2.3书面沟通

模块二：商务沟通的一般技巧言语沟通非言语沟通口头语言肢体语言副语言物体操纵倾听书面语言二OO六年三月某日，总经理给新来的总经理助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经办。总经理问曹小姐是否明白意思？她说完全明白，于是就去执行。结果到了下午，事情出来了：到了规定的时间，技术部没有按时上交。总经理问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹小姐说，完全按正确的意思传达的。总经理又问为什么技术部没上交？曹小姐说技术部就是没上交，不知道为什么。总经理把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了，为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？技术部负责人说，确实没有听到。到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清楚。商务书面沟通说和写的区别：说：口语化、不严密、别人不一定能理解和记住、表达时可能会出现失误写：具有逻辑性、能够传达给多人、能够保存、传达的信息更准确、让人一看就懂A.又是一年落叶黄，一层秋雨一层凉。整日工作挺辛苦，天凉别忘加衣裳。保重身体多餐饭，珍惜友情常想想。中秋快乐，合家团圆！B.月圆家圆钱包圆人儿圆！心顺情顺工作顺天天顺！祝中秋快乐，万事如意，合家团圆美满！有空请我吃饭哦！C.月很圆，花更香，保重身体要健康；鱼在游，鸟在叫，愿你天天哈哈笑；手中书，杯中酒，祝你好运天天有！欢乐多，忧愁少，预祝中秋节快乐！D.在这美好的中秋佳节里，希望您身体健康、工作顺利、阖家欢乐！圆您渡过一个美好的中秋夜晚！请大家先看看，以下的短信分别适合发给谁：是哥们？很好的朋友？不经常联系的朋友？长辈？上级？客户？恋人？文书写作是：1.职场必备2.社交需要3.永远不会失去的一种技能4.生活、工作的得力助手文书的写作要点内容、用词准确要点明确易于对方理解简洁对象明确、格式正确商务文书的种类商务文书不发行的文书发行的文书记录对外文书企业内部文书碰头会议、记录等采访记录会议记录电话记录问候信函商务信函策划、提案书各种报告书提议书请示书策划、提案书各种报告写作过程写完后重读修改文书，大胆删减一口气写完整理写作思路，考虑文书内容检查细节，确认无误要与不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动随意开始写写停停被动句双重否定长句无关信息错别字过长一、商务信函写作•商务信函在现代商务活动中使用频率高,效果明显,方便易行。•其目的在于传达意见,从事商务交往上的接洽、安排和发展,以便求得对方的理解和合作。•一旦发生经济纠纷时,又常常作为书面证据,具有重要的法律意义。亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨2002年10月1日【课堂练习】判别两封信的高下，并说明原因亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨2002年10月1日写信者不原费神查明联系人语意含糊语法错误与错别字无关信息文书过长说明写信原因暗示下一步应采取的行动知道此信发给谁表明积极的态度只写了一页XXX公司：作为XX市最大的工艺品出口商，我公司非常希望能与贵公司建立贸易关系。附上我公司最新产品目录及报价，若有符合您需求的产品，请随时与我们联系，我们将给予贵公司最大的优惠。此致敬礼！XXXX2007.6.30收信人称呼（顶格写，后面加冒号。）启词：写信的原因，目的（在称呼下面另起一行，前空两格！）正文（在启词下另起一行空两格。）应酬过度祝颂语（祝语一般分为两行书写,”此致”空两行，“敬礼”顶格）寄信人署名日期写作格式15您好别来无恙问候式承前式xx大吉兹（为、因、悉）据（查实、了解）赞颂/公文式启词1上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”“贵公司×月×日赐函已悉正文1清楚明了简洁应酬过度1如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。祝词213即颂时绥、敬颂台安此致敬礼商祺祝万事如意、诚祝生意兴隆引用不用常用祝颂词1中文公文英文2012年7月7日二〇一二年七月七日7/7/2012署名、日期1二、商务报告的写作与商务信函一样，商务报告也是很常见的商务文件。商务报告是搜集、研究事实的人出于特定目的而要求提交报告的人之间的书面信息交流形式。通常是形成决策的依据。正式商务报告的格式前页封面扉页目录摘要主页前言主体总结建议附页附录注释参考资料正式报告的三大内容三、备忘录与用于组织外部沟通的商务信函不同，备忘录主要用于同本组织内部人员之间的沟通。备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。备忘录的类型主要有个人备忘录、交往式备忘录、计划式备忘录。通常备忘录包括五个部分：接收人姓名、发送人姓名，标题、日期和主体。不需附加的问候、地址或签名。备忘录送达：王达先生（人事总监）发送人：李蕴（培训部经理）主题：中层干部培训计划时间：3月11日15时（周一）根据您的指示，我草拟了一份“中层干部培训计划”，供您审批。此次有关本年度中层干部培训的会议将于本周五下午召开。此前，我必须完成所有会议议程、文件资料的准备工作。所以请您在周四下午之前对此份培训计划作出指示，以便我作进一步的调整和修改。附：《2006年度企业中层干部培训计划》一份四、电子邮件•由于电子邮件方便快捷的特点，已逐渐取代了备忘录和商务信函的作用。•由于电子邮件的风格比较随意，语言比较活泼，重视电子邮件通信中的礼仪十分重要。日期：2010年4月12日，星期四，9：03至：[e-mail]由;RonHein([e-mail])主题：服务项目与报价尊敬的顾客：感谢您的询问和**。我们为顾客提供的服务有以下几个方面：1.制作简历和求职材料2.查找和编辑学术资料3.编辑手册报告您可以通过电话和我们进一步讨论为您提供的服务和相应的价格。罗刚M公司市场部经理2010年4月12日电话[phone]传真[phone]电子邮件：[e-mail]网址：ron-bein.com五、明信片和答复卡片•明信片和答复卡片以其快速、廉价的特点成为许多商务人士喜爱的沟通工具。•明信片和答复卡片一般用于传递简短的商务信息如致谢、恭贺、寻求对方答复等。明信片范例（寄件公司名称及地址）亲爱的顾客：感谢您近来的订货，我们公司现正在办理有关事宜。您将在10天内得到答复。在这一段时间内如果您对所订购货物有疑问的话，请与我们联系。并请把印刷在明信片背面左下角的参考号通知我们。以便于我们保证您的货物不致延期。电话购物有限公司六、组织活动必备的文书1.通知2.邀请函的写作3.开幕词的写作确保接受者能收到姓名使用全名No.某年某月某日市场部某某：关于召开市场部全体会议的通知题目一目了然本月的全体例会即将召开，相关事项如下：正文简洁正文日期：某年某月某日地点：会议室议题：1.市场部的情况汇报2.下季度销售计划3.其他文书编号和发送年月日编号是为了方便文书整理办公室年月日（一）通知写作要点：1.称呼要用敬语2.题目简洁明了3.正文最好写上季节问候语以及感谢话4.明确目的和意义5.相关事宜中写清楚日期、地点6.结束语和落款（二）邀请函的写作中秋晚会准备就绪，现需要邀请嘉宾前来参加晚会，请问，你准备如何邀请嘉宾呢？打电话太冒失！发邮件他不一定会看！呵呵，写个邀请函吧！！出版周年纪念庆贺会邀请函敬启值此春花烂漫之际，衷心祝愿贵公司事业蒸蒸日上。平时承蒙贵公司关照，在此表示诚挚的谢意。为纪念本公司创立50周年而发行的美术全集将于近日出版发行。为了纪念这一具有深远意义的时刻，我们决定举行庆贺会。希望您能在百忙之中抽出时间出席，您的莅临将是我们莫大的荣幸。日期时间：某年某月某日几点至几点地点：某某饭店随信附送：会场引导图尊敬的王先生：此致敬礼某某公司请柬（1）在封面上写“请柬”（请贴）二字。（2）抬头写被邀请者（个人的姓名或单位）名称。（3）交待活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等；交待举行活动的时间和地点，如果是请看戏或其它表演还应将入场券附上。（4）结尾。如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”等。（5）署明邀请者（个人、单位）的名称和发出请柬的时间请柬×××先生：兹定于十月一日上午八时在本厂会议室召开新产品签定会，敬请光临指导。××市曲酒厂×年×月×日（三）开幕词是各党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始前由主持人或领导人向大会所做的重要讲话。各位来访嘉宾、瑞强全体员工：大家晚上好！值此中秋佳节到来之际，我向各位嘉宾、演员、全厂员工及你们的家属们表示节日的祝贺和诚挚的问候！瑞强的不断发展，是因为有像您们这样兢兢业业的员工共同努力，也是因为有了像您们这样尽职尽责的员工的付出，瑞强才有了更好的发展前景。成绩的取得来之不易，我们瑞强员工顽强拼搏、开拓进取，同时也有供应商兄弟单位的鼎力支持，在这里，我向兄弟单位、全体员工及一直默默支持我们工作的家属们表示最衷心的感谢！瑞强中秋晚会上的讲话展望我们瑞强今后的工作，我们要以创新为动力，以维护稳定安全为前提，以降低成本、不断改善、以增加收入为目标，团结进取，让我们的瑞强的明天更美好！最后，预祝晚会圆满成功，祝大家渡过一个轻松、愉快的中秋节!现在我宣布晚会开始。1.你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后）而你必须写一封复信，信中你要拒绝他的要求。尊敬的主管：您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。综上所述，希望您能够批准我的请求。此致敬礼王海宾2002年10月9日国庆节即将到来，请为某公司设计两款风格鲜明的节日贺卡寄给广大客户，表示公司对其真挚的节日祝贺并同时进行企业形象的宣传及巧妙的业务联络。要求：格式正确，内容新颖，文字标点规范。【实践环节2】【实践环节3】中秋佳节即将来临，你所在的社团、班级或公司要举行一次中秋晚会，请你以“中秋”为主题（题目自拟），写一篇通知，通知你所在的社团成员、班级同学、公司员工前来观看晚会。关于举行2013中秋联谊会暨首届“乡情互动，资源共享”论坛活动的通知各会员单位：为了庆祝中华民族传统节日，弘扬民族文化优秀传统，增进会员单位之间的交流合作，加