办公用房管理模块操作指南

-1-附件办公用房管理模块操作指南一、功能及流程办公用房管理模块用于登记办公用房的使用情况，并提供相应的配置标准、分析及查询等功能。办公用房登记的总体流程如下：1.系统管理员配置办公室配置标准（系统已默认配置好）；2.各使用单位通过“房屋情况登记”功能登记本单位的房屋使用情况、楼层情况及单元情况；3.各使用单位通过“办公用房清理整改”功能导入并上报超标办公用房清理整改情况；主管部门审核下属单位上报数据，并汇总上报到上一级部门；4.各级部门或单位可通过办公用房查询的相关功能查询到房屋的详细情况及统计分析结果。二、功能使用说明（一）功能操作指南本功能通过图片方式显示出办公用房的管理流程，可点击流程图中的功能链接进入相应的业务功能中。-2-（二）办公室配置标准设置本功能用于设置各级工作人员办公室使用面积标准。目前系统已根据《党政机关办公用房建设标准》文件的要求预设好各级工作人员办公室使用面积标准。使用面积标准见附录1。配置标准设置方法：1.使用系统管理员账号登陆系统，进入“办公用房管理办公用房配置标准办公室配置标准”功能。2.点击【新增】按钮，在弹出页面中填写单位类别、用户职级及使用面积标准。3.当发生配置标准变更时，可通过【修改】和【删除】按钮对配置标准进行变更。（三）各单位登记办公用房情况主要是通过对现有房屋建筑物进行细化登记，先对建筑物进行固定资产卡片登记，然后针对已登记的房屋固定资产卡片进行细分楼层，最后再细分各个单元（办公室）。-3-各使用单位在通过“办公用房管理办公用房信息登记房屋情况登记”功能，登记本单位用于办公的房屋情况、房屋楼层情况及单元情况，登记流程如下：步骤1，添加房屋信息：通过【新增房屋】按钮将本单位用于办公的房产登记到本功能来，该部分房产包括本单位自有的，以及从其它单位借用或租用的房屋。操作方法如下：1)点击【新增房屋】按钮，选择房屋来源（包括“自有房产”和“借用/租用”）后点击【确定】，在弹出的页面中选择房屋卡片记录，或新增“借用租用”的房屋信息（其中自有房产为已对账的房屋卡片）。2)如房屋信息登记有误，可通过点击【修改房屋】/【删除房屋】按钮对房屋进行修改/删除。步骤2，添加楼层信息：通过【楼层管理】按钮，对房屋的所在楼层进行定义。操作方法如下：1)选择要定义楼层的房屋记录，点击【楼层管理】按钮，在楼层管理页面中通过【新增】按钮添加楼层，可批量产生（本栋房屋有多少层用于办公，则要添加多少个楼层，如一栋大楼中只有5-10层是本单位人员办公，则只需在批量产生中填写6，然后点批量新增，最后填写楼层）。2)如楼层信息登记有误，可通过点击楼层管理页面中的【修改】/【删除】按钮对楼层进行修改/删除。步骤3，添加单元信息：通过【单元管理】按钮，对房屋单元进行登记（一个办公室定义为一个单元）。需要在本功能中登记单元的使用部门、所在楼层、单元用途及使用人等情况。操作方法如下：1)选择要登记单元的房屋记录，点击【单元管理】按钮，在弹-4-出的单元管理页面登记单元情况。2)点击单元管理页面的【新增】按钮，在单元信息页面中填写单元的详细信息，页面如下：单元重要字段填写说明：所在楼层：填写该单元在哪个楼层；使用部门：填写该单元由哪个部门的人员使用，可填写多个部门；单元编号：为单元编制一个编号，与区别于其它单元；单元名称：填写单元的名称，可填XX办公室、XX会议室或填写房间号等；单元面积：填写单元的使用面积；使用方向：填写单元的使用方面，提供自用、出租、出借、闲置等选项。功能分类：选择单元的功能分类，包括办公室、专业用房、服务-5-用房、设备用房、附属用房等选项；单元用途：根据功能分类选择单元的具体用途，单元用途的可选项及与功能分类的关系见附录2，注意要先填写功能分类后才能填写单元用途；使用人情况：登记本单元的使用人及使用人对应的职级、人数、使用面积等信息（只有当单元的使用方向为自用，并且功能分类为办公室时才需要登记使用人情况，其它类型的单元则不需要登记）。添加使用人：点击【添加使用人】，在弹出的使用人情况登记页面中填写使用人情况，即登记该办公室具体由哪些级别的人在使用。使用人情况如下图：同一职级的人员添加一行记录，并且填写每一职级的办公人数、使用人名称或所在部门、使用面积之和。通过【修改】、【删除】等按钮可以修改或删除使用人情况信息。（四）办公用房清理整改情况登记1、使用单位导入并上报办公用房清理整改情况各使用单位通过“办公用房管理办公用房信息登记办公用房清理整改办公用房清理整改情况登记上报”功能，导入并上报本单-6-位的办公用房清理整改情况，流程如下：1)模板下载：点击【导入】按钮，在弹出页面中点击“导入模板下载”可下载Excel模板；2)数据填写：在下载的Excel模板中填写办公用房清理整改数据；3)导入：点击【导入】按钮，点击【选择】按钮选择填写好清理整改数据的Excel文件，最后点击【导入】后根据提示操作完成办公用房清理整改数据导入（注：每次导入时都会覆盖上一次导入的数据）；4)上报：确认数据填写无误后，点击【上报】按钮上报数据到上一级主管部门。2、主管部门汇总并审核下属单位办公用房清理整改情况主管部门通过“办公用房管理办公用房信息登记办公用房清理整改办公用房清理整改情况汇总审核”功能，审核并汇总下属单位上报的数据后上报到上一级部门，流程如下：1)审核：检查下属单位上报的数据，如发现有误，通过【退回】按钮将报表退回下一级单位重新修改；2)汇总：当确认下属单位全部上报完毕后，点击【汇总】按钮汇总所有下属单位的数据；3)上报：确认汇总总后的数据填写无误后，在“本单位报表”标签下点击【上报】按钮上报数据到上一级主管部门。（五）查询统计1、单元房屋查询用于所选单位的房屋情况及房屋内单元情况。-7-（图1）（图2）上图1为房屋情况：可通过单位名称一栏（图1中的A部分）选择要统计的单位，系-8-统自动统计出下属单位的单位数量、房屋数量、建筑面积、办公面积、办公人数及超标情况等；页面左边列出的所选单位的所有房屋情况，点击房屋名称（图1中的C部分）可查看到房屋的详细信息（图1中的D部分）点击房屋的“更多详细信息”的链接可查看到房屋的更多信息；点击房屋详细信息中的【单元情况】按钮，可以查看房屋的各个单元的情况；点击超标情况（图1中的B部分）后面的【详情】按钮，可查看到超标单元列表；点击超标单元中的【查看】按钮，可看到单元的详细信息，见图2。上图2为单元的详细信息：页面中部显示单元的详细情况，页面顶部显示了单元所在的房屋情况（图2中的A部分）及楼层情况（图2中的B部分）；可通过切换不同的楼层后（图2中的B部分），点击楼层下面的单元名称（图2中的C部分）查看不同的单元；页面的底部列出了本单元的使用人情况信息（图2中的D部分），包括使用人职级、人数、使用面积、人均面积及超标情况等。2、房屋登记查询1)查看房屋明细信息：显示单位的房屋信息信息，在页面双击楼房单据可打开查看房屋明细。2)查看楼层信息：选择一条房屋记录后，点击【楼层管理】按钮，弹出楼层列表，在列表中可以看到房屋有哪些楼层及每个楼层中登记的单元；通过点击单元链接可以查看到具体的单元信息；3)查看单元信息：选择一条房屋记录后，点击【单元管理】按钮，弹出单元列表，在列表中可以查看到当前房屋登记的所-9-有单元情况，双击单元可查看单元的详细信息。3、房屋情况统计：系统通过列表、柱状图、饼状图等形式对房屋单元的情况进行统计，可通过点击“业务类型”中下拉选择查看不同的业务的统计结果，包括按房屋的使用方向统计、按单元用途统计和按单元功能分类统计等几类统计口径。如下图：4、单元自定义统计表通过点击【统计条件设置】自定义选择统计的数据范围、统计口径及统计项来查询所需要的单元情况数据。如下图：（注：当统计口径为空时，列出符合条件的所有单元信息，当选择了统计口径后，只对单元面积进行分类统计）10附录1：各级工作人员办公室使用面积类别职级使用面积（平方米/人）市级机关市级正职42市级副职30正局（处）级24副局（处）级18处级以下9附录2：房屋分类及单元用途房屋分类用途办公用房办公室包括领导人员办公室和一般工作人员办公室、其他服务用房包括会议室、接待室、档案室、图书资料室、机关信息网络用房、机要保密室、文印室、收发室、医务室、值班室、储藏室、物业及工勤人员用房、开水间、卫生间、其他等设备用房包括变配电室、水泵房、水箱间、中水处理间、锅炉房（或热力交换站）、空调机房、通信机房、电梯机房、建筑智能化系统设备用房、其他等附属用房包括食堂、停车库（汽车库，自行车库，电动车、摩托车库）、警卫用房、人防设施、其他专业用房教室、实验室、其他