内部沟通与部门联系制度

内部沟通与部门联系制度一、目的为加强各部门之间的良好沟通，创造和谐高效的工作环境，使公司的各项管理工作顺利进行，特制定本管理制度。二、适用范围集团所有部门三、职责1集团所有子公司、部门均有责任协助相关其它部门完成相关的工作；2人事行政部负责协调各部门之间未能协调解决的问题。四、沟通原则1.要有大局观念不要认为问题与本部门利益无关而置之不理，而应从大局出发，替别人着想，也是为了公司的整体利益，积极配合别人解决问题，发扬协同作战的精神，做到分工不分。2.有正确的心态，当有不同意见时，杜绝意气用事，抱着一切为解决问题的心态进行沟通。3.主动性原则不要在沟通遇到问题时，就把问题搁置，等领导解决，应主动寻求多方沟通，直至问题解快为止。五、沟通方法1.当面沟通2.电话联系或QQ联系等3.书面或OA系统传阅沟通六、各部门之间沟通合作管理程序1.各部门按照《部门事务联系函》理清本部门各员工岗位职责，实行责任到人的制度。2.每次部门之间任何事项的联系必须有书面文档，以表单为主。表单制作必须清晰，且有流程说明。3.一项工作需其它部门协助才可完成时，可通过《部门事务联系函》进行协调沟通，公司任何人都可以根据工作需要发《部门事务联系函》，接收《部门事务联系函》者必须全力配合发出人完成委托工作，接收人对发出人负责。4.填写《部门事务联系函》时务必注明要求完成的日期，如书面提交时必须有接收部门负责人的签字。书面的《部门事务联系函》至少一式三份，即发出部门一份，接收部门一份，人事行政部一份。重大联络事项还需交一份至公司总经理。如在OA发出的，接收部门必须在OA系统中确应收到函件，并确认完成时间。5.执行《部门事务联系函》者在接收《部门事务联系函》时可确定完成时间，需立即回复；若《部门事务联系函》交待事项较难确定完成时间，则在24小时内回复发出者完成时间。执行者在执行过程中因难度大、变化大、弹性大而不能在预计完成时间内完成该项工作，双方协商，经发出人同意后，可修改预计完成时间（在OA传阅中追加确认完成时间）。6.执行者必须无条件接受《部门事务联系函》委托事项，不得以任何理由推卸，若不属于自己职责范围的工作，可以经上级转给人事行政部，重大事情可转交给公司总经理。7.各部门之间的沟通本着对事不对人的原则，就事论事，每次针对每件事情进行分析、解决，获取结果。不得互相指责、抱怨，更不能漫无边际地议论某人或某事。8.凡在公司内部工作期间，员工向领导汇报或商讨工作时，必须就某件具体事情交流，客观对待，绝对不允许带个人偏见地谈论工作中的人和事。9.公司中高层管理人员的言行举止影响到每一位员工，所有管理人员必须做到言必行，行必果，以身作则，任何时候对待每件事情都要起带头作用。七、沟通工作相关实施要求1.建立分层协作制度，明确子公司总经理、各子公司部门负责人、具体岗位的职责分工：子公司总经理负责综合性的协调，人、财、物资源的匹配；部门负责人主抓协调工作的落实；具体岗位负责执行各项工作任务。2.设立定期的工作例会制度。为开展部门间沟通方式，由各子公司轮流定期主持召开工作例会，相关部门列席会议，解决协调工作中遇到的实际问题；同时，也可将协作流程的合议，也一并纳入工作例会议题。3.建立责任共担机制。跨部门合作不仅仅是各部门按业务程序规定做完自己分内的事情，亦有责任跟催和协助其他部门共同完成任务；同时，跨部门合作业务未达成预期指标的，相关责任应由所涉部门共同担负。特别是针对沟通不及时，导致工作准备不足，开展不利的，要追究相关的责任。4.建立绩效共享机制。在跨部门合作中，预期绩效的产生，是协作各方共同努力的结果，只是由于分工的不同，对于绩效贡献的比例不同。因此，对横向沟通工作的绩效考评，必须重视绩效分享问题，而不能单纯归于某一部门。5.设立协调工作牵头部门。将协调性工作纳入各部门的年度工作计划，由专门的牵头部门统一汇总、调度，并对效果工作开展情况进行考核。八.部门之间联络以及事情处理未果的处理方法1.人事行政部作为公司处理投诉部门，每接到一宗事务未处理的投诉事件，根据《部门联系单》或其他书面联系资料查核，一经属实，对未处理部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。2.公司总经理、主管集团副总经理每接到一次事务未处理的投诉，即对被投诉部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。3.公司级会议上每收到一次事务未处理的，对被投诉部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。4.人事行政部负责对部门之间配合的每笔事项进行追踪，根据《部门联系单》提供的信息确认，一旦发现有事情未按时按质按量处理完毕的，不论是发出部门未做检查，还是接收部门未做回馈，都对两个部门的当事人处以50元/次的的奖金扣罚，同时对部门负责人处以100元/次的奖金扣罚。5.各部门负责人对公司的发展起着引领作用，对所有员工的一言一行都起着指导和带领的责任，且有权责对公司员工的言行进行管理。若发现部门负责人对员工抱怨投诉的言行不作以制止或说理，对该负责人处以50元/次的奖金扣罚。6.各部门在处理沟通协调工作中，能按时按质完成工作的，经年度汇总分析后，对完成各项符合按时按质要求的，且未受任何因事务未处理的投诉的，奖励部门负责人500元。九，本管理制度自2013年2月1日起生效，试行三个月，试行期满若无异议，继续实施。之前相同权限下与之不相符的，以本管理办法为准。部门间沟通处理流程提出部门填写《事务联系函》，按要求填写联系事项，工作事项要求及完成时间，提出部门通过OA传阅方式，提交给相关协助部门负责人，人事行政部事务督导人、子公司总经理等相关人员接收部门在OA传阅过程中，提出完成事处的处理意见及完成时间，如需追加协调处理部门的，可在OA中追加传阅人员。追加传阅部门在传阅中加处理意见及完成时间提出部门对事处完成情况，在OA传阅中反馈事处处理结果人事行政部对每项事务协调工作进行汇总，对未按规定完成的项目提醒相关人员，并给予处罚部门事务联系函问题提出部门负责人签名提出日期需协助部门联络事项级别□一般（3-15天内解决，完成时间：）□紧急（3天内解决，完成时间：）□其他（规定时间内解决，完成时间：）需协助的工作内容与要求协助部门意见协助部门负责人签名：日期协调工作中出现的情况部门负责人签名：日期协调工作完成情况提出部门负责人签名：日期：协助部门负责人签名：日期：