新模式电子文件管理系统CmodesERMS白皮书

新模式软件集成有限公司2013年12月新模式电子文件管理系统（CmodesERMS）产品白皮书1CmodesERMSV1.0产品白皮书目录第一部分概述...............................................................................2一、应用背景................................................................................................................2二、系统概述................................................................................................................4第二部分CmodesERMS系统功能.....................................................5一、电子文件门户.........................................................................................................6二、电子文件基础配置..................................................................................................7三、电子文件业务管理................................................................................................10四、电子文件开发利用模块........................................................................................15五、基础支撑模块.......................................................................................................17六、海量云存储模块...................................................................................................19七、信息安全支撑系统................................................................................................19第四部分CmodesERMS系统特点...................................................21第五部分CmodesERMS参考标准...................................................22第六部分CmodesERMS运行环境...................................................24第七部分CmodesERMS应用领域...................................................26附件1ACSP软件服务..................................................................28附件2新模式简介.......................................................................302CmodesERMSV1.0产品白皮书第一部分概述一、应用背景随着我国电子政务、企业信息化、社会信息化工作的不断向前推进，产生了海量的电子文件。对电子文件的全生命周期管理（形成、办理、归档、鉴定、处置、销毁）及电子文件安全是我国实施信息化战略的重要任务，是新时期国家管理的基础性工作。党中央、国务院高度重视电子文件管理工作，中央办公厅和国务院办公厅先后印发了《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011-2015年）》等文件，各省也制定并印发了相关电子文件管理细则，这些都为切实加强电子文件管理奠定了法律基础。经过对全国相关政府部门、企业进行调研分析，目前电子文件的管理主要存在以下几个方面的问题：1、“双轨制”运行模式，效率、效益低下。在调研中，绝大多数单位仍然寄托以“双轨制”应对电子文件的挑战。比如：行政办公类文件（收文、发文、内部文件）从进入运转开始就形成了纸质和电子两个版本，办公人员需要对内容相同的两种版本进行重复的或部分重复的办理；产品设计类文件，从产生开始就只有电子版，但当进入审核、校对、归档、分发时又开始双轨运行，需要重复的对纸质文件进行签字、确认。这就造成了业务办理完成时，形成了两套文件归档，一套电子、一套纸质，大大降低了工作效率，3CmodesERMSV1.0产品白皮书信息化的效益也体现不出来。2、电子文件形成过程不规范，重视结果文件，忽略元数据。由于缺乏对电子文件形成过程规范及元数据的理解和重视，很多单位的电子文档管理系统（EDMS），只重视结果文件的保存，而忽略了元数据的保存。有些虽然也保存了元数据，但由于缺乏标准规范，元数据保存不完整、无法交换的情况很多。因此，很多电子文件的真实性无法得到有效的确认。3、管理主体缺位，分段式、分散式电子文件管理模式。根据调查，近年来档案部门在一些单位中的地位越来越边缘化，在政府机关、国有大中型企业中还保留有一定的建制，在很多民营企业中并不重视档案管理工作。但由于档案部门缺乏对电子文件管理职责要求、主观意愿、技术手段，造成了电子文件分段式、分散式的管理现状，在这个管理现状下，档案部门只完整地管理了纸质行政类文件，而业务类纸质和电子文件，行政类电子文件大多分散在业务部门和信息部门。这就对电子文件的安全性、长期保存等管理带来了巨大的风险。当然，目前有些单位已经将档案部门划归信息中心统一管理，也算是在管理上的一些有益探索。4、缺乏信息资源规划，信息孤岛多、系统集成复杂。政府机关、企事业单位受到资金、技术、人力资源的约束，在信息化过程中往往会产生大量的信息孤岛，很重要的原因就是缺乏对信息资源的统一规划。有些企业各种业务系统多达几十个，若要进行信4CmodesERMSV1.0产品白皮书息集成、交换几乎是不可能完成的任务。比如：一个产品的信息可能分布在十几个系统中，这些系统分别从不同的角度描述与该产品相关的数据，这些数据中有冗余、有冲突、有缺失，且当需要一个相对全面的数据时，信息部门也束手无策。5、缺乏对电子文件综合开发利用的有效手段。由于前面的原因，政府机关、企事业单位对已经积累下来的海量电子文件信息资源缺乏有效的开发利用手段。有些单位已经看到了这一问题的严重性，开始着手建设电子文件中心（数据档案馆）。并以此为契机统筹规划信息资源，将纷繁复杂的电子文件信息资源向有条理、规范化、可开发利用、安全可靠的方向迈进。6、电子文件全生命周期安全管理亟待解决。由于电子文件的易共享、易传输、难控制的特点，近年来由于电子文件泄露的安全事件不断发生。针对电子文件形成、办理、存储、归档、利用、永久保存或销毁等各个阶段特点的安全管理策略亟待统一和规范。二、系统概述综上所述，电子文件管理系统（ERMS）是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。它和前段的业务系统、后端的电子文件长期保存系统一起，实现电子文件的全生命周期管理。下图描述了ERMS系统在电子文件全生命周期管理中的位置。用户可根据国家法律、行业规定、自身管理要求，制5CmodesERMSV1.0产品白皮书定电子文件管理范围，并通过ERMS系统实现其管理思路。ERMS系统将通过接口自动捕获、手动提交等方式获取电子文件及其元数据，并按照电子文件管理相关标准进行登记、分类组织、存储保管、鉴定处置，对于满足移交条件的电子文件将其移交到数字档案馆长期保存。更为重要的是，在确保安全的前提下充分开展电子文件的有序开发利用工作。电子文件管理全景图第二部分CmodesERMS系统功能新模式软件结合电子文件管理特点，遵照国家ERMS系统功能标准规范要求，开发出国内首家基于云计算技术的电子文件管理系统。CmodesERMS系统能够对政府、企业等机构产生的各种结构化电子文件、非结构化电子文件、实体文件进行全生命周期（规划、形成、办理、归档、鉴定、处置、利用）的集中管理。形成基于云计算的电子6CmodesERMSV1.0产品白皮书文件管理中心，不断提高电子文件管理水平。CmodesERMS系统强化了电子文件安全管理体系，实现电子文件的存储安全、权限管理、密级管理、生命期控制、文件访问审计、防伪水印控制等。实现电子文件在服务端、终端的安全一体化管理。如下图所示，CmodesERMS系统包括：电子文件门户、基础配置、业务管理、开发利用、基础支撑、安全管理、云存储等7大模块。一、电子文件门户CmodesERMS系统主要面向电子文件管理人员和电子文件开发利用人员两大类用户，电子文件管理系统门户提供统一的单点登录和统一授权体系，为各种用户提供简单、易用、用户可定制化的电子文件门户。7CmodesERMSV1.0产品白皮书针对电子文件管理人员，电子文件门户中包括：电子文件基础配置、电子文件业务管理、电子文件存储管理、电子文件授权管理、电子文件统计分析、电子文件审计等功能。针对普通的开发利用人员，电子文件门户已经简化为一个类似google的电子文件搜索引擎，只要输入你想要的内容，智能搜索引擎会在非常短的时间内找到相应的满足条件的电子文件。二、电子文件基础配置电子文件基础配置中包括：电子文件元数据管理、电子文档元数据管理、电子文件分类方案、电子文件保管期限、电子文件处置方案等功能。2.1电子文件元数据管理现实中每个组织都有丰富多样的电子文件，如：公文、照片、视频、单据、报表等等。每种电子文件都有其特殊的元数据，如下表所示：电子文件类型元数据文书类文号、发文单位、主题词、摘要……照片格式、分辨率……视频格式、分辨率、时长……单据编号、签字人……报表期间、来源、签发人……电子文件元数据管理是ERMS系统的一个基础功能，该功能实现了对各种类型电子文件的注册及元数据的管理。用户可根据需要新8CmodesERMSV1.0产品白皮书增、修改、删除电子文件的类型，对每种类型的电子文件用户可以定义其元数据模型包括：属性名、类型、属性长度、属性说明，并可将元数据模型实例化到数据库中，用于存储特定类型的电子文件元数据。在系统中管理的所有电子文件都有其确定的类型，电子文件从捕获阶段开始就应明确该电子文件的类型，且该类型在归档登记后不应再变化。2.2电子文档元数据管理从电子文档的存储形态上可非为：非结构化电子文档、结构化电子文档。非结构化电子文档是大家最常见的，如Word文档、PDF文档、照片、视频等，这类文档的特点是：有相对固定的文档扩展名，有相对确定的电子文档编辑、浏览工具。结构化电子文档通常是指存储在关系型数据库中的各种表单、报表数据，这类文档的特点是：没有固定的文档显示工具、数据的存在与数据库紧密耦合。ERMS系统中的电子文档元数据管理功能就是管理各种非结构化电子文档、结构化电子文档的元数据。针对非结构化文档主要提供：文档图标、文档扩展名、文档打开方式、类型说明等。针对结构化文档主要提供：文档图标、文档结构定义（属性名、类型、属性长度、9CmodesERMSV1.0产品白皮书属性说明，并可自动将结构模型实例化到数据库中，用于存储特定类型的电子文件）、文档显示