，以便提供茶水等服务。4、收尾工作：关闭所有用电设备、灯光，回收会议用具和书面资料，清洗清点茶具数量，妥善保管，通知保洁进行清理打扫。5、活动资料收集：对接待活动当天涉及的汇报材料、录音、照片等进行收集整理，统一存档备案。6、活动总结：对接待活动全过程进行总结，梳理工作流程中存在的问题和疏漏，对活动流程进行改进和完善。