5-时间管理

時間管理主讲：王修爱1、正确理解“时间管理”2、了解现状3、时间管理理念的沿革4、建立正确的时间管理观念1、计划管理2、时间“四象限”法3、时间记录法4、时间ABC分类法5、二八原则6、时间的统筹方法7、考虑不确定性1、日常时间管理工具的运用2、时间管理的技巧课程目录第一部分：时间管理理念第二部分：时间管理方法论第三部分：时间管理工具与技巧时间银行请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？时间管理建立正确的时间管理观念主要内容：1、正确理解“时间管理”2、了解现状3、时间管理理念的沿革4、建立正确的时间管理观念第一部分时间管理第一部分正确理解“时间管理”时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死；海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年时间是什么时间管理第一部分牛顿把时间最终定义为数学上的量。但是，这位伟大的英国科学家认为，时间是一个被神秘气息所覆盖着的客体，因为时间独立于任何物体，在一切之上，是绝对的。时间与圣人是如此接近，以至于上帝被比为一座钟。爱因斯坦认为，时间一点也不像是大自然里的一条“自由自在的狗”，而是一个实实在在的尺度。即使在今天，我们仍然不能像定义任何一个实际的事物那样给时间下一个定义。时间管理第一部分我们今天要研究的时间，是人们通常意义上定义的具体的时间区间。一生10年10天1天1个小时时间管理第一部分解决有限的时间与有效的事的问题时间管理第一部分有限的时间有效的事平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？1-20、60-80——忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.63.3时间管理第一部分休假、白日梦、闹情绪、身体不适2小时3.3年“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理那么你的时间维度的自我管理如何呢？什么是时间管理时间管理就是管理时间？时间管理第一部分时间管理第一部分你的时间管理现状下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理总结你的时间掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法时间管理第一部分只有一天在工作---幽默小笑话一员工向老板请一天假,老板推心置腹地说：“你想请一天假，你在向公司要求什么?一年里有365天,52个星期。你已经每星期休息2天，共104天，还剩下261天工作；你每天有16小时不在工作，去掉174天，还剩下87天；每天你至少30分钟时间上网，加起来每年23天，剩下64天；每天午饭时间你掉1小时，又用掉46天，还有18天；通常你每年请2天病假，这样你的工作时间只有16天；每年有5个节假日公司休息不上班，你只干11天。每年公司还慷慨地给你10天假期，算下来你就工作1天，而你他妈的还要请这一天假。。。时间管理第一部分时间管理第一部分时间管理理念的沿革时间管理第一部分传统的时间管理理论：第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注意到规划未来的重要。第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日设定实现目标的计划，将有限的时间，精力加以分配，争取最高的效率。第四代时间管理理论：★重要的事先做，兼顾重要性与急迫性★讲求多方面平衡★改变思想而非改变行为时间管理理念的沿革时间管理的方法有一个演变的过程。1、最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。2、第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。时间管理第一部分3、在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，4、而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。时间管理第一部分时间管理第一部分正确的时间管理观念时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。时间管理第一部分正确的时间管理观念：时间管理第一部分小节回映第二部分时间管理方法论主要内容：1、计划管理2、时间“四象限”法3、时间记录法4、时间ABC分类法5、二八原则6、时间的统筹方法7、考虑不确定性时间管理第二部分方法论计划管理时间管理第二部分方法论计划管理关于计划，时间管理的重点是：待办单、日计划、周计划、月计划。时间管理第二部分方法论待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项待办单要为应付紧急情况留出时间最关键的一项，每天坚持。时间管理第二部分方法论每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作划；每月月末作出下月工作计划；每周周末五作出下周工作计划贵在坚持！时间管理第二部分方法论时间“四象限”法时间管理第二部分方法论时间管理矩阵图重要不重要紧急不紧急IIIIIIIV*危机*急迫的问题*有期限压力的任务*突发事件*不速之客*某些电话*某些信件与报告*某些会议*必要而不重要的问题*迎会的活动*防患未然*改进产能*建立人际关系*发掘新机会*规划、目标管理*休闲*烦琐的工作*某些信件*某些电话*浪费时间之事*有趣的活动时间管理第二部分方法论IIIIIIIV结果：*压力*筋疲力尽*危机处理*忙于收拾残局偏重于第一类事务D时间管理第二部分方法论IIIIIIIV偏重于第三类事务结果：*短视近利*危机处理*被视为巧言令色*轻视目标与计划*缺乏自制力，怪罪他人*人际关系浮泛，甚至破裂D时间管理第二部分方法论IIIIIIIV偏重于第四类事务结果：*全无责任感*工作不保*依赖他人D时间管理第二部分方法论III偏重于第二类事务结果：*有远见、有理想*平衡*纪律*自制*少有危机D时间管理第二部分方法论高效能组织重要不重要紧急不紧急IIIIIIIV20%-30%50%-60%15-20%1%时间管理第二部分方法论Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）解决方法Doitnow！（马上就做）Don`tdoit。（别去做了）重要紧迫Delegate授权别人去做时间管理第二部分方法论总结：时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。时间管理第二部分方法论时间记录法时间管理第二部分方法论美国管理学者P·F·Drucker认为：有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。时间管理第二部分方法论时间ABC分类法时间管理第二部分方法论将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。时间管理第二部分方法论二八原则时间管理第二部分方法论重要的事先做—“二八原则”%%A：Activities活动R:Results结果「80/20定律」告訴我們，常常是百分之二十的關鍵努力產生百分之八十的績效。換言之，有百分之八十的工作時間與付出是浪費的。时间管理第二部分方法论时间管理第二部分方法论大石头小沙子水时间管理第二部分方法论大石头小沙子水第一步第二步第三步时间的统筹方法时间管理第二部分方法论时间的统筹方法记得初中课本上曾学过华罗庚先生的一篇《统筹方法》统筹方法，是一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛，在企业管理和基本建设中，以及关系复杂的科研项目的组织与管理中，都可以应用。怎样应用呢？主要是把工序安排好。比如，想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有（烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶（1分钟）茶杯（2分钟）要洗；火生了，茶叶也有了（1分钟）。怎么办？时间管理第二部分方法论几种答案：办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。时间管理第二部分方法论洗开水壶（1分钟）烧开水（15分钟）洗茶壶（1分钟）洗茶杯（2分钟）拿茶叶（1分钟）泡茶示意图：时间管理第二部分方法论图示分析：水壶不洗，不能烧开水，因而洗水壶是烧开水的前提。没开水、没茶叶、不洗茶壶茶杯，就不能泡茶，因而这些又是泡茶的前提。它们的相互关系，可以用下面的箭头图来表示：箭杆上的数字表示，这一行动所需要的时间，例如15表示从把水放在炉上到水开的时间是15分钟。从这个图上可以一眼看出，办法甲总共要16分钟（而办法乙、丙需要20分钟）。如果要缩短工时、提高工作效率，应当主要抓烧开水这个环节，而不是抓拿茶叶等环节。同时，洗茶壶茶杯、拿茶叶总共不过4分钟，大可利用「等水开」的时间来做。时间管理第二部分方法论考虑不确定性时间管理第二部分方法论在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变