IT设备管理制度

WI三阶文件IT设备管理制度DOCNO文件编号WI-534REV版本BPAGE页码1of5FP001-05C1.目的本制度确定了公司所有购买和租用IT设备的管理和分配，以确保公司IT设备能得到充分和合理的利用；同时也能保证对公司IT设备进行有效跟踪。2.范围本标准适用公司IT处理设施和IT设备的管理及控制。3.定义信息处理设备：在本文中称为IT设备，可划分四大类，具体如下：3.1计算机：指台式电脑、笔记本电脑等。3.2网络设备：指交换机、路由器、防火墙、MODEN、无线上网卡等。3.3IT辅助设备：指打印机、扫描仪、投影仪、移动存储设备、电源、UPS、电缆、光缆等传输线路等。3.4服务器：指小型机、PC服务器、工作站等。4.权责4.1信息管理部：4.1.1IT设备统一归口管理部门，负责本公司IT设备的购置计划制订，选型、配置、安装、调试、维修，并根据实际要求和使用条件，必要时经领导批准，进行统一调配。4.1.2负责指导各部门IT设备运行、维护和保养等，以及定期检查、管理并做好故障及异常情况记录。4.2其他部门：按要求正确使用及保管本部门的IT设备，配合IT部进行IT设备的定期检查及相关工作。5.内容5.1IT设备计划和购买5.1.1信息管理部负责计算机购买计划的制定和费用预算，每年年底做预算时信息管理部必须根据公司下年的销售预测和公司计算机的实际情况，预算下年的计算机的费用，上报集团总裁审批。5.1.2所有相关部门都有责任向信息管理部提供该部门在下年度对计算机的需求，所有这些需求将作为信息管理部下年预算资料信息。5.1.3信息管理部根据预算和计划定期对计算机提出购买需求，在购买计算机之前，信息管理部根据计算机记录系统对员工正在使用的计算机进行统计和分析，并结合人力资源部提供的新员工入职信息确定当次购买的计算机数量，随后对计算机进行询价，询价完成后下请购单购买，并将审批后的请购单交采购部采购。5.1.4对于必须直接购买的IT设备，信息管理部直接下请购单，经信息管理部总监审核后交总经办审批，WI三阶文件IT设备管理制度DOCNO文件编号WI-534REV版本BPAGE页码2of5FP001-05C再将审批完的请购单交采购部直接采购；对于可以进行租赁的IT设备，采购部根据信息管理部所提供的IT设备清单，直接与租赁公司签订租赁合约，由租赁公司提供设备。5.1.5公司所有采购/租用IT设备必须经信息管理部验收合格后，方可办理入库或请款流程。5.1.6在安装计算机系统和软件前，信息管理部必须贴上资产标签，然后再分配给最终用户。5.2IT设备选配和分发5.2.1原则上每位员工只能配备一台计算机，由于特殊工作原因而需要配备多台计算机的员工，必须提供总经办签批的申请；手提电脑申请和配备原则是：经理以上或特殊工作岗位的员工才能申请配备手提电脑；信息管理部将根据员工的申请对实际情况进行调查，并提出最终解决方案。5.2.2信息管理部根据各部门的实际需要，在确保新IT设备能满足最终用户使用的前提下选择合适的硬件配置和服务级别。5.2.3信息管理部根据各部门的实际工作需要和人员配备情况，并结合当次实际采购的数量，确保IT设备能被合理分配到各个部门。5.2.4信息管理部根据各部门人员申请信息来分配IT设备，在领取设备时，信息管理部必须在IT设备上粘贴资产标签，并填写【IT设备资产登记表】，使用部门人员必须签字确认，此表用于信息管理部对IT设备的管理和跟踪，同时拷贝给财务部（仅对于公司资产）。5.2.5当最终用户领到新计算机时，如果其有正在使用的旧计算机，必须在收到新计算机后两天内返还本人使用过的旧计算机给信息管理部，并填写【IT设备转移表】，信息管理部根据【IT设备转移表】更新【IT设备管理和跟踪记录】。5.3IT辅助设备（打印机、扫描仪、投影仪、移动存储设备）分配和管理信息管理部负责对IT辅助设备的请购和分配，信息管理部根据公司办公区域、生产区域人员数量和实际使用情况请购和分配IT辅助设备（如：投影机，打印机等等），使用部门负责对其领用的IT辅助设备指定专人进行保管。5.4计算机软件管理5.4.1信息管理部负责对计算机的系统和应用软件进行安装，确保计算机中安装的软件都有授权许可证，对于没有授权许可证的软件任何人都不能擅自将其装入计算机；一经发现将根据公司规定进行处罚。5.4.2为了确保公司网络的正常运行和管理，及计算机系统软件的一致性，任何人在没有得到信息管理部确认之前都不能擅自更换计算机中安装的软件。5.4.3信息管理部负责对计算机软件的使用情况进行不定期检查，确保公司所有计算机都使用合法的软WI三阶文件IT设备管理制度DOCNO文件编号WI-534REV版本BPAGE页码3of5FP001-05C件。5.4.4如果工作原因需要使用当前没有授权许可证的软件，使用人必须向信息管理部提出书面申请，信息管理部根据需求在一周内给申请者反馈决定和建议。5.4.5原则上计算机只能安装与工作有关的软件和工具。5.5IT设备日常管理5.5.1计算机使用者负责对本人使用计算机的日常管理和维护，确保计算机的正常运作；5.5.2计算机出现故障后，应及时通知信息管理部人员。须更换计算机零配件的，应由维护人员检查核实后，报信息管理部主管领导同意方可更换。5.5.3对于离职人员的IT设备管理，离职人员在办理离职手续时，必须到信息管理部签字确认，同时需归还本人的IT设备；否则，信息管理部对此所造成的IT设备损失不负责任。对于没有办理离职手续并带走公司IT设备的人员，信息管理部将根据人力资源部人员变动报告反馈相关信息给人力资源部和相关部门。5.5.4当需要转移IT设备时，转出部门和转入部门必须填写【IT设备转移表】交信息管理部确认后方可进行转移；否则，信息管理部将不对此IT设备的维护和支持负责。5.5.5计算机的正常损坏：对于工作中计算机的正常损坏，应先通知信息管理部进行维护确认，以便信息管理部按正常流程办理维护或更换。5.5.6计算机的人为损坏：对于工作中计算机的人为损坏，计算机使用者将对其负责，信息管理部将根据损坏程度决定是否可以维修：5.5.6.1如可以维修，信息管理部确定维修成本后反馈给使用者，使用者根据信息管理部反馈的维修成本自己决定是否进行维修，如同意进行维修，使用者将负责承担维修费；如不同意进行维修转5.5.6.2。5.5.6.2如不可以维修，信息管理部将反馈此信息给到财务部，财务部计算该计算机的残值，并通知使用者到财务还款。如使用者到期不还款，财务部将从使用者的工资中扣除。5.5.7计算机丢失：使用者对计算机的丢失负责，并负责赔偿丢失的计算机，赔偿方法是用相同价值的现金支付计算机的残值或赔偿等值计算机。5.5.8任何个人都不得擅自对公司的计算机进行拆卸，更不允许将计算机配件拆卸下来拿回家使用；对将计算机配件拆卸回家使用的人员将根据公司相关政策处理，对由于个人拆卸所引起的损坏，拆卸人员负责承担5.5.7条款规定的责任。5.5.9任何人携带计算机离开公司时，保安有权要求携带者出示信息管理部出具的IT设备【放行条】；否则，保安有权扣留此IT设备。WI三阶文件IT设备管理制度DOCNO文件编号WI-534REV版本BPAGE页码4of5FP001-05C5.5.10员工携带自己的计算机回公司使用时，原则上不允许接入公司局域网（LAN），除非安装了公司规定的安全软件（如：防病毒软件等等），并得到信息管理部同意。5.6IT设备维修管理5.6.1品牌计算机系列产品当出现硬件故障时，我们首先查询是否过了保修期，如在保修期内，我们将联系有关的厂家工作人员在第二个工作日上门更换配件和维修，并在维修好后当天返还给用户使用；如产品超出保修期，我们将按照5.5.2进行处理。5.6.2组装兼容计算机系列产品1)信息管理部收到需要维修的计算机后，负责维修的工程师对计算机进行进一步的确认和要求用户填写【IT设备维修记录表】，并反馈给使用者需要维修的大概时间，同时根据使用者的实际需要，决定是否必须借一台备用机给使用者使用。如果使用者的确需要借用一台计算机，则使用者先填写【IT设备借用单】。2)对于需要更换配件或其它原因需要外修的计算机，则必须经过信息管理部经理审批后方可进行。3)信息管理部外修负责人，将对计算机的外修和验收负责，并确保计算机在3个工作日内联系维修商。5.6.2.4维修商修好计算机后，信息管理部负责外修的人员对计算机进行验收，确保合格。5.6.2.5当计算机修好后，我们将通知用户到信息管理部签收，并返还所借设备给信息管理部。5.7IT设备报废5.7.1IT设备符合以下任一条件时，我们可以进行报废处理：1）使用年限已达到公司规定的报废年限或资产余值为0时；2）IT设备发生故障，但维修费用已接近或超出当时重新购买同等设备费用时；3)IT设备经信息管理部工程师诊断后，已证实不能满足公司内任何相关工作要求时。5.7.2IT设备报废每年处理一次到二次，我们把平时的IT设备废品集中到信息管理部废品仓，与稽核部和财务部一起共同处理所有IT设备报废品。5.8计算机等IT设备实施大修、升级、停用或报废前由使用部门和个人对包含储存媒体的设备的所有项目进行检查，报IT管理人员存档，确保在处置之前所有敏感数据和许可软件都被清除或者覆盖掉。5.8IT设备资产标签5.8.1勤上设备资产标签总长为10位，标准如下：1-2位：代表资产类型,FA是公司固定资产,LA是租赁的资产,3-4位：信息管理部负责的计算机及相关设备:10,WI三阶文件IT设备管理制度DOCNO文件编号WI-534REV版本BPAGE页码5of5FP001-05C5-6位：设备类型，11:台式计算机,12:手提计算机,13:服务器和工作站,14:外围设备,15:网络设备,16:其它设备.7-10位：设备的资产序列号。5.8.2如：购买的台式计算机-FA10110002，租赁的手提计算机-LA10120001，详细清单如下:5.8.2.1FA10110001-FA10119999(为购买的台式计算机);5.8.2.2FA10120001-FA10129999(为购买的手提计算机);5.8.2.3FA10130001-FA10139999(为购买的服务器和工作站);5.8.2.4FA10140001-FA10149999(为购买的外围设备,如:打印机，投影机);5.8.2.5FA10150001-FA10159999(为购买的网络设备);5.8.2.6FA10160001-FA10169999(为购买的其它设备);5.8.2.7LA10110001-LA10111300(为租赁的台式计算机);5.8.2.8LA10120001-LA10120200(为租赁的手提计算机);5.8.2.9LA10130001-LA10130100(为租赁的服务器和工作站);5.8.2.10LA10140001-LA10140100(为租赁的辅助设备,如:打印机，投影机);5.8.2.11LA10150001-LA10150100(为租赁的网络设备);5.8.2.12LA10160001-LA10160100(为租赁的其它设备);6.参考文件（无）7.相关表单7.1【IT设备资产登记表】FW534-01保存部门：信息管理部保存期限：6年7.2【IT设备转移表】FW534-02保存部门：信息管理部保存期限：6年7.3【IT设备维修记录表】FW534-03保存部门：信息管理部保存期限：6年7.4【IT设备借用单】FW534-04保存部门：信息管理部保存期限：6年7.5【IT设备日常点检表】FW534-05保存部门：信息管理部保存期限：6年