采购规章制度

采购规章制度一、目的：为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围采购：本制度适用于公司对外物品、服务、专利、设计等的购买均属于采购的范畴。不需要通过采购的物品：例如电费、水费、燃气费、通信费、报纸、书籍、慰问品、餐费、交际费、差旅费・交通费等。三、职责权限3.1公司制度的制定由管理部负责，可根据情况要求相关部门协助，报管理部备案。审批由经营会议审批，总经理裁决。3.2审批权限小于等于一万元，采购经理审批购买。大于一万元，需总经理审批购买。现金采购需要采购经理审批后代付。3.3组织结构图四、采购权利基本原则采购原则：三权分立原则请购权-由需求部门申请采购权-由采购部门负责验收权-由品管部或者需求部门验收五、采购内部规范1、一致性规范：采购人员订购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经采购部长同意后，差值不得超过请购量的5—10%。2、询价比价规范物品采购必须有二家及以上合格供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。临时性应急购买的物品和招投标物资除外。3、低价搜索规范：采购经理采购副经理外发专员采购专员采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁规范：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购规范：凡大宗或经常使用的物品，都可以通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。详见招标采购程序文件6、审计监督规范：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司相关规章制度进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程1、采购申请：物资申请：需求部门填写《采购单》，按采购申请流程，由各相关部门审批，经批准后转到采购部门采购。注意事项：采购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。采购申请确认供应商询价比价规范低价搜索规范一致性规范总价＜1万采购经理总经理尽量在合格供应商中选择，风险可控，可月结。合同签订询价比价议价进度跟催验收入库对账付款审批方式选择注意使用自有合同模板，规避风险。品管或需求部门验收采购负责进度跟催，发现异常及时反馈对供应商进行业绩评价表打分规避现金流询价记录存档供应商交货统计表合同存档付款申请单NY质量改进函采购单审批方式：按照审批权限方式来审批。按照单个订单的数量，金额选择合适供应商。采购部有权对拒绝不符合要求的采购单，有权对采购数量与申购人员沟通。尽量符合公司利益最大化。2、询价比价议价：（1）每一种物品（物资）原则上需两家及以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，保证质量和交期前提下，按低价原则进行采购。特殊情况需与采购部长沟通后采购。若金额巨大采购部长需要找总经理协商购买。（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。注意事项：询价比价要统筹兼顾市场行情。及时与采购经理沟通。3、样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同其他部门相关人员予以确认。确认的样品需要有相关人员签字。（3）样品一式两份。供应商留一份，便于生产检验使用。我司留一份，便于验收入库使用。注意事项：大金额原材料需要样品确认，或者外协制作时候需要样品确认。4、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。（5）采购人员须建立供应商信息台帐。（6）除了特殊物资外，尽量选择已经在供应商名录的供应商。（7）本土化选择。尽量选择本地供应商，质量交期都在可控范围。注意事项：选择供应商时应该注意供应商在圈内的口碑。避免风险采购。5、合同签定：（1）初次合作供应商或金额较大的订单需要签订合同。签订合同与否需要采购部自行决定。保证高效的前提下，签订合同规避风险。（2）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。（3）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。（4）常规物资或常规外协厂商，需要将采购订单先发给相应供应商询价议价后订购。注意事项：合同签订需要采购经理签字审批后，由总经理确认后生效。6、进度跟催（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。注意事项：进度跟催是采购相关负责人员关注和跟进的事情。交期有问题时候一定要提前上报采购经理。7、验收入库：采购物品（物资）到公司后，由验收部门验收合格后，库管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，3日内办理换（退）货手续。若验收数量与申购单不一致时，若为特殊订购物资，只允许有5%-10%备货补货。若为常规物资，采购申购数量不足采购够买单位时。需采购部写明情况原因，采购部经理签字确认后。仓库验收入库。8、对帐付款：采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。六、考核：1、违反本规定的按照员工守则处罚。2、绩效考核——每月采购经理对部门员工进行绩效考核。七、本制度解释权归采购部，自公布之日起执行。八、本制度附件：上海_____有限公司2016年11月27日