★★★如何开展时间管理

1如何开展时间管理一、时间概念时间是什么？人们会说“时间就是效率”，“时间就是金钱”，“时间就是生命”，“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。子在川上曰：逝者如斯夫，不舍昼夜那么，时间的确切定义是什么呢？从哲学意义上讲，时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。世界在持续，我们的生命在延续，我们每个人的每一天都是24小时、1440分钟，无论我们快乐或是不快乐，我们的一天都只有24小时、1440分钟。区别在于：成功和不成功的人利用时间的方式不同。时间具有下列特性：*时间是一种资源，且供给无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，都是1440分钟，所以我们无法开源。*时间具有一维性，无法蓄存，无法失而复得：时间不向人力、财力、物力和信息技术那样被积蓄储藏，也无法失而复得。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。*时间无法取代，具有机会成本：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，单位时间内只能进行一件事情，做A事情时，就不能做B事情，选择A的效益的同时，必须放弃B事情的效益，这涉及管理决策的一些理论，比如利益最大，风险最小选择等，所以说时间具有机会成本。下面这个例子很恰当地说明了时间的这些特性。如果银行每天早晨向你的账号拨款1440元，你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用不完的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又只有1440元。请问：你如何用这笔钱？我们无法在时间资源上开源，也无法节流，同时时间的机会成本，我们只有提高效率，单位时间内才能有更多的产出。二、时间管理概念就是管理的时间概念，组织管理的资源要素中包括人、财、物、信息和时间，也就是针对管理中时间要素资源的管理。改变能改变的，适应不能改变的。由于时间的特性，所以时间管理的对象不是“时间”，而是指面对时间而进行的“自我管理”，怎么能在单位时间内完成更多的产出，带来更多的效果、效益和效率，才是我们开展时间管理培训的目的，才是我们追求的目标。三、时间管理的误区所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下是管理的几个误区，请大家仔细分析和查对，看看是否存在同样的问题：1、误区一：工作缺乏计划性目标、规则、计划的制定，缺乏计划性表现在：*缺乏目标*缺乏优先等级*缺乏完成期限*工作方法不当工作起来处于被动位置，谈不上自我管理。2、误区二：时间控制不够①受外部因素影响：*不速之客的打扰*无端电话的打扰*无效会议的困扰*突发事件的处理②时间意识不强：主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度*拖延的习惯*做事拖拉，找借口不干工作*工作中闲聊*追求完美23、误区三：组织和过程工作不当①组织工作不当的主要体现：*职责权限不清，工作内容重复*授权不当，“事必躬亲，亲力而为”*沟通不良*不注重协作*工作连续性差*不善于说“不”②授权不当的表现在：*担心部属做错事*担心下属表现太好*担心丧失对下属的控制*不愿意放弃得心应手的工作*找不到合适的下属授权其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。③不善于说“不”：学会接受请托，对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系，又区分力所能及和能力不及两种类型；另一类请托则属无义务履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。“明智地接受请托”的重要性在于：第一，“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不防对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。所以在我们接受请托时先问问自己：职责所系吗？力所能及吗？同时，也要求自已免开尊口。4、误区四：整理整顿不足据统计，一般职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近10％的时间！质量管理中有名的5S管理，要求办公场所做到：1S整理，将工作场所的任何物品区分为必要的和不必要的，必要的留下，不必要的清除掉；2S整顿，把留下的依照规定的合理位置放置，并明确标示；3S清扫，将工作场所清扫干净；4S清洁，维持上述成果；5S素养，每位成员养成及时整理、整顿、清扫、清洁的良好习惯，做事遵守规则，文明的员工是文明管理的根本保证。人们把5S活动看作是减少浪费、提高生产效率和降低产品不合格率的最重要的基础工程。5S的精髓在于建立质量风险防范机制，有病治病，无病强身的质量控制和保障机制。风险成本理论告诉我们，在项目执行的过程中，每个环节都会存在风险因素和风险转化为危机的概率，如果在项目前期阶段投入1单位成本用于控制风险，则可能避免因项目结果偏差采取风险补救10单位的成本。5S管理同风险成本理论有着异曲同工之妙。了解完上述内容，当你的上司向你布置一项任务时，你是否会在第一时间提出方案并执行，当你的上司向你索取一份资料时，你是否会在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否还会满文件夹地翻个底朝天？5、误区五：未活在当下人的生命轨迹就向一条弧线，这当中有很多分叉点，这些点比如上学、就业、结婚、创业等，每个点都有很多种选择。这里要说的是，面对同样的时间点，我们会有很多选择，只有把握现在、活在当下，才能更好实现人生目标。下面讲一个“九牛之人”故事，供大家品鉴。很久很久以前,一个村子里住着两个年轻人,他们在自己村子里没有找到自己心仪的姑娘,所以决定到外面找寻自己的幸福。他们两个跋山涉水,走了很长时间,又累又饿,忽然看到了一个村子。他们想去前面种地的人家里讨一顿饱餐。在田里干活的是一个俏丽的小姑娘。这个时候,其中一个马上就相中了她。天哪！那是人吗?好美好美，这是天使吗！窈窕淑女,八面玲珑……3另一个不以为然,认为就这么一个村姑你就看上了?他说,那好，既然你看上了，不走了，那你就在这吧，我去另外的地方找去。他走了,继续踏上了征途。而这个人留了下来。他向村里的人打听,这是谁家的姑娘,出嫁了没有?……后来得知，这个村里有个不成文的规定,男方娶女方的时候,必须要用牛做聘礼,因为这里的主要劳动力就是牛，而送牛的头数越多也就表明这个女人越美丽贤淑，最多是送九头牛，是貌若天仙的。一头是很差的，二头是勉强看的过去的，三头是很一般很一般的……这个小伙子想办法弄足了九头牛,因为这个女人,在他眼里已经是天使了。一天,他带着九头牛去了这女人家里，一个老汉推门而出。几句客套话之后,他表明了来意,并说明了带了九头牛,老汉又惊又喜,连忙说：“没有、没有”，在老汉眼里,她女儿最多只值三头牛而已。但那个小伙子一定要送九头牛并说明,自己已经打听清楚了你女儿今年多大、属什么的等等。盛意拳拳之下,老汉推脱不了,并且一再强调,是你自己要送九头牛给我的,不是我要你送的,因为老汉不想让别人以为自己是在骗这个外乡人。之后,两个人过的很甜蜜,男耕女织,日出而做,日落而息。这样过了一段日子以后,那个当时去了另外的地方的人又转回了这里，他想,这不就是我当年和朋友分手的地方吗?不知道他现在还在不在了?去打听打听吧。忽然他看见一个很美丽的小媳妇在田里干活,看上去是那么那么的美,他想,为什么当年我在这里没碰上这个姑娘呢？可惜呀！他上前打听他朋友的下落.小媳妇告诉了他,并且说我带你去，带他找到了他的朋友。离别多年,叙旧之后,他问他朋友,嫂子呢?当年的那个小村姑呢?什么？你们不认识?不是她带你来的吗?啊?那就是当年的那个村姑?……他问他朋友的妻子,当年你也没有这么漂亮呀，怎么越来越漂亮了？她说,因为我丈夫认为我是最漂亮的，所以我就是最漂亮的。……其实每个人都是一块金子,只是光线照射的角度和抛光面的多少决定了光反射的程度不同。你认为自己是天才并且做到了，那你就是天才。你认为自己一定会成功并且努力了，你就会成功。你认为自己能够面对时间而进行的“自我管理”，并且努力做了，你就会管理好时间，在单位时间内完成更多的产出，带来更多的效果、更好的效益和更高的效率。一切物质，人类所决定的都不是外在的条件,而是内心的信念,只要信念还有，心火就会常存不熄，就会得到自己想要的幸福。前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要放眼“未来”，记取“过去”，把握“现在”。送给大家一句话：活在当下，活在此时、此地、此间、此状态中。昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！四、时间管理的基本原则1、原则之一：明确目标对许多人来说，拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，哪里还有时间好好想想自己的将来。有一只狐狸想溜进一个葡萄园里大吃一顿，但是栅栏的空隙太小，它钻不进去。在狠狠地节食了三天后，它总算能钻进去了。但是当它大吃一顿以后，却又出不来了，只好在里面又饿了三天，才出得来。这只狐狸感慨地说：“忙来忙去，到头来还是一场空。”另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战，这些人最终只会是一事无成！4事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。人力资源管理中期望理论告诉我们：想要做成某件事取决于对这件事的期望值和达成结果的概率。也就是成功取决于目标和实现目标的概率。有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能，目标能够激励我们前行。那么究竟如何选择或是制定正确的目标呢？我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。2、原则之二：有计划、有组织地进行工作组织开展工作及目标的制订和落实，通常会体现在以下几个方面：*将有联系的工作进行分类整理；*将整理好的各类事务按流程和轻重缓急加以排列；*按排列顺序进行处理；*为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应按什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作。究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：*确立目标；*探寻完成目标的各种途径；*选定最佳的完成方式；*将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；*编排月/周/日的工作次序并加以执行；*定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。有了计划，就必须有行动。请大家记住：*切实执行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获；*实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。3、原则之三：分清工作的轻重缓急根据事情（任务）的重要性和紧急程度，可以将工作分为四个类型：第一类型是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作等，表现为：危机/急迫的问题/有期限压力的计划。这一类事情是危机任务，我们要马上就做，这是考验我们的经验、判断力、能力的时刻。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。第二类型是重要但不紧急的事。主要是与工作品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。表现为：防患未然/改进产能/建立人际关系/发掘新机会/规划、休闲等；它们是新的机遇，宜定出计划，采取行动。多投入一些时间在这个领域，做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。第三类型是紧急但不重要的事。表面看重要，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。表现为：不速之客/某些电话/某些信件与报告/某些会议；它们是日常事务，授权别人来做。第四类型属于不紧急也不重要的事。表现为：繁琐的工作/某些信件/某些电话/浪费时间之事/有趣的活动；它们是杂乱琐事不必要来做。现在你不防回顾一下上周的生活与工作，你在哪个类型的事情花的时间最多？请注意，在划分第一和第三类型时要特别小心，急迫的事很容易被误认