《外国档案管理》笔记整理

第一章外国文件管理理论第一节文件定义文件定义的类型（一）划分方式主要是从界定文件形成者范围和定义目的的角度来划分的：1．专指型专指公共文件，把文件形成者界定为“政府部门”或“公共机构”，美、加、澳大利亚、非洲诸国的文件定义均属此类。2．扩展型扩展了文件形成者的范围，界定为任何公私机构，如谢氏的定义。这种类型一般在档案学著作中出现较多，不会出现在档案法规中，而专指型则相反。3．泛指型指一切公私文件，即把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人”，如苏联的《社会主义国家档案术语词典》和国际档案理事会的《档案术语词典》。（二）特点1．专指型文件定义：⑴强调文件及其形成者的“公共性质”，机构活动的“公务性质”，严格排除私有性质的文件。⑵强调文件的“法律效力”或“行政效力”，使定义具有法律约束力。⑶多见于各国文件或档案法规中。⑷由于定义是要贯彻执行的，内涵明确，通俗易懂，易于掌握。2．扩展型文件定义：扩大了范围，采用该类定义的国家一般把个人形成的文件视为私人手稿，对其另下定义。3．泛指型文件定义：⑴文件形成者的范围最广泛，泛指一切公私机构和个人。⑵所含文件种类和类型最为齐全，把文件物质形态等方面的特征高度概括为“不管其形式、载体和记录方式如何。”（电子文件）⑶使用了“信息”或“信息材料”作为定义的属概念，从而突出了文件的信息属性，把文件纳入了信息资源领域，体现了时代特征。第二节文件生命周期理论文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学理论的重要组成部分，它研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人的主体行为之间的关系，是对文件产生、运动、变化过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理论的内容：文件从其形成到永久保存，是一个完整的过程；根据文件的不同价值及其作用形式可将这个完整过程划分为几个不同的阶段；文件在每一个阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。文件生命周期理论的意义（一）准确揭示了文件生命的运动规律，为文件和档案管理奠定了理论基础。（二）有利于针对不同阶段文件的价值特点，采用适宜的存放和管理形式。现行阶段：一般保存在形成机关内部，由制作或承办人员或行政官员负责管理；半现行阶段：保存在过渡性机构，该机构有三种功能，其一是继续发挥半现行文件的原始价值，为形成机关服务；其二是必要时，经形成机关同意，将半现行文件提供给其他机关或个人利用；其三是储存具有第二价值的文件，为移交档案馆永久保存做准备。非现行文件则销毁或移交档案馆永久保存。（三）为实现文件与档案管理的一体化，提供了理论依据。从现行文件到档案是一个连续的过程，前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量，有必要把文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程，实现管理一体化。第三节文件与档案的关系一、档案源于文件档案由文件转化而来，或文件是档案的前身。二、档案是文件的特殊部分（一）档案是具有长期或永久价值的文件（二）档案是由特定场所永久保存的文件。（三）档案是有机联系的文件整体。（四）档案是非现行文件。三、文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现第二章外国文件管理内容第一节文件管理概述一、文件管理的含义文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。二、必要性和目的（一）必要性1．文件的数量和形式的迅速增长和多样化，要求控制文件数量过量增长和研究管理新型载体文件。2．需要有效地解决制作和保存文件的条件问题（工资、场地、设备等）。3．需要对文件进行淘汰，档案只为文件数量的5%～20%。4．需要使文件的制作、保存和处置既经济又高效。（二）目的1．对文件在其形成阶段进行“超前控制，从数量、质量上监督文件的产生，防止不必要文件的产生，使现行文件得到妥善保管、有效利用。”2．确保半现行阶段的文件得到安全保管，做好文件的处置工作。（三）总原则以最低廉的代价和最有效的方式保管文件，并最大限度地满足文件形成机关的利用要求。第三节影响文件管理的因素一、现代文件自身的特点二、文件管理人员的素质特点三、文件管理活动的阶段性特点第三章外国文件管理机构文件中心的性质、任务和类型（一）定义文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。（二）性质是一种过渡性的半现行管理机构，它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。（三）任务1.负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。2.负责对文件形成机关及时提供优质、高效服务，或经文件形成机关同意为其他用户提供服务。3.负责对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。（四）类型1.各级政府的文件中心。2.一个机关或单位的文件中心。3.商业性的文件中心。如底特律文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心。文件中心的业务一、接收二、保管三、借阅四、处置文件中心的优越性及面临的挑战一、优越性国外档案界因文件中心具有经济、高效的优点将其誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。（一）经济实用（二）交接简便（三）三个不变半现行文件保存在文件中心里，其形成机关对文件的所有权不变、文件的原整理顺序不变、保密规定不变，这既使得形成机关愿意将文件移交文件中心，又能确保机关对文件的利用。（四）服务快捷（五）安全保管（六）保证质量第四章外国档案略。第五章外国档案鉴定与档案馆藏德国迈斯奈尔的档案鉴定理论1901年，普鲁士机密国家档案馆馆长，提出一套档案鉴定标准。1.鉴定的一般原则①决定必须尽当机立断；②必须避免过激行动；③过于抽象的概念是不好的；④高龄案卷应当受到尊重，16世纪以前的案卷不许销毁；⑤供某种暂时目的所使用的案卷，一旦目的达到，一般是要销毁的；⑥关于一个永久性机构成立经过的案卷一般是要保存的。迈斯奈尔对档案鉴定理论的贡献“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断，年龄鉴定论是档案“禁毁年限”的理论根源。禁毁界限日期（barrierdate;chronologicaldateline）,简称“禁毁日期”（“禁毁年份”），即为保存年代久远的数量较少的珍贵档案，而规定一个界限日期，凡此日期之前产生的档案，不论其内容、来源和形式如何，均应加以保存，禁止销毁。布伦内克对档案鉴定理论的贡献1.论述了档案鉴定的重要性、必要性，是最重要、最艰巨的任务。2.总结了古代鉴定的历史经验，认为应有计划地根据鉴定原则和标准来确定文件的价值。3.认为一切鉴定原则和标准，必须从实践中产生。4、他在自己的著作中把迈斯奈尔的鉴定原则和标准介绍给了各国档案界。波兰职能鉴定论卡林斯基于20世纪30年代提出了职能鉴定论，其主要内容是按照机关在政府机关体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限。机关地位不同，其形成文件的价值也不一样，把档案文件分为A、B两类，A类是最高行政机关的文件，需要永久保存；B类是低级机关的文件，可在保存一定时期后销毁。美国谢伦伯格的“文件双重价值论”1.第一价值指文件对其形成部门工作事务的有用性。对于行政管理价值，档案人员主要从以下四方面考虑：①行政管理级别。即文件形成机关中案卷产生部门的重要性，该部门权力的大小及其职能。②现行性。形成机关对文件使用的频繁程度和目的。③必要的工作文件。一个政府、机构或企业事务处理所不可缺少的核心文件。④文件的政治和公务联系。具有财务价值的文件是指各种财务方针和财政事务有关的文件。法律价值指文件可以用来证明公民个人的法定权利或公民权以及财产权和职业利益。科技价值的文件指一些部门从事科研课题或技术研究所产生的科技数据文件，需要专家或在专家的指导下进行。2.文件的第二价值是对文件形成机关以外的其他利用者的有用性。包括证据价值和情报价值。菲利普·鲍尔的思想（鉴定文件价值的四个主要因素）1.与其他文件的联系，主要指填补现有文件的空白点。2.处理费用。整理、编目的费用、时间。3.保管费用。保管所需人员、设备、材料的费用。4、存贮费用。权衡保存费用与研究价值的比例关系，如果两种材料基本包含同样的信息，则保存较小的案卷，节省面积。前苏联（一）从理论上深刻阐述了文件价值鉴定的含义、任务和重要性文件价值鉴定，就是根据文件价值标准确定其保管期限，并将具有永久价值的文件挑选出来送交国家保管。鉴定的任务：1.确定含有重要情报的文件，并交国家档案馆保存。2.确定文件的保管期限，永久、定期、短期。3.确定文件的完整程度，补齐短缺文件。（二）以辩证态度提出了文件价值鉴定的四项基本原则历史主义原则——历史时代的产物；党性原则——阶级本质；全面性原则——一切因素、语言、书写材料；系统性原则——放入文件综合体中，不能孤立地评价。（三）在鉴定原则的指导下，确定了鉴定文件价值的基本标准和只起一定作用的标准。档案鉴定的组织与方法、档案优化、档案馆藏（略）第六章外国档案整理与分类事由原则的含义、特点档案馆将档案按其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则。特点是以相关事由为依据建立档案文件之间的逻辑联系，又称为相关原则。卡缪—多努分类法卡缪—多努分类法是事由原则在法国国家档案馆具体运用的集中体现。杜威十进分类法该分类法由主题分类表和相关索引两部分组成，前者确定各个主题和图书的位置，后者是检索主题和图书的工具。1898年，俄亥俄铁路公司最先应用，创建了《铁路卷宗分类法》，1910年，国务院采用此法。1912年美国总统塔夫脱节约与效率委员会发表《结论备忘录》，建议使用此法整理档案，于是在美国政府机关得到广泛使用。来源原则含义、特点档案馆将档案按其来源或形成单位进行整理和分类的原则。特点是要求在整理和分类时，不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。起源——尊重全宗原则尊重全宗原则，是对法国国家档案馆50年工作实践经验的总结。要点：1.文件组成全宗，即把来源于任何一个特定机构（一个行政当局、一个公司、一个家庭、一个个人）的全部档案，组合在一起，形成该特定机构的全宗，不能与其它机构的全宗相混合。2.全宗内的文件按主题分类整理，其中每一类都要有一个明确的位置。3.主题类的文件则根据情况按年代、地区、字母顺序排列。形成——登记室原则尊重全宗原则在德国得到了发展，体现为登记室原则，是来源原则正式形成的标志。登记室原则是普鲁士在1881年7月1日发布的《国家机密档案馆整理条例》中提出的。基本思想：档案馆简单地保持已接收案卷的原则，即怎样收进来就怎样保存。论证——荷兰档案学者的贡献1898年，缪勒、斐斯、福罗英《档案的整理与编目手册》对来源原则进行了理论论证，为该原则奠定了理论基础。该书又名荷兰手册，荷兰一百条，1898年在海牙出版，1920年再版，分六章一百条，共13万多字，谢氏誉为“现代档案工作者的圣经”，也是档案学成为一门独立学科的标志。来源原则的运用和发展前苏联的档案全宗理论全宗理论是苏联档案学分类理论的基础，它来源于来源原则，而且创造性地发展了来源原则。包括：全宗概念体系、全宗构成者的确定、全宗不可分散原则。英国的档案组合原则英国在档案整理与分类领域使用“档案组合”作为档案馆档案基本分类和统计单元。詹金逊将法文fonds与英文archivegroups相对应。档案组合的概念更广泛，它指的是“一个行政机构活动中产生的一个文件有机整体”，该机构自身完善，能够无需借助于任何外界职权来从事各方面的业务活动。意大利的历史方法论原则在档案活动（包括档案整理、分类、编目等）中应遵守历史方法论原则，即档案与机构一致的原则。现代德国的自由来源原则布伦内克的《档案学——欧洲档案工作理论与历史》一书对登记室原则提出质疑，他认为：来源思想根本不是只保持固定的来源，而是应为来源和事由建立起一种相当的关系，创造由两者组成的综合体。从这个意义上讲，来源原则应被理解为来源联系基础上的事由联系（也可译为来源共同性基础上的事由共同性）。其实质是要求在考虑机关来源的基础上，适当地考虑事由原则，创造来源和事由相结合组成的档案综合体。美国的文件组合思想来源原则在2