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电子邮件礼仪——让我们高效沟通2017/11/28目录243331电子邮件礼仪的目的电子邮件的收件人和主题电子邮件的内容、结尾、附件电子邮件的回复、转发总结35你会很惊讶地发现在当今这个时代,一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要,许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复,或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者,会使你的公司很有竞争力。PhillipHunsaker《管理技能与方法》附录C电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个:•专业特性:–通过使用合适的邮件语言,你可以传达出一个专业的形象,“我很专业!”–特别是对那些我们不认识的人,这是他们判断我们的唯一方法。•效率:–邮件组织得当、条理清晰,避免浪费他人时间•严肃性–商务电子邮件不同于私人邮件,它具备严肃性和商务规范性.31电子邮件礼仪的目的•收件人(ToList)–需要回复或采取行动的人–不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”•抄送(CCList)–需要了解此邮件事项相关的人–通常包含发件人的主管和收件人的主管,因为双方主管都要了解你做的事•密送(BCCList)–发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道2电子邮件的收件人和主题2.1收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)•思考:–你发出的邮件,数据或内容有错,收件人以为你的主管已经审核过了,而实际上你的主管并不知情。2电子邮件的收件人和主题2.2收件人、抄送和密送注意事项•出部门邮件,必须抄送给部门主管(总监、经理、副经理),出公司邮件,必须抄送给分管副总或总经理•公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。•邮件只发给该发的人,不要发给不必要接收此邮件的人,以节省大家的时间•不建议使用密送BCC有可能看不到TO&CC的人,BCC的回复有可能让TO&CC的人看到•回复邮件时注意–要根据邮件内容修改“收件人”和“抄送”名单,–不要随便就回复给所有人,通常不使用“回复全部”2电子邮件的收件人和主题2.3谨慎使用“群发邮件”•因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜•除了董事长/总经理“致全体员工”外,其他人禁止使用群发邮件•通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员,由部门主管负责传达(这是部门主管的责任)•不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了,一旦这样,你出错的机会就多一次。•不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责发送。2电子邮件的收件人和主题2.4邮件主题•主题一定要写,不能为空•主题必须具体,不含糊,且有意义–例如:“20110813生产部周工作例会会议记录”•当回复邮件时,要修改主题以反映新的内容•邮件回复或转发多次后,主题前面会自动添加“回复”、“Re”、“Fw”等,你要适当删除,保留最多两个。这样的例子就没有意义,如:•在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时,请删除主题中的“发送附件:”,不要出现“发送附件:XXXX”Re:Re:Re:Re:Re:清明节放假事宜2电子邮件的收件人和主题2.4邮件主题•主题的含义要具体且有意义–以下的主题不够具体,不方便收件人理解:不要使用“万金油”邮件主题2电子邮件的收件人和主题2.5回复邮件时注意:主题与内容相符•主题要与邮件内容相符,特别注意在回复邮件时或转发邮件时,要根据邮件内容修改主题。—以下例子不应是回复邮件,而是要新建邮件:2电子邮件的收件人和主题2.6主题不是正文•不要把邮件正文内容写在主题中,除非只有简单的一句话–以下是不恰当的邮件主题•邮件要有称呼•称呼要和收件人清单一致,不含抄送人•当收件人为多人时,称呼可用:–各位:–各位领导:–各位同事:–Dearall,(如为英文邮件,要用逗号)33电子邮件的内容、结尾、附件3.1邮件称呼•正文要从“称呼”下另起一行,不要从“称呼”在同一行开始。•按逻辑顺序安排邮件内容–首先:开门见山,点明问题–其次:细节描述,背景说明–接着:提供支持性材料或附件–留意:原邮件(先前的邮件)加在回复内容之后•6W1H:Who,What,Where,When,Why,How(人事地,时因法)–清楚表达你的观点–每个项目都需要有一个责任人和截止日期33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意:邮件正文也许很短,但不要写在“主题”中•邮件中出现错别字会被认为是做事不认真,客户由此判断一个团队做事不认真。因此,一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失•如果使用outlook等写英文邮件,则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件,则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查•特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名字按身份证上写,不要说“身份证是错的”,更不要按自己的喜欢来写)–常见写错的名字有:丽莉利,平苹萍,洪红宏,华桦,清青菁,林淋琳,玲铃,民明名,生升,娇姣,英瑛33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—避免错别字•正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—使用正确的标点符号(1)、会议时间:9:00~10:00(2)、日期:2011、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出现错别字;二、要注意标点符号要正确。(1)会议时间:9:00~10:00(2)日期:2011.7.122.3.12.3.2一.要注意不要出现错别字;二.要注意标点符号要正确。以下的标点符号哪些是不正确的:以下修改后正确的标点符号:•英文邮件中的标点符号33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—使用正确的标点符号Punctuation–Period(.),comma(,),colon(:),semicolon(;),questionmark(?),exclamationmark(!):nospacebefore,onespaceafter(Exception:nospaceafteriffollowedbytheendingparenthesis.)Parentheses–Nospaceoneithersideofthetextwithintheparentheses,onespaceoneithersidebeforeandafter.(Exception:nospaceaftertheendingparenthesisiffollowedbyapunctuation.)感叹号:主要用在感叹句的句末,表示强烈的感情。感叹句是以抒发感情为主的句子,它所抒发的感情有赞颂、喜悦、愤怒、叹息、惊讶、伤悼等,句末都要用感叹号。《百度百科》33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—特别注意谨慎使用感叹号•除了“您好!”、“谢谢!”之外,都不要使用感叹号。•在书面沟通和电子邮件沟通中,使用感叹号就表示拍桌子、大声吼叫、挥舞拳头、用中指指人•有的人甚至用一个感叹号还觉得不够,还用三个!!!,这是非常强烈的咆哮。33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—语气•使用“请求”的语气以示尊重,不要用“命令”的语气。不好请各事业部将XX表于明天报上来,谢谢。(你认为很客气?,其实存在着严重官僚)好请各事业部将XX表于明天发给我,谢谢。不好附件是XXX文件,请查收!(除了“你好!”“谢谢!”再不要用感叹号)好附件是XXX文件,请查收,谢谢!33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—字体、颜色、缩进•商务邮件具有其严肃性–不要采用不同的字体,除非很必要–不要使用不同的颜色,除非你想用不同的颜色强调某些东西•电子邮件软件可能互不兼容,例如Notes和Outlook–例如“删除线”,在另一邮件系统中可能不显示–在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”,因为用另一软件打开它们可能导致文本不对齐–发给公司外部的邮件,避免使用上述不兼容的格式33电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项—缩略语•当邮件是发给客户时,请使用规范的缩略语•可以使用:ASAP,FYI,FYR,等.•不要使用:–plsplease–refrefer–Attnattention–q’tyquantityorqty–perasper–B’R,BstRdgs,BestRegards–Thksthanksorthankyou33电子邮件的内容、结尾、附件3.3邮件结尾•BestRegards.•祝工作顺利,身体健康!•注意:–尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾,这显得不严肃。如:33电子邮件的内容、结尾、附件3.4邮件落款签名•让别人知道您是谁或如何找到您–包括:您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手机(紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员,也可以加上公司地址。•发到国外的邮件–用英语写:您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手机、电子邮件地址、公司地址。–注意:电话、手机前加86,且书写要正确。•落款位置–电子化邮件,落款签名直接居左对齐,不必靠右•特别注意,当你使用别人的邮箱时,要写上发件人(你自己)的姓名,避免收件人误会。33电子邮件的内容、结尾、附件3.5日期和时间格式—日期•避免:09/05/11,09-05-11(究竟是哪年哪月哪日呢)•美国、台湾:2011年9月5日•英国、香港:2011年5月9日•避免:5/6’11,5/6’11,5/6’2011•虽然表明是2011年,却不清楚是5月6日还是6月5日•避免:5/6,6/5•您谁能说清这是哪一天?•正确的写法:2011年4月7日,2011-03-25•或用英文:April21st,20112017、11、282017.11.2833电子邮件的内容、结尾、附件3.5日期和时间格式—时间–12小时格式:上午9:00,下午2:00;9:00am,2:00pm–24小时格式:9:00,14:00;–注意:12:00am指午夜;12:00pm指中午,–所以不要写:“会议时间:2/6,11:00-12:00am”–2月6日还是6月2日?–是半夜还是上午?(有时候与美国客户开会,中国是晚上,对方正好是白天)33电子邮件的内容、结尾、附件3.5附件-1•在邮件的正文中要提及所加附件的名称–杀毒软件可能删除带病毒的附件•在邮件的正文中要强调附件中的重点–节省收件人时间•压缩文档,文档通常不要大于5MB–加快传输速度–附件大于5MB时要压缩–附件太大(大于10M)时,要分成多个邮件•发送邮件前应打开附件进行检查–确保所加附件是正确的文件和版本33电子邮件的内容、结尾、附件3.5附件-2•文件名称(Filename)–文件名要易于理解,并且有唯一性,例如“2006WW14艾博思周例会.doc”–不要把相同的文件名用在不同的版本中–遵循文件命名规则•文件内容–文件标题(Title)要清楚–总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新日期).–如果超过1页,要设置“页码/总页数”–预览文档,尤其是Excel文档(有时所见非所得)33电子邮件的内容、结尾、附件3.5附件-3•如果附件是图形文件:–不要使用bmp格式,要转换成jpg或pdf格式,以减小空间–长或宽的分辨率调整到1200像素以下,除非要印成照片–图形文件要正向,不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向,请先进行图像旋转后再加上附件。•如果Office文档中包含图形:–贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。–不要直接贴上bmp文件特别注意:–现在常见的数码相机的像素为800万,1000万,1200万。用这样的相机拍的照片,每张照片文件的大小是多大?这样的照片,一个邮件能发几个?•“收件人”和“抄送”–回复或转发时,检查“收件人”、“抄送”内的名单,加上那些必须包括的,删除那些不需要抄送的•礼节性回复–如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中),收到邮件时总是答复“谢谢”、“我明白”以确认你收到邮件–对于礼节性回复,你可仅仅回复给发送者(不
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