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第1页社仪礼交第2页项目六会议与仪式礼仪01会议礼仪02仪式礼仪第3页任务一会议礼仪一、会议的要素二、会议组织礼仪三、与会者礼仪第4页任务一会议礼仪会议礼仪的要素议题地点会议的要素第5页任务一会议礼仪会议礼仪的要素与会者是指参加会议的正式成员(不包括会场上的服务人员),是有权了解会情、提出意见、表明态度、作出决定的人(如公司股东),或能够提供信息、促进会议深化讨论的人(如重要嘉宾、群体代表等)。(一)与会者第6页任务一会议礼仪会议礼仪的要素主持人是指对会议的正常进行起着引导作用的人,其往往也是会议的组织者或召集者。(二)主持人主持人通常由有相当地位、威望的人或有经验、懂行的人担任。具体而言,主持人可以分为两种:1当然的主持人,即按商务组织的章程或者法律法规的规定确定主持人,如法律规定董事长为公司董事会的主持人;2临时的主持人,即由与会者推选或协商产生的主持人,如多个商务组织开联席会议时,由这些组织选举或协商产生主持人。第7页任务一会议礼仪会议礼仪的要素议题是指会议所要讨论的课题或所要解决的问题。议题通常由会议组织者指定或经调查研究后提出。(三)议题第8页任务一会议礼仪会议礼仪的要素会议应当有一个恰当、确切的名称。会议的名称应能够显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。(四)名称第9页任务一会议礼仪会议礼仪的要素会议的时间通常具有三种含义:(五)时间2会议需要的时间。会议需要的时间可长可短,少则几分钟、几十分钟,多则几天、十几天,但一般都应尽可能地缩短。1会议召开的时间。会议召开的时间通常由会议组织者根据工作需要、与会者参与的可能性、天气等因素来确定。3每次会议的时间限度。每次会议的时间限度一般不超过一小时,否则,应安排会间休息时间。第10页任务一会议礼仪会议礼仪的要素地点是指会议召开的地区和会场的具体地址。会议地点的选择通常受经济、文化、交通、地区特征、环境、会场设施等因素的影响。例如,受经济、文化、交通因素影响,国际性或全国性会议的地点通常选在北京、上海、广州等城市;受地区特征因素的影响,专业性会议的地点通常选在富有专业特征的地区;受会场设施因素的影响,小型或经常性会议的地点通常选在会议室。(六)地点第11页任务一会议礼仪会议组织礼仪首先,举办方应提出恰当的会议议题。在此阶段,筹备人员应充分征求各方意见,全面了解需要通过会议解决的事项,根据事情的性质、领导的意图及事情的轻重缓急,来列出议题,并及时报有关领导审定。然后,举办方根据议题确定会议的名称。例如,某公司以新产品、新技术的出现为议题,准备召开新闻发布会,并确定会议的名称为“××公司新产品信息发布会”。(一)会前准备1.确定会议议题和名称第12页任务一会议礼仪会议组织礼仪会议议题和名称一旦确定,就应成立专门的会务组,由其负责落实会议的具体工作事项,如联络责任人、协调各方关系等。大型会议中,通常还应分别成立秘书组、保卫组、接待组、文娱组等,以便全面筹备会议事务,保证会议井然有序地进行。(一)会前准备2.成立会务组第13页任务一会议礼仪会议组织礼仪根据会议的内容、性质和任务,科学地确定出与会人员名单。确定名单时,应当剔除一切与会议无关的人员。这样做的目的在于保证整个会议气氛不被搅乱,以便取得理想的会议效果。(一)会前准备3.确定与会人员名单第14页任务一会议礼仪会议组织礼仪根据会议的性质和规模确定会议召开的地点。其中,会议所在地区应交通便利、气候宜人,会议具体场所应环境幽雅、宽敞明亮。(一)会前准备4.确定会议地点第15页任务一会议礼仪会议组织礼仪会议议程是指对会议活动的总体顺序安排。例如,大中型会议的议程一般安排如下:开幕式;领导和来宾致辞;领导作报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结;宣读决议;闭幕式。会议日程是指根据会议议程对各项会议活动所作出的日期安排,凡是会期满1天的会议都应制定会议日程。会议组织者安排会议议程和日程时,应保证关键人物有时间出席会议,并尽可能保证其他与会者有时间参与会议。同时,应尽量将重要的议题和关键人物的活动安排在前面。(一)会前准备5.安排会议议程和日程第16页任务一会议礼仪会议组织礼仪会议组织者应提前向与会者下发会议通知。会议通知可以采取书面、口头、电话、邮件等方式,但大中型会议或比较正式的会议一般应采用书面形式。书面通知应包括以下内容:(一)会前准备6.拟发会议通知2会议主题和内容;1会议名称;3会期(会议起止时间)及报到时间;5会议的出席对象;4会议地点;6与会要求,即与会者应携带的材料、应支付的费用、应准备的生活用品等;7主办单位、联系人姓名及其电话等。发放书面通知时,应当设法保证其及时到达(至少应提前一天到达)与会者手中,以便其早作准备。第17页任务一会议礼仪会议组织礼仪妥善准备会议上所用的各种文件材料,如会议议程和日程表、开幕词、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、闭幕词等。注意:有的文件应在与会人员报到时发放,如会议议程和日程表。(一)会前准备7.准备会议材料第18页任务一会议礼仪会议组织礼仪购买或租用各种会场设备,如音像设备、多媒体设备、照明设备、通风设备、空调设备等。同时,准备相应数量的会议用品,如本册、签到簿、笔、文件夹、座位签、姓名卡、饮料、杯子、印有会议标志的纪念品等。(一)会前准备8.准备会场设备和会议用品第19页任务一会议礼仪会议组织礼仪将会议所需的各种设备和用品摆放到会场的相应位置,并对设备进行调试检查。此外,还应在会场的显眼位置悬挂标语、横幅、旗帜或会标,并在会场周围设置路标、张贴海报、摆放鲜花、插放彩旗等。对于全场的桌椅、座次的安排要根据会议规模来设置,讲究礼宾次序。(一)会前准备9.布置会场第20页会议组织礼仪(一)会前准备按照国际惯例,主席团的座次排列应符合以下规则:以主席台面向群众席的视角为基准,前排尊于后排,中间尊于两侧,右侧尊于左侧国内政务性会议往往是左侧尊于右侧。安排好主席台座次后,应按照座次顺序在就座者身前的桌上摆好写有入座者姓名的桌签,以便主席团成员按序入座。任务一会议礼仪大型会议的座次礼仪1主席台的座次大型会议的与会人数众多,所以会场上通常应分设主席台和群众席。后排⑨⑦⑥⑧⑩前排④②①③⑤主席台群众席每排人数为单数时的座次排列后排⑦⑤⑥⑧前排③①②④主席台群众席每排人数为双数时的座次排列第21页会议组织礼仪(一)会前准备群众席可以根据需要自由择座,也可以按照单位或组织指定区域统一就座。任务一会议礼仪大型会议的座次礼仪1群众席的座次主席台第一排第二排第三排群众席主席台第一列群众席第二列第三列第四列第五列第六列第七列横向排列纵向排列第22页正门④②①③⑤⑥⑧⑦⑨会议桌正对正门时的座次排列会议组织礼仪(一)会前准备任务一会议礼仪小型会议的座次礼仪2若与会者中没有客人,则直接在面对会议室正门的位置上,按照中间为尊、右座尊于左座的原则安排座次。若会议桌斜对着会议室正门,则可以在远离会议室正门的一侧依次设座。无主客之分的座次排列正门⑤⑦⑨③①②④⑥⑧会议桌斜对正门时的座次排列第23页会议组织礼仪(一)会前准备任务一会议礼仪小型会议的座次礼仪2若与会者中有客人,一般分两侧就座,客人一方坐在会议桌比较靠里的一边,而主人一方则相对而坐。有主客之分的座次排列会议桌竖着摆放时的座次排列②①①②④③③④客人主人正门正门主人客人④②①③⑤⑤③①②④⑥⑦⑦⑥会议桌横着摆放时的座次排列第24页会议组织礼仪(二)会中组织任务一会议礼仪1.做好接待工作安排专员做好会场内外的接待工作,主要包括迎接、引导和陪同与会者等。对于贵宾,往往还需重点照顾。第25页会议组织礼仪(二)会中组织任务一会议礼仪2.组织签到组织与会者签到,并及时、准确地统计到会人数,从而据此安排会议工作(有些会议只有在到会人数达到一定数量时才能召开)。第26页会议组织礼仪(二)会中组织任务一会议礼仪3.做好现场记录安排专员对会议进行现场记录,具体方式包括手写记录、电脑录入、录音、录像等。可以只选用一种方式进行记录,也可以采用多种方式交叉进行。采用手写记录或电脑录入的方式记录会议时,应当准确、完整地写明会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、讨论事项、发言内容、临时决议、最终表决等内容。第27页会议组织礼仪(二)会中组织任务一会议礼仪4.做好会间服务为与会者提供一切力所能及且符合礼仪规范的服务,具体包括为与会者安排工作餐、住宿、茶会或文娱活动,以及提供安全保卫、医疗卫生、便民咨询等。第28页会议组织礼仪(三)会后收尾任务一会议礼仪1.整理会议资料对会议相关的一切图文、声像材料进行收集、整理,并对相应材料进行汇总、归档、回收或销毁,然后及时形成会议纪要或会议决议。2.馈赠礼品或组织摄影对于公司内部会议以外的会议,会议组织者可向与会者赠送具有会议主办方特色的礼品,并可组织与会者摄影留念,以加强业务联系、促进商务往来。3.协助与会者返程对于外来的与会者,会议组织者应提供一切力所能及的帮助协助其返程,如为其联络或提供交通工具、替其订购返程机票或车票、帮助托运行李、安排专人为其送行等。第29页与会者礼仪(一)主持人礼仪任务一会议礼仪1.熟悉议程主持人在拿到主持任务后,要认真研究所主持的会议,弄清会议的目的、主题、会议的发言者及发言题目、用时等相关情况,从而熟悉会议议程,把握会议走向,预测会议效果,并据此设计出主持人的串联词,为主持工作做充分的准备。第30页与会者礼仪(一)主持人礼仪任务一会议礼仪2.仪态端正主持人应衣着整洁、大方庄重,走上主席台应步态稳健有力、精神饱满。如果站立主持,应双腿并拢、腰背挺直。持稿时,右手持稿子的底中部,左手五指并拢自然下垂;双手持稿时,应与胸齐高。坐着主持时,应坐正挺直,双臂前伸,双手轻按于桌沿。在主持会议的过程中,切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。第31页与会者礼仪(一)主持人礼仪任务一会议礼仪3.言谈得体主持会议时,应当口齿清楚、发音准确,并简明扼要地表述会议事项。在会议进行过程中,不可与会场上的人员寒暄、闲谈。第32页与会者礼仪(一)主持人礼仪任务一会议礼仪4.控制会场2引导与会者积极讨论或发言,当讨论、发言的内容偏离会议主题,或者讨论、发言的时间超出限定范围时,应当给予礼貌地提醒。1主持人应按既定的顺序推动会议活动的进展,不得随意变动议程顺序,同时,严格把握会议的起止时间,不随意拖延或提前。3就发言内容进行提问并作恰如其分的评价,同时对发言人表示礼节性的肯定或感谢。第33页与会者礼仪(一)主持人礼仪任务一会议礼仪4.控制会场5安排会间休息时间,并明确休息时间的具体长度。4根据会议性质适当地调节会议气氛(或庄重、或热烈等),以实现会议的预期效果。6在会议结束前,对会议情况作简单的总结,并宣读会议达成的决议。7会议结束时,对为会议提供了帮助的人和协助组织会议的工作人员表示感谢。第34页与会者礼仪(二)发言者礼仪任务一会议礼仪1.发言准备大会发言者在发言之前,要做好两项准工作:2修饰仪表。在发言之前,发言人一定要抽出时间,对其个人仪表进行修饰,如头发要梳理整齐,着装要干净、整洁大方。1准备发言稿。在准备发言稿时,要了解会议的主题、听众的思想状况、文化程度、职业特点和心理需求。发言稿要观点明确、中心突出,主张合理、层次清楚,逻辑缜密、以理服人。第35页与会者礼仪(二)发言者礼仪任务一会议礼仪2.发言礼仪发言者分为正式发言人和自由发言人两种。前者一般是领导报告,后者一般是讨论发言。正式发言人的礼仪12走上主席台后,首先应面向群众席,扫视全场,与在座的听众进行目光交流,然后诚恳、恭敬地向听众鞠躬或点头致意,稍后便可开始发言。1走上主席台时,应步态自然,并体现出自信的风度。3发言时,应口齿清晰、发音准确,简明扼要地表述发言内容,若是书面发言,则还应时而抬头扫视会场,切勿旁若无人地低头念稿。4发言完毕,应向听众表示谢意,然后退下主席台回到原座位。第36页与会者礼仪(二)发言者礼仪任务一会议礼仪2.发言礼仪无论是正式发言人还是自由发言人,对于主持人或其他与会者就发言内容所进行的提问
本文标题:社交礼仪(项目六)
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