成品发货管理流程及其作业标准

制度名称成品发货管理流程及其作业标准受控状态文件编号执行部门营销、物流、财务监督部门考证部门一、作业流程（图）二、作业标准作业序号责任人作业标准完成时限/备注①报单记录业务岗位销售文员业务员可通过电话、传真、网络等方式报单至相应部门的销售文员处，但必须按照公司《发货申请表》（见附件一：《发货申请单》）规范报货，明确与以及准确客户名称地址、产品、规格、单价、数量等，不允许随意报客户名及产品名的简称，或者多次改单而造成忙乱无章的局面。相应部门的销售文员在接收到业务员的报货后，及时记录报货明细（同上，明确与以及准确客户名称地址、产品、规格、单价、数量等），并核对明细后详尽地填制到《发货申请单》上；1、报单当天完成。2、见附件一：《发货申请单》②送审销售文员、销售会计、销售文员将填制好的《发货申请单》依流程送至相关的销售主管审批，然后交由销售会计审核。（见附件二：《发货审批权限表》）如有异常情况，被销售会计或K3管制时，（例如，超信、名称地址不对、库存不足等），必须第一时间反馈业务员或视情形报批相关上级主管。1、报单当天完成。2、《发货审批权限表》；③制单销售文员、K3销售端口管理员（吴贞）销售文员将销售会计及相关部门主管审批后的《发货申请单》，转交吴贞录入K3系统并编制“发货单”。吴贞接到报单后，及时录入K3制单，（如果被K3管制而无法制单，必须及时反馈业务员或视情形报批相关上级主管）并将编制完毕的“发货单”的第一联“存根联”留存，其它四联全部交由交办的销售文员分别送至物流采购中心及销售会计，进行组织发货及销售台账记账。其中：物流采购中心接收其中的三联单据（出库联、客户联及回单联），销售会计接收一联（计账联），即：第三联“出库联”——物流采购中心接收，用于部门内部出库及留存；第四联“客户联”——物流采购中心接收，随货同行，客户验收货物后签收留存；第五联“回单联”——物流采购中心接收，随货同行，客户验收货物后签字盖章，留待业务员回收、记账后上交营销中心转销售会计上账后留存；第二联“记账联”——销售会计接收，用于销售台账的记账及留存。备注：K3编制打印的“发货单”共计五联（五联单）。报单当天完成。④备货、发货销售文员、物流采购中销售文员将制作好的“发货单”（上述三联）送至物流采购中心，由对方组织备货及发货。报单当天完成。客户物流采购中心经营副总裁（或以上）超限发货销售会计业务员发货申请销售文员权限发货提出申请信息反馈送货单信息反馈正常发货发货部门主管K3销售端信息反馈信息反馈心物流采购中心按相关流程及时办理货物出库及发运。物流部将发货单的“客户联”、及“回单联”用公司统一信封封好，由货运公司随货同行交给客户。两工作日内完成发运。⑤到货验收客户、业务员、物流部门货到客户处由客户接货，严禁业务员自己单独接货；客户接收货物时，必须按随行的“发货单”进行货物的现场查验无误后方可接收；如有货物差异（如，数量不符，产品不符或破损等）时，必须第一时间与责任业务员联系，业务员视具体情况上报物流采购中心及销售部，取得相关部门确认处理方案后方可将处理意见答复客户，不可擅自做主，否则一切损失计入大区费用。货运公司将“客户联”、“回单联”留客户处，责任业务员60天内将客户签字盖章的“回单联”寄达（或带回）公司。⑥运费结算物流采购中心除特殊合同规定情形以外，所有到货运费由公司承担，且由公司与物流公司直接结算。具体操作如下：原则上，到货运费的支付由“公司物流采购中心与承办的物流公司直接结算”，“业务人员及客户均无须且不允许与物流公司直接结算运费”，以下两种特殊情形的运费支付结算方法如下：情形一：短途运费结算。特殊情况下，（如，货物量少或地方偏远等情况，物流公司不直接送达，需客户自提货物的，自提的短途运费统一由客户或业务员代为支付结算，然后由客户出具“（自提）运费垫付证明”，注明事由及金额等详情，并签字（盖章），寄回或由业务员带回公司，由物流采购中心签字证实后进行审批及冲账或报销。情形二：物流过程中的异常变动。特殊情况下，（如，物流公司不守合同，出现货物不送达约定的到货地点，要求客户自提的；或者中途或到站后要求追加运费或当面结算运费的；或者是因货损等原因要求客户按“送货单”签收，否则不予卸货的；或者是蒙骗了客户当场结算了运费的；等等类似的情形，均须在第一时间内与责任业务员联系，业务员视具体情况上报物流采购中心及销售部，取得相关部门确认处理方案后方可将处理意见答复客户，不可擅自做主，否则一切损失计入大区费用。如有必要（如，公司同意先由客户垫付运费等），则必须由客户出具类似于“（自提）运费垫付证明”的相关证明材料，注明详情，并签字（盖章），寄回或由业务员带回公司，由物流采购中心签字证实后进行审批及冲账或报销。⑦反馈、销售台账物流采购中心、销售文员、销售会计物流采购中心在货物发运后的一个工作日内将发货情况当天制表反馈回营销中心办公室，由责任销售文员反馈至相关业务员或视情况报批相关销售主管。同时，销售会计也根据物流反馈情况，两个工作日内再次核对“送货单”（记账联），并将发货单据转及时录入（确认）K3。（因发货未到，回单未收等情况，也应建立类似的虚拟台账），以便于过程查单、查账及货款催收。发运后1~3个工作日⑧个人建账业务岗位业务员在确认发货后，将该笔发货情况及时录入个人的“业务往来明细账”的，以方便记忆及事后对账与稽查。（事后必须密切跟踪到货情况，客户接收情况等）⑨收单、记录、上账业务岗位销售文员销售会计业务员必须按规定，在60天内将发货单的“回单联”从客户手中回收，并据此自查此前的个人的“业务往来明细账”是否与实际相符。并将“回单联”寄达公司销售文员处接收，记录后转交销售会计录入K3的销售台账。注：回收的“回单联”必须有客户的签收确认（签名盖单）及业务员签字。如有特殊情况（如，回单丢失、金额不符等），则必须由客户出具类似于“（自提）运费垫付证明”的相关证明材料，注明金额等详情，并签字（盖章），寄回或由业务员带回公司，进行审批及调账、上账。如果无客户的证明材料，则由责任业务员在公司财务留存的“送货单（记账联）”上签字确认，承担该批货物的完整接收责任。60天内编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期