档案利用情况报告

-1-档案利用工作报告档案是重要的信息资源，随着社会的不断进步和发展，档案越来越拓展和渗透到人民群众生活的方方面面，档案是历史的真实记录，是汇集起来的记忆，是历史的镜子，收集和进行系统的档案管理，除了不使其散失和安全保存外，更重要的作用在于档案的开发和利用。这就要求我们在档案管理中要不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，为档案利用创造出更大的价值。XXX煤业公司档案室一直十分重视档案的利用服务工作，通过使用计算机建立档案数据库，大大提高了为档案利用的能力和便利性。为公司制定各项重大决策、编制大事记、安全生产、人事任免、发展规划、审计监察、处理各种纠纷等提供了大量可靠的依据，充分发挥了档案的作用，取得了较好的社会和经济效益。一、通过查阅档案，完善公司大事记的编撰由于XXX煤业公司前身是收购的当地小煤矿，公司接手后对矿井的历史沿革不了解，对公司的发展造成了一定的影响。根据公司发展的需要，必须编撰大事记，对公司曾经发生的重大事实的书面材料进行系统扼要的概括。编撰人员通过查阅各种档案，对公司机构名称、成立、变更的时间，性质和任务、职权范围、隶属关系、干部任免、人员编制、内设机构等情况发生的时间，地点，时间，人物进行了核实完善，从而完成了公司大事记的编撰工作，为公司的发展规划提供了重要的参考资料。-2-二、巧用档案资料维护公司合法权益由于历史原因，公司工业广场上有三户当地村民自建房，并且公司部分暂时闲置土地上也有当地村民进行耕种。为了不影响公司的工程项目建设，公司采取了通过司法途径解决的办法，通过查阅历史档案，公司拿出了原小煤矿收购土地的合同，并提供了相关的《国有土地使用证》，使得纠纷得到了合理解决，减少了企业经济损失，维护了公司的合法权益。三、重视档案收集，为矿井技改工程竣工验收奠定基础公司矿井15万吨技改项目从立项、建设、竣工验收投产形成的具有保存价值的各种形式的历史纪录、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、试生产等工作活动中形成的文字资料、图纸等各类文件资料，公司档案室都认真进行系统的收集整理，使归档资料内容能够做到积极真实、准确地反映项目工程建设活动和工程实际状况，做到齐全、系统、完整，并实行统一管理。在矿井技改扩能工程竣工验收时，通过查阅档案室提供的立项文件、初步设计、安全专篇、各种施工图纸、,工程施工承包合同等有关资料，为矿井15万吨技改扩能项目顺利竣工投产奠定了基础。四、健全矿井技术档案，科学指导煤矿建设矿井的各种技术档案是一种重要的信息资源,通过健全矿井各种技术资料，对优化矿井工作面布置、降低原煤生产成本及促进公司创新有着重要作用。公司档案室对矿井技术资料按照采掘、通风、机运、综合等进行系统的收集整理，减少了劳动的消耗，缩短了调查研究周-3-期，提高了工作效率，成为指导煤矿安全生产和建设的核心资料，为矿井的生产建设提供科学的指导。例如，为搞好矿井地灾的预测预报工作，通过查阅历年的地质资料，再针对当前实际勘测数据，就能及时地形成相关地质资料，既减少了劳动量，又大大提供了工作效率。五、完善机电档案，对机电设备实施“精细化管理”由于公司矿井普遍实行机械化开采，针对机电设备多、技术含量高、管理难度大、维修质量不能保证等问题，公司建立了机电设备档案，对机电设备实施“精细化管理”。从机电设备的招标、采购、安装、运行和检修、报废等程序中收集整理，把每台设备的型号、性能、结构、技术参数、检修周期、外部环境等情况，统一输入到电脑管理，建立了完善的机电设备技术管理档案，逐步实现了设备管理的统一化、制度化、规范化、信息化和电脑化，便利了机电设备资料的快捷查阅，并且方便了对机电设备的检修，提高了质量，杜绝了各类机电设备事故的发生。从而有效地提高了矿井机电设备管理水平，为机电设备的安全运行创造了条件。六、分析安全事故资料，为矿井安全生产保驾护航公司通过收集整理众多煤矿安全事故资料，对事故煤矿安全事故的发生、经过、原因以及处理的结果和应当吸取的经验教训等内容进行系统的归纳整理，形成安全事故专项档案目录，然后再根据档案内容确定几个专题，如顶板事故、运输事故、机电事故、瓦斯通风事故、放炮事故及水害事故等，并对引起煤矿安全事故发生的几种因素，主要包括时令、工作环境、人员素质、生产工具及所用产品质量等。从-4-而形成相应的专题目录索引，为提高煤矿安全事故档案查找速度、加强对这部分档案的研究奠定基础。通过查阅这些安全事故档案，从而推理出安全事故多发性的时间段及发生安全事故规律性。此外，通过对发生安全事故的人的个性材料的统计，推理出安全事故与什么样素质的人、什么样工种的人、什么样年龄的人以及接受何种培训程度的人有关。并且通过对安全事故档案的统计与分析，将所形成的煤矿安全档案编研成果与各类典型的安全事故案例相结合，编写成较为生动的安全事故宣传教育素材，就能够利用手中的档案为煤矿安全生产的正常运行保驾护航。七、健全人事档案，为公司实行人力资源可持续发展创造条件。公司通过系统地建立健全人事档案，对员工的个人培训情况、身体状况、薪金待遇、知识构成、需求情况、以及对员工的各种测评和考核数据等等进行系统的反映，为实现企业人力资源可持续发展创造了条件。（1）通过研究人事档案来实现人才规划和预警，制定员工招聘计划，实现人才使用的合理化。及时的将一些老员工的特有技能和工作经验传授给后辈员工，实现工作和技术的正常转接，进而避免无人可用的尴尬局面；针对老中青年龄构成比例研究，从公司自身发展状况和人才储备情况出发制定招聘计划，更好的安排招聘活动实现人才更替和可持续。（2）通过研究人事档案来制定和安排员工培训计划，制定员工培训发展战略，实现员工素质能力提升。-5-八、系统整理财务档案，提高审计质量财务档案既是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，也是公司档案管理的重要组成部分，随着公司的顺利投产，财务档案资料也日趋增多，公司对财务档案的收集坚持精益求精，不断加强财务档案管理。目前公司已全面完成今年以前各年度财务档案整理、装订工作，并按财务档案制度要求，已把各种财务预决算、财务审计报告、总账、明细账、会计报表、银行、现金日记账、职工工资表等移交到公司档案室。这些财务档案记录了公司经济活动的全过程，汇集了业务工作的最终成果。在2008年7月2日-18日，XXX省国资委效能监察组对XXX煤业公司进行的技改工程项目、财务核算、经营管理等各方面进行的审计监察中，通过查阅有关的财务资料，以最快的速度抓住重点，，使审计做到有的放矢，缩短了审计时间，大大提高了审计质量