办公室5S打造标准及实施方案

办公室5S推进标准及实施方案一、目的通过5S打造工作有效开展办公环境，提升办公室人员的工作效率，改善办公场所的环境，提高办公室人员的整体素质，提升公司的整体形象。二、使用范围本方案适用于办公室全体人员。三、具体实施时间2016年8月1日正式启动办公室5S推进工作。四、办公室5S小组组长：小组长：待定成员：个部门抽一人组成。组长职责：总体把握5S推行小组的工作方向，监督检查各部门5S活动效果，批准5S推行计划书、评价5S推行、改善成果，在办公区域5S活动推行中拥有最高裁决权。小组长职责：负责5S的相关会议的传达，对所有办公室的5S进行督导检查，并推进。对5S检查结果公布到办公区域人员。上报给组长办公区域5S推行情况，跟进推行小组会议决定事项。各成员职责：XXXXX楼全部办公室的5S管理，参与各部门开展5S活动方案，具体落实本部门推行工作，执行5S小组的各种工作指示，参与5S活动的具体实施、自查、评比、评价、确定开展5S活动效果。五、办公室5S实施标准要求1、桌面物品方面，将公司用品和个人用品区分开来；公司用品放在明显处，私人物品放在不明显处；办公用品放在抽屉的上层，私人物品放在抽屉的下层；办公桌椅应设置姓名标牌。如图图一：办公桌示意图2、抽屉、主机箱及线路A清除不用或不用物品，留下必需品；B所有物品应分类，并进行标识；C办公用品放置在上层，个人用品放置在下层图二：主机箱及抽屉示意图姓名标牌：部门、姓名、职务（左右根据实际情况定）键盘电话水杯笔电脑文件夹盆栽其他盆栽文件筐姓名标牌：部门、姓名、职务（左右根据实际情况定）线路扎整齐，确保安全不凌乱，主机帮一边放置。垃圾篮子靠一边内侧放置。分层柜分类：第一层：办公用品第二层：临时用品第三层：个人私人物品3、墙壁不随意张贴纸张及任何物品使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看的斑迹，从而影响办公室整体形象。4、办公室标识管理4.1办公区域标识管理根据办公人员的数量，将办公桌划分为不同员工的作业区域，其标识的内容包括以下3个部分：1）区域名称；2）区域所属人姓名；3）区域人职务。4.2文件夹标识管理文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中，侧面标识主要包括以下5个要素：1）文件夹编号；2）文件夹名称；3）文件夹内文件内容简述；4）文件夹管理部门；5）文件夹管理责任人；6）文件夹标识的注意事项：a）无论文件的厚薄，文件夹标识的长度、宽度都应保持一致；b）若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有相应的标识；c）在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准；d）统一文件夹标识的规格和字体。5、文件柜A文件柜右上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等；B文件柜内分层分类，用分隔线和标签区分。将所有文件资料有效分类，运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取。图三：办公室柜子示意图图四：柜子事物示意图6、人走桌净员工如果离开桌子5分钟以上，应该在离开办公桌位前将物品整理好放起来，椅子归为，电脑处于锁屏状态。管理责任人文件大类明细文件大类明细文件大类明细在文件柜的左侧门上做好文件清单。文件盒上做好数字编号，与文件柜左侧门上清单一致图五：办公桌事物示意图7、公共区域不论是自己工位过道还是职场公共区域，不要随意摆放属于自己的东西和其他杂物，不仍任何垃圾，不挪动、借用、损坏公共区域设备、盆栽及其他物件。8、独立办公室、会议室、职场、培训室各部门在使用期间，要爱护办公室、会议室、职场、培训室的设备及物品，严禁私自拆装设施，如若故意为之将以损坏设备原价的2倍赔偿。如发现设备、设施出现故障或公物损坏，应及时报办公室。使用部门要维持室内清洁，使用结束后，将移动的桌椅放回原处，并关闭各种办公电器电源、门窗，及时做好卫生清理工作。在办公室、会议室、职场、培训室内禁止吸烟、严禁乱贴乱画，如若被发现或者被举报，违反者乐捐100元。六、办公室5S推进工作要求（一）整理1、每日将所有文件（包括电子文档）分为必要(有效)和不要(无效)的；2、每日将审批后的有效表单、记录统一保存文件夹并归档；3、本部门所辖区域的设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类如下：（1）设备：电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。（2）物品：公共办公用品、个人用品等。（3）空间：柜/架、桌椅、抽屉和储物柜等。4、“不要”物品经5S小组判定后，集中处理。（二）整顿1、文件资料的管理整顿（1）将文件按待处理、处理中和已处理分类放置；（2）机密类文件根据应用情况分为每日必用、常用和常不用3种，常不用的机密类文件尽快处置；（3）电子文档资料分类必须条理清晰，需要永久或长期保存的，应打印成纸制文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或U盘进行妥善保存。2、办公室的整顿（1）办公室桌面除文件盒、文件栏、水杯、电话、台历、办公用品、笔筒、文件、电脑外无其他物品；（2）电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；（3）抽屉：所有物品分类放置，办公用品放上层，个人用品放下层；（4）桌椅：桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、干净，椅子摆放整齐；（5）垃圾筒：置于办公桌右下角。（三）清扫1、办公区域（如通道、地面）按照每日排班表按时清扫（此部分打扫卫生阿姨打扫后要保持）；2、清扫的对象主要是个人办公区域，具体清扫基准如下：（四）清洁（五）、素养1、戴工作牌，衣着整洁得体，仪容整齐大方。2、言谈举止文明有礼，对人热情大方,工作精神饱满。3、爱护公共财产，自觉遵守各规章制度管理条令。清扫对象清扫要求周期清扫时间个人区域桌面干净、整洁，桌洞内无垃圾、杂物每天一次每天上班前办公设备电脑主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每天上班前文件资料桌面、电脑中无失效文件；超过保管期限的及时销毁；保管期限内的在文件资料柜归档；每周一次自定4、有团队精神，互相帮助，积极参加5S活动严禁公物私用，做到资源共享。5、办公区域严禁吸烟，并及时制止吸烟者。6、在工作场所内不追逐打闹，不大声喧哗和私语养成节约的好习惯，充分利用可再生资源。除5S推进外，同时要兼顾节约与安全安全：1、正确使用办公室各种电器设备；2、定期检查办公区域各种电源、线路的安全状况；3、保持安全通道、出口的畅通。节约：1、最大限度地利用各种办公用品；2、设置各类办公用品分类回收箱；3、对不能再使用的办公设备进行相关回收处理。七、办公室5S工作检查表（另附表）八、办公区域5S检查考核方法及流程：方法说明定期巡查方法各部门负责人每周至少自查两次；5S小组督查员每周至少巡查一次，发现问题，及时做好记录。不定期巡查方法5S小组督查员每周不定期到现场进行巡查和督导，随时发现5S活动推行中的问题，以便迅速采取措施解决。5S推行小组检查工作流程九、申诉制度对5S活动检查评比结果，若有认为与实际情况不符或不合理情况，可以邮件形式或会议提出，由5S活动推行小组成员表决裁决问题决策权。申诉人申诉前，必须核对最新检查标准，确定评比有误，并与相关检查人员协商。5S小组督查员定好巡查时间开展巡查工作发现问题发现问题在三项以内，部门周例会通报批评跟进整改复查检查一次发现问题超过3项，部门周例会通报批评，出现问题部门每人乐捐50元附表：办公室5S活动检查表活动检查内容配分得分问题点描述整理（15分）桌面及抽屉内均无多余物品,且摆放整齐4审批后文件是否及时归档3办公区域是否有不用或不急用的物品、工具4办公区域是否有明确的区域标识,且标识清楚4整顿（15分）定位明确,使用目视管理,任何人可随时使用4文件柜、办公用品是否有管理责任人3文件等是否实施定位化管理4办公桌下是否有工作无关物品存放4清扫（15分）地面、桌面是否杂乱3电脑和办公设备线路是否杂乱3个人区域墙壁、地面是否保持干净3办公区域文件、工具、办公用品是否有灰尘2办公区域死角是否有灰尘4清洁（15分）办公设备是否保持干净3抽屉内是否杂乱3私人物品有无依规定放置3下班时桌面上是否整齐3办公区域人员是按照前5S是否规范化、标准化3素养（15分）是否遵照规定统一穿戴工服、佩戴工牌3待人接物态度好,语言礼貌,举止文明3有无迟到、早退、旷工现象3坚持上班前开展5S活动五分钟,下班后开展5S活动五分钟3办公人员仪容端正、着装整洁得体3安全（15分）办公设备电源开关、线路是否有定期检查5办公区域通道是否堆放有个人物品5每天下班后,办公设备电源是否及时关闭5节约（10分）报废的办公室设备是否及时回收处理3办公用品是否合理使用2过期的办公文件废纸是否及时清理3是否节约办公用纸、电2评语