专业写作2-应用文写作-计划和调查报告-XXXX

第二章事务文书——计划与调查报告一、事务文书的概念事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。它虽不是“法定”公文，但却是各机关单位使用最广、最多的一类公文。由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。它与狭义公文(行政机关12类13种，党内机关14种)的区别在于：一是无统一规定的文本格式；二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索(如简报)或通过传媒宣传(如经验性总结、调查报告等)。§1事务文书概述二、事务文书的种类（一）计划类：包括计划、规划、方案、设想、安排等。其共同点是对未来工作的内容、步骤、措施与方案等进行的设想。（二）报告类：包括总结、调查报告、述职报告等。其共同特点是归纳某种工作的主要内容、成绩与经验、问题与不足等，并写成文字，向社会、上级或本单位所作的报告。（三）规章类：包括规则、章程、制度、条例、守则等。其共同点是为了更好地开展工作而订立的某些制约性措施。（四）信息类：包括演说稿、简报、大事记、照会、启事、声明等。其共同点是向他人传递的或长或短的各类信息。（五）会议类：包括开幕词、闭幕词、会议报告、会议记录等。是为会议的召开而准备的有关文件及对会议内容进行的记录。§1事务文书概述三、事务文书的特点（一）制发程序、行文格式无严格规定。法定公文在行文规则、制发程序上有严格的规范要求，在写作结构上也有基本固定的模式，形成了一定风格。事务类文书与之相比，表现出较大的灵活性，呈现出较多的风格。如工作计划，可以条目列出，也可以表格列出；可以在标题下方注明单位名称和时间，也可注于文末。（二）事务文书本身一般不具备法定的权威。事务文书一般不单独行文，它要发挥本身的作用，需要配以法定公文。如单位工作计划必须以正式下发工作计划的通知形式方具备必须贯彻执行的效力，否则，它的内容只能被看作是一种参考意见。（三）使用频率高、应用范围广。事务类文书在党政机关、企事业单位、社会团体的日常工作中使用频率之高、范围之广，是其他类型文书无法相比的。§1事务文书概述四、事务文书的作用常用事务文书的主要任务是部署工作、交流情况、联系工作、总结经验、规范行为、礼仪应酬等，应用十分广泛。具体说来，有以下四个方面的作用：（一）咨议性作用事务文书对决策者和上级有关部门具有咨询、建议的作用。通过总结经验教训，掌握现代管理所需信息，对工作中的焦点、难点问题进行调查研究，调整工作思路，改进工作方法，及时地修改工作计划，取得更高的工作效率。（二）规范约束作用为了使全体社会成员或组织内的人员共同遵守一定的行为准则，就需要制定各种规章制度，如章程、条例、准则等，它起着约束、监督的作用。计划类的文书是单位、部门要求其成员在特定的时期内，为了完成或达到一个共同的目标，采取统一行动的依据，对计划范围的每一个成员都有规范和约束作用；同时又是监督检查工作完成情况的依据。§1事务文书概述（三）喻事明理的作用为了推动工作的开展，各行业、各部门都要依据上级精神，及时向下级各部门讲解政策、布置任务，通常情况下，上级部门会以会议的形式来达到这个目的，而领导人在会议上使用的讲话稿、演讲稿等承担了这一任务。如调查报告、简报等文种也可起到宣传教育作用，它们直接或间接地用工作实践中的经验、做法来分析形势、讲解政策、明确任务、传达信息、统一行动。（四）留存备查、沟通情况的作用事务文书的一部分成为机关活动的原始记录，这些文字材料都是珍贵的历史资料，具有极其重要的保存价值。同时，它们又是留存备查的依据和凭证，如会议记录、大事记等。有的在机关或行业的活动中，又起着交流情况的作用，便于上下左右的沟通联系，如简报、调查报告等。§1事务文书概述五、事务文书的写作要求（一）首先需大量地、详尽地掌握材料。如调查报告，具有纪实性特点，需要深入进行调查，充分掌握材料。因此，在动笔前，要认真回顾工作全过程，广泛仔细搜集工作、生活中的第一手材料。归纳起来，事务文书的写作一般应掌握以下材料：背景材料、现实的典型材料、过程性材料、主观性材料。（二）要有超前意识。撰写事务文书，需要具备超前意识，站在时代和未来的高度，审视、分析问题，科学合理地揭示和把握事物未来的发展趋势。（三）坚持实事求是的写作态度。从材料的搜集、整理、分类、分析直至形成完整的文章，所有的环节都应坚持实事求是。撰写事务文书所用的材料要保证真实、准确，对事实的评价也须尽量客观、公正。§1事务文书概述一、计划（一）计划的概念社会团体、企事业单位或个人对未来一定时期的工作、事项、活动等作出预先打算和安排，确定目标、任务、措施所形成的一种事务性文书。计划是一个统称，规划、纲要、安排、设想、方案、要点、打算等都属于计划的范畴。一般来说,规划、纲要是长远计划,而纲要比规划更概括；安排是短期计划；设想、打算是非正式的计划；方案的可操作性较强；要点是粗线条式的计划。§2计划总结（二）计划的特点1．预见性计划总是为做好未来的工作，完成今后的任务而制定的，它要凭借超前意识预见到工作的发展趋势，以便作出正确决策。制订计划既要看得远，又要想得实，尽可能对各种情况作出正确预想。2．可行性计划是决策的载体之一，它要指挥或者指导人们的行动，在制定目标、任务时都考虑自身的实际，确保目标的实现。有时计划需要随客观实际情况的变化做适当的调整和修订。3．明确性计划是效果检验的依据，因而计划的各项指标及措施、方法的设置安排必须十分明确，不能含糊。明确的计划可以使人行有所依，查有所据。4．时限性计划只在一个特定的时间范围内有效。离开了一定的时间范围，计划就失去了它本来的作用与意义。§2计划总结（三）计划的种类计划可以从不同角度分类：按内容分：生产计划、工作计划、学习计划、科研计划等各种专项计划。按性质分：综合计划、专项计划。按写作方式分：条文式计划、表格式计划。按时间跨度分：年度计划、季度计划、月计划、周计划等。按制定计划的机构分：国家计划、省（市）计划、单位计划、个人计划。§2计划总结计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。规划是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例：《××市城市建设总体规划》。纲要和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例：《××市2009年经济发展纲要》。设想是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。§2计划总结打算也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。例：《××学校争创文明校园的打算》。要点是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较短的计划。例：《××局2009年工作要点》。方案从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体、周密有很强可操作性的计划。方案一般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。例：《××市住房分配制度改革实施方案》。意见属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。例：《××公司关于下属企业2009年扭亏增盈全面提高经济效益的意见》。安排是短期内要做的，且范围不大、内容单一、布置具体的一类计划。例：《××系第×周工作安排》。§2计划总结（四）计划的格式1．文字式计划的结构与写法文字式计划是计划主要的写作方式。（1）标题由单位名称、时限、事由、文种组成，如《××市××局2009年工作计划》。也可省略其中的一项或者两项，如《××厂职工教育计划》等。但无论怎样省略，都必须保留事由、文种两项。有的计划则采用公文式标题，如《××学院关于留学生入学教育工作安排》。§2计划总结（2）正文开头。即引言、前言。这部分可写制订计划的依据，或背景材料(如面临的基本形势、前段工作经验教训等)。这部分要写得简明扼要，力戒套话、空话、大话。有些大家熟悉的例行工作的计划，也可不写这部分内容，可直接写明工作的总目标、总任务。主体。这是计划的主要部分，计划的四要素（任务要求、措施办法、执行人员、完成时间）都在这部分。不同的计划对这些要素有不同的侧重和取舍，比如领导机关制发的工作要点就可不具体写实施步骤和时间，而基层单位的计划则要写清楚这些内容。§2计划总结主体部分可采取下面几种结构方式：条文式。把下阶段工作分成苦干项目，逐项逐条地写明具体任务要求、措施办法、执行人员、完成时间等。要注意条文的逻辑顺序，可按各项工作的顺序，或者工作的主从轻重安排先后顺序。分部式。按四要素规定的内容分成若干部分，每部分可用小标题概括重点或提示内容范围。这常用于较复杂的计划。贯通式。依自然段落分层次写，开头常用提示句，如“这项工作的目标是”之类。这种写法常用于短期的、单一的、具体工作的计划、安排。不论采用何种形式，主体部分都要写得周到详尽，具体明白。§2计划总结2．表格式计划的写法它和条文式计划写法的主要不同是在主体部分，即把任务、措施、步骤、完成时间、执行人员等分项列成表格，依时间先后顺序排列。有的还列上执行情况一项，以反映出计划的实施状况。这种写法眉目清楚，一目了然，直观性强，适用于任务具体、时间性强、程序性强的计划，如生产计划、招生工作计划、学校的教学工作计划等。也有的把它叫做工作日程安排表、行事日历。§2计划总结（五）计划的写作要求1．要从实际出发，量力而行。制定计划要立足实际，计划中的指标、措施都应从本单位实际情况出发，指标的提出要留有余地，经过努力能够实现。2．要服从大局，克服本位主义，注意协调和综合平衡，但又要体现本单位工作特点。3．要有一定的挑战性。计划要有积极进取的精神，所提的任务和要求要在可能范围内尽力定出最高目标。指标过低，缺乏吸引力，也不利于充分调动积极性。4．内容要具体明确，表达要简明准确，有条有理。§2计划总结二、总结（一）总结的概念总结是党政机关、企事业单位、社会团体及个人对前一阶段的工作进行回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的一种应用文体。总结是对自身实践活动的回顾，又是人们的思想认识从感性阶段向理性层次不断提高的过程。人们可以通过总结更深刻更全面地认识过去，以便顺利地开展以后的工作。§2计划总结（二）总结的特点1．总结是人们自身实践的本质的反映。它要求内容真实，完全忠实地反映自身的实践活动。总结的材料，只能来自自身的实践；总结的观点不能是外加的漂亮标签、任意拔高的思想，只能是从自身实践活动中抽象出来的认识。2．总结具有理论指导性。总结是人们对客观规律认识的反映，它不仅要陈述工作情况，更要揭示理性认识。能否进行理性分析，指出事物发展的客观规律，是衡量一篇总结写得好坏的重要标准。3．总结具有针对性的特点。总结必须对本单位、本部门、本地区的工作实际进行检查、回顾和评价，并提出适合本单位或本部门特点的努力方向。§2计划总结（三）总结的分类1．按性质分：有专题总结、综合总结。2．按内容分：有学习总结、工作总结、思想总结、科研总结等。3．按范围分：有地区总结、行业总结、单位总结、班级总结、个人总结。4．按时间分，可分年度总结、季度总结、月份总结等。§2计划总结（四）总结的格式1．标题总结的标题常见以下几种形式：（1）四项式标题，即由单位机关名称、时间、事由、文种组成标题，如《××市人事局2009年补充国家机关工作人员考试工作总结》。这四项可根据需要进行省略。（2）文章式标题，如《更新观念培养开拓型人才》。常用于专题总结，可写单行标题也可写双行标题。§2计划总结2．正文（1）开头总结的开头要简明扼要，紧扣中心，有吸引力。常采用以下几种方式：概述式；概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等。结论式：先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的