新时期如何做好档案管理

新时期如何做好档案工作档案馆一提到档案，大家并不陌生，也许有人认为就是将已处理完毕的文件资料装盒存放起来就万事大吉了，其实不然。档案是社会实践活动的一个产物，自古有之，即使在信息时代飞速发展的今天，它也越来越受到人们的重视，究其原因，就是档案所具有的独特的查考利用价值，已经成为机关团体、企事业单位以及个人，在工作、生产活动中形成宝贵资料的来源。那么如何做好新时期、新形势下的档案工作，是摆在我们面前的一个重要课题。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织、企事业单位以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。是国家宝贵的历史文化财富，档案在历史研究、科研教学，特别是在方针、政策制定的决策过程中，一直发挥着任何其他资料和材料都无法替代的突出作用。不难设想，如果国家没有档案，我们的工作怎么能在继承中发展，在前进中创新？一、档案的重要性一、档案的重要性特别是机关档案，不仅是档案的重要来源，而且在机关工作中起到必不可少的凭证与参考作用。加强对档案的收集、整理，有效的保护和利用，为企业的现代化建设服务，是机关工作人员应具备的基本条件和必备意识，每一个机关工作人员必须树立牢固正确的档案观念和档案意识，切实将档案收齐、管好、用活，为维护企业的历史真实面貌，促进企业又好又快发展做出新的更大的贡献。二、档案的收集收集工作是档案管理工作的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理、强化档案利用、突出馆藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。1、收集内容档案的收集工作，就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各机关、个人手中有价值的档案分别集中到各有关机关档案室和各级档案馆的工作。从广义上讲：一是对本机关需要归档资料的接收工作。各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全机关文件材料归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对各单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收各单位的档案，特别是接收现行单位的档案，是各级档案馆收集工作的主要任务。三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指国家或部门成立前各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。2、收集中存在问题一是各单位普遍存在档案资料归档不及时、收集不齐全的现象，主要表现在对文件材料归档范围不明确，很多文件材料长期存放在各职能部门或部门工作人员手中。二是各职能部门没有明确专兼职资料员，归档职责不落实。三是机关工作人员档案意识淡薄，对工作过程中产生的文件材料缺乏归档意识。四是档案管理部门缺乏必要的制约手段。3、收集中的解决办法第一，制定本单位的档案归档范围。梳理归档部门的主要业务流程,详尽列出本单位可能产生的档案，并根据工作中发现的问题，进行修改和补充，使之不断完善。要求各单位形成的归档范围要以文件形式下发，使之具有约束力。第二，建立业务联系制度，就是建立档案部门与各业务部门人员联系制度。档案管理人员要经常和各部门业务人员沟通，了解该部门工作开展情况，随时到有关部门收集有价值的资料，确保归档范围内的资料能够按时收集。第三，建立健全档案收集网络，各部门应明确一名兼职资料网员，负责对本部门各类资料的收集，充分发挥档案网员的收集优势，最大限度地调动档案网员的工作积极性。三、档案的整理档案整理是一项基础性的工作，就是将在日常活动中形成的文件资料按照分类、装订、排列、编号、编目、装盒的顺序进行整理。档案整理的内容主要包括：区分全宗、分类、立卷、卷内文件整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列和案卷目录的编制。在档案业务建设的诸多环节中，收集是起点，提供利用档案是目的，而整理则是承上启下的关键环节。收集来的档案，不经过整理，档案没有条理，也不便于系统的查考和研究。1、整理中存在的问题第一，各类档案分类没有执行统一标准，各单位整理的档案存在分类不一致现象。第二，文件形成单位归档时，对整理规范不明确，导致归档文件质量不高。第三，在整理过程中，档案人员没有对接收资料进行保存价值的再鉴定，存在部分无保存价值的资料作为档案归档。第四，对整理好的档案进行信息著录时，有信息录入错误和不全现象，信息错误有可能使档案变成死档案，信息不全会造成检索、统计的无法实现。2、解决办法一是要按照档案馆推行的规范标准，建立统一的制度管理体系，确保档案整体发展。二是加强对归档人员的业务培训，认真学习管理标准，在归档过程中严格按照标准操作，提高整理质量。三是加强档案员工作责任心教育，严把鉴定关，确保整理的档案能得到有效的利用。档案的质量取决于文件的质量。要做到文件收集齐全、完整、准确，文件的形成就必须严格执行国家《公文处理办法》。规范化、标准化是文件质量的保证，也是档案质量的保证，在接收文件资料进馆时，要做好价值再鉴定工作。资料进馆是档案的转折，不仅决定档案的命运，而且直接关系到馆藏质量，因此必须坚持做到四不接，即不属于接收范围的不接，没有经过鉴定的不接，缺少检索工具的不接，质量不合要求的不接。四、档案的质量五、档案开发利用档案管理部门向用户直接提供利用，为各项工作服务，称为档案利用。收藏档案的根本目的就是为了再利用。开发利用档案资源是档案部门的重要使命，这就要求档案工作人员具备超前工作意识和主动服务意识。然而，目前有些单位在档案资源开发利用中，工作被动，个别单位存在着只收集、保存档案资料，不重视开发利用的现象，致使档案资料存而不用，严重影响了档案管理为生产建设服务作用的发挥。解决办法1、档案人员要及时了解本单位生产建设情况和档案利用者的需求，主动采取多种形式，通过各种途径积极主动开展档案利用服务。2、积极开展编研工作，及时做好档案利用效果反馈跟踪。通过档案信息整理，汇编专题资料，编制科研成果、基建工程项目简介，编写大事记、组织沿革等多种形式的编研，提高档案的利用率。3、档案管理人员要强化服务意识，强化市场意识，变管理为服务，加大指导服务的力度。在档案管理软、硬件方面，真正满足用户的需要。4、提高档案管理现代化水平，使档案的利用更加快速、方便、准确。六、档案的安全保管档案的安全，一是指档案内容的安全，保证档案内容不失密、不泄密；二是指档案载体安全，力求使档案不受损害，最大限度地延长档案的使用寿命；因此，我们必须严格执行档案安全保管的各项规定，依法配备安全保管档案所必须的防火、防盗、防水、防有害生物等设施；加强对文件材料归档工作的监督检查，档案馆每年要定期对各单位的档案管理工作进行督促检查，确保上一年度文件资料及时归档，从源头上杜绝档案及废旧文件、资料的流散丢失；要完善档案安全管理的规章制度，严格落实岗位责任制，加强安全知识教育，强化日常管理，严格履行借阅审批、登记手续，使档案的安全保管逐步走上法制化轨道。七、电子文件的管理电子文件已成为机关、各单位文件产生的主要形式，是油田档案资源的重要源头，重点做好电子文件的档案信息资源建设，是今后档案管理的主要任务。因此，我们要从档案现代化管理的高度，深刻认识电子文件的现实意义和重要作用，规范电子文件制作、审核、鉴定程序，加强电子文件收集力度，扩大电子文件收集范围，确保电子文件齐全完整。目前电子文件归档主要采用介质归档方式，即各部门将形成的电子文件存储到光盘移交档案部门保存。电子文件归档后就形成了电子档案，为了保证电子档案的完整，要求与电子文件信息相关的程序、软件同时收集，归档的电子文件要保持与纸质文件的一致。电子文件的特殊性，要求档案部门建立相应的利用管理制度，严格使用权限审核，采取电子文件加载水印保护、加密技术、访问控制、在线安全浏览等手段，确保电子信息利用的安全。1、电子文件存在的问题一是材料形成部门电子文件归档不全，处于分散保存状态。二是移交的电子文件普遍存在制作不规范，命名不准确现象。三是电子文件的形成部门归档前没有对电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性进行审核。四是部分归档资料没有制作和移交电子文件。2、解决办法第一，统一电子文件制作、命名等标准，明确电子文件格式、文件代码、光盘刻录、文件命名、电子文件检测等一系列要求，确保电子文件的规范管理。第二，加强电子文件归档意识。凡是归档的纸质文件要求电子文件必须同步归档。第三，要求合同部门在签订项目、设计、施工等各类合同时，必须要有专门的电子文件归档条款，从源头把好电子文件的形成关。第四，严格把好电子文件鉴定关，在电子文件移交时，要认真对光盘载体外观进行检测；对电子文件的内容、结构、背景信息、有效性、可识别性等进行检验。八、数字档案馆建设随着数字油田建设的不断深入，数字档案馆项目作为公司信息化建设的重点工作之一，于2007年7月正式启动。吐哈油田数字档案馆建设的目标是：运用先进成熟的技术，建立并实现档案资料存储数字化、传输网络化、管理自动化、服务利用远程化的综合档案管理体系，通过2－3年时间，建成门类齐全、内容丰富、结构合理、管理科学、服务高效的具有吐哈油田特色的数字档案馆。吐哈油田数字档案馆建设主要任务是：建设数字档案馆硬件平台；完成馆藏档案的数字化加工；搭建档案信息系统软件平台。1、项目完成情况数字档案馆建设项目采取纸质档案数字化加工、系统软件开发、硬件平台搭建同步进行的方式开展工作。数字化加工方面：截至9月底，已完成文书、科研、勘探开发、单井井史等近240万页的数字化加工任务，基本实现了馆藏常用档案数字化。实现了文书档案信息全文检索功能，拓宽了档案信息利用渠道，突破了只能查询档案条目的局限性。系统软件开发方面：完成了数字档案综合管理系统的开发工作，建立了统一的档案信息管理平台，基本实现了档案采集、整理、检索、借阅、鉴定、统计、打印、在线归档等功能。硬件平台搭建方面：完成了硬件平台建设及系统集成，实现了应用服务器与研究院现有网络设备、存储设备系统集成；数据库服务器、文件服务器、应用服务器、全文检索服务器全部完成集群安装配置。2、数字化工作中发现的问题一年多来，根据数字化加工情况，结合系统对数据库的应用，发现还存在很多问题：一是由于历史原因，造成同类别档案下二级类目过多，不仅使档案整理工作复杂化，也造成档案信息的统计、利用存在一定困难。三是数字化加工过程中发现个别档案原件存在缺页、倒页、内容不齐全等质量问题。二是各单位档案管理执行标准不统一，存在不同的分类和管理方式。按照档案管理规范化、一体化的发展要求，需要对分类和编目不合理的档案重新进行整改。四是存在部分档案录入信息错误、内容不齐全、电子文件命名与目录不符等现象。要实现数据信息的准确和完整，满足档案信息系统管理、检索、统计、利用等要求，需要对馆藏所有数据信息进行修正、补充和完善。3、下步工作安排数字档案馆建设项目一期任务已经基本完成，即将开展系统的上线运行、系统培训和推广应用工作。建立真正的吐哈油田数字档案馆，任务还很艰巨，困难还很多。数字化加工方面：对技术档案馆基建类档案以及各二级单位制发文件进行数字化加工。加工量大约200万页。数字档案馆二期建设的主要任务软件开发方面：开发相应的电子文件保护技术，包括PDF文件水印保护、文件加密、在线安全浏览、在线识别和生成等内容。数据迁移方面：完成各二级单位所有数据库数据的迁移工作。为了保证项目的正常开展，在数字化加工工作正式开始之前，各单位要提前做以下几方面的工作：一是全面核对现有数据库的著录信息，对错误、遗漏的信息进行改正和补充完善。二是做好本单位馆藏档案数字化加工范围和数量的统计，便于数字化加工安排。三是按照数字档案馆建设的统一标准，开展档案实体的整改工作。四是积极配合档案管理信息系统的上线运行，做好本单位用户权限设置，数据信息采集源点落实等工作。数字档案馆项目的建设任务艰巨、繁重，数字化加工的工作量大，耗时长，需要公司协调解决大量经费，需要各单位办公室密切做好配合工作。