08年班线长晋升课程—时间管理

2007年干部晋升培训课程之——时间管理TimeManagement因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。忙人的告白你真的很忙吗?•时间管理检查表(一)Ａ1．推迟不想做的事，从想做的开始。［］2．没兴趣的事尽量推迟去做。［］3．对于爱好的事不知不觉地花费了太多的时间。［］4．对于已开始的工作，自己不满意不会停止。［］5．不用他人的做法、希望致力于自己喜欢的做法。［］Ｂ6．把不懂的工作放在后面，先做知道的工作。［］7．费时间的放在后面，先做不太化时间的工作。［］8．一开始总是犹豫不觉，跨不出第一步。［］9．推迟难做的工作。［］10．擅长踏踏实实地完成已决定的工作程序。［］［问］阅读以下的提问，在右面的［］栏里写上符合点数。（全部是：２点稍微是：１点不是：０点）•时间管理检查表(二)［问］阅读以下的提问，在右面的［］栏里写上符合点数。（全部是：２点稍微是：１点不是：０点）Ｃ11．对于工作受托人的希望总是积极予以反应。［］12对于已投资部分设法去回收。［］13．考虑一下给所属集团带来的结果再行动。［］14．有错就改正的意识。［］15．回绝有疑问的工作。［］Ｄ16．不是先做自己的必要事，而是优先做他人所交代的事项。［］17．紧急的事优先，重要的事在后。［］18．立即应付意料外的突发事件。［］19．不到最后期限不认真做。［］20．用临时想出的顺序来进行工作的人。［］•时间管理检查表(三)根据表一、二的点数在时间矩阵图上画出区域作为结果判断1098765432109876543211234567891012345678910利益型应付场面型悠闲型注重结果计划性主动型被动型自律型注重过程想法型(以想做为中心)ABCD我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去80/20原则•去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域•集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题•在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作时间矩阵图重要不重要紧急不紧急虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做4D原则25-30%15%50-60%2-3%时间安排普通人的时间安排20-25%65-80%15%＜1%成功人士的时间安排有效计划1.计划限制了自由2.着急要紧的事情总是先到，要先解决3.我没有时间做计划1、当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。2、将预先决定要做的事情写出来不做或少做计划的原因有效计划时间管理的5个坏习惯1.拖延对于必须做的事磨磨蹭蹭，到了最后时间迅速草草地收场。2.完全主义由于不管什么事都要「完好认真」去做，所以工作老是完不成。或者，对于不这么重要的事化了太多的时间。3.现实主义经常是不考虑将来的事，现在好就可以了的想法的行为。4.自我中心违反与他人的约定或自己已决定要做的去而做另外的事情的时候，自圆其说使其合理化。5.他律主义满足并乐于接受他人的指示，而不是自己去考虑、决定、行动。1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很难!」4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」5.「兹事体大，我怎么能贸然采取行动？」6.「我现在没心情做这件事!」7.「我在压力下工作绩效较佳!」8.「在行动前，我要先休息一下!」拖延时间的借口时间管理的7个基本技能1.項目列举能力将应该做的事列表。2.工数估计能力估计需要多少时间，或应该需要的时间。3.程序构成能力考虑进展工作最适当的程序。4.应变能力善于应付突发工作的能力。5.突发事件的降低能力减少突发的工作。6.先见计划能力计划将来的事。7.日程遵守能力绝对遵守制定的计划。项目列举能力早上，进公司后考虑当天要做的事，不能说是做好了基本的BUSINESS。这种人容易将要做的事遗漏。能够列举出许多今天、明天、本周应该做的…要做的事是计划性地进展工作的第一步。1.首先要写出来§不要漠漠糊糊地考虑，写出来看一看，能够整理思路2.养成写备忘录的习惯§想起时立即记录所接受的备忘录／指示3.具有写的视点防止遗漏§写出不同的工作种类／人§委托事项／被委托事项§预见将来并列出（今天、明天、…本周中…本月中…）§活动形态（电话・会议・会面・访问・资料制作…）§空闲时间用的自由项目4.具体列举§形象地写出行动的特征工数估计的能力「何时为止能完成此工作」「要到明天」明天，「时间不够没有完成」…为何会这样？这是因为没有估计工作所需时间的能力。对于各个列举的项目，将所需的时间与自己的能力对照，必须做到尽量能够正确地估计。另外，对于有时间制约的工作，同时也有必要决定应该花费的时间。养成了这样的习惯，可以用时间尺度来测定自己的能力。1.「规定时间」是抓住工作的每个单位时间和件数2.「确定时间」是确定目标时间3.谋求时间的模式化4.估计「期间」5.养成确定目标时间的工作习惯程序构成能力为了将所列举的应该做的项目付诸实施，有必要构成项目的顺序，根据此做法，决定工作的效率、效果。另外，所列举的项目，有已定交货期和未定交货期，着手做即能完成、不知道何时完成等性格不同的混杂在一起。为了最有效地实行有必要考虑顺序的构成。1.把要做的项目模型化§汇总在一起能处理的项目§适于自己一人集中来做的项目§简单能处理的事／费时间的事2.选择应该做的项目§对于结果、时间难以预料的事，尽量趁早着手做§重要的课题尽量放到前面来做§讨厌的、不擅长的，担心的事早点处理3.决定要做的顺序§注意交货期（最后期限）§确认预约§在步调的分配和节奏上下功夫应变能力现实中有紧急预定的变更、联络的不彻底、对方的个性等原因、工作不能按自己的意图进展。一定会发生许多预料不到的突发工作和麻烦。制定计划时，必须事先预计即使有突发工作的发生也能有对应的自由度和空间。另外，必须理解临场对应。1.冷静地判断对应的必要性§是否有必要进行对应？（不能拒绝吗？）§是否有必要马上对应？（等一会儿行吗？）§是否有必要自己对应？（能委托别人吗？）2.努力做有效的对应方法§仔细把握需求，避免做无用功？§考虑是否能用别的来替代？§判断汇总在一起的方法是否有效果？3.做时间的主人4.预先考虑临时对应时间突发事件的降低能力「即使制定了計画也没用」的最大的理由是没有按照计划去试验。即使想按计划去做，一旦发生了临时事件便不能顺利地进展。正因为不得已的突发事件是不能预见的，所以计划是无意义的。但是，临时事件并不是都不能管理的。追究其原因，制定对策以减少临时事件也是可能的。1.分析突发的内容§怎么样的突发／由谁／为何／有何问题2.改善方法・结构、抑止发生3.事先对策，未发生前进行预防4.预测发生，事前做好准备5.发生时的对应委托别人先见计划能力了解今天的工作，但不知道明天要做什么…很困惑。另外，首先只把明天要做的事记入笔记本也不能不安心。开始做了工作，只是无目地决定应该做的事，预计未来决定今天、明天、本周应该做的，将会产生很大的意义。为了养成工作的预见性，必须有决定不用说是明天，比如１周后、1个月后、半年后应该做的工作习惯。1.把将来的课题拆开，可以放到前面来§确认本月…下个月…半年…一年中的要做的业务§细分方法・顺序§确认不发生「重复」那样的工作目标2.把将来的计划写入笔记本§不仅是最终交货期，也要设定中间交货期§约定适当的中间交货期（Appoint）§也要记录一年的会议日程等3.确保时间§将将来的课题尽量提前完成，优先确保解决时间§如能有空闲时间，优先运用日程遵守能力即使列举应该做的项目，在正确的优先权的基础上使计划具体化，如果不予以实行日程计划就会成为泡影。不得不遵守与他人所规定的日程这是理所当然的，不只是这样，如何遵守自己所规定的日程是则自己革新的关键。1.不只是要遵守与他人的规定，还要遵守与自己的规定2.创造不做不行的环境§心理的自動化3.想办法节约和活用§发现「空闲时间」§发现「同时处理…」的余地§发现「一边…一边…」的时间4.遵守「时刻（日期）」和「小时」的两个方面时间分析分析视点时间的区分改善要点1.独立时间①重点化②目标管理③集中化和分散化２．对他人的时间①目的意识②目标時間③事先准备３．対事物的时间①配备作业环境②改善方法③提高技能４．移动时间①代替方法步行乘车等要移动地方化的时间②削减频率１．计划时间①事先准备事先制定计划并按照计划进行的时间②预测障碍和对应策略２．对应时间①未计划的计划化②考虑将来的状况１．自律时间①优先度②对周围的影响２．他律时间①PLUS志向②确认需求通过「计划性」看时间通过「形态」看时间一人坐在书桌前写，读的同时，整理自己的思考，做新计划的时间如会议和会谈等，直接对面谈话、或通过电话交换信息的时间电脑的输入作业、整理资料、查阅等做事的时间适合当时状况决定事情并行动的时间或者，违背自己的意思，处于不得不做的时间自己判断应该做的饿事，决定时间的分配・时机并行动的时间他人决定的或者与自己无关的状况下必须做的时间通过「自律性」看时间今天必须做的事今日三件事时间管理TimeManagement锦囊妙计充分利用记事本待办琐事物品清单让脑子空下来，装更有创造性的事情善用零星时间通勤时间旅途时间等候时间不要随便打发你的零星时间背包原则将同类的事情尽可能成批量处理琐事也有琐事的处理方式逆势操作当别人不去做的时候我就去做每天读一点没有人读的东西每天想一些没有人想的事情