使团队保持正确方向前进

1目录使团队保持正确方向前进团队发展的四个阶段团队发展各阶段的高潮和低潮是什么工具和技巧总览使用“组建团队的核对表”组建团队的核对表平衡团队的工作量处理意见分歧聆听以获得双赢结果避免人云亦云澄清决策权限使用“团队会议核对表”团队会议核对表帮助你的团队适应工作方向的改变使用“进展核对表”和“现状警示表”进展核对表现状警示表培训技巧指导团队的新成员庆祝里程碑和小的成功录像背景资料：平衡团队的工作量丽娜（Leena）和营销团队录像背景资料：聆听以获得双赢结果弗兰克（Frank）和质量团队团队转折点录像背景资料：避免人云亦云埃里克（Eric）和质量团队录像背景资料：帮助你的团队适应工作方向的改变：玛尔塔（Marta）和营销团队计划与你的团队一起使用一种工具或技巧领悟与行动2使团队保持正确方向前进一个团队要学会有效地工作，这需要不少时间。一个团队在组建以后，它是否能很快地顺利运作，这取决于这个团队是如何组建的。即使有最好的愿望和最大的努力，团队中仍会产生不同的想法、变动和调整，而所有这些会威胁到团队，使之偏离方向。因此，必须有人负责使团队保持正确的方向前进。在过去，这个人就是团队领导。而在今天，所有团队成员都分担这一责任。作为团队一员，你可能有时会比团队领导更了解某件事或某个问题。而这使你能够更好地帮助团队处理情况因此，你需要站出来并采取行动。你能够主动承担责任的能力取决于两个方面。首先，你需要了解团队发展的各个阶段。其次，你需要知道任何特定情况下所应采取的行动。在本单元，你将学习团队发展的四个阶段，以及各个阶段所出现的情况和应注意的问题。你还将学习相关的工具和技巧，以帮助你的团队保持正确方向前进。团队发展的四个阶段使团队保持正确方向前进需要全方位的努力。每个人都必须为团队的整体发展做出贡献。如果哪一个团队成员在团队发展的某个时刻不了解团队的需要，这个团队就很容易失去它的动力，或者裹足不前。团队的发展经过下列四个阶段：组建、风暴、磨合、运作。了解在各个阶段将会发生的情况有助于你认识到团队的需要。组建阶段在这一阶段，团队成员开始互相认识。他们感到需要保护自己，不想吐露太多的个人情况。表面上，团队成员很有礼貌而且有点克制。实际上，他们有各种情感：兴奋、激动、担心、焦虑。在这一阶段，团队的任务是明确职责和使命，确定目标，以及制定基本准则。风暴阶段随着团队的特点日益显著，团队成员努力保持他们各自的个性。3他们感到要去怀疑、挑战或坚持他们自己的观点和想法。表面上，团队成员之间产生了人际冲突。实际上，团队成员对团队进程感到愤怒、沮丧和失望。在这一阶段，团队的任务是继续在团队内部明确职责和程序。磨合阶段在这一阶段，大多数团队成员接受了团队进程，并开始团结一致，建立起团队精神。他们感到，作为个人和团队，他们都需要暂停、重组和加强。表面上赞同和平静。实际上，团队成员害怕重现风暴阶段的冲突，因此倾向于压制相反的观点和想法。在这一阶段，团队的任务是为运作阶段做好准备。运作阶段团队从事该团队所要完成的工作。团队成员感到迫切需要完成工作。表面上，团队全力前进。事实上，一些团队成员筋疲力尽，而其他人仍在努力完成工作。此时，人们倾向于忘记早期的组建活动，并忽视可以帮助团队克服沮丧的活动。团队成员的沮丧心情是由于变化、繁重的工作和额外的责任而导致的。在这一阶段，团队的任务是保持正确方向，并完成任务。团队发展各阶段的高潮和低潮是什么？你们将分成四个小组。每一组将对团队发展的一个阶段，列出该阶段使一个团队经历高潮和低潮的所有事情。第一组：组建阶段第二组：风暴阶段第三组：磨合阶段第四组：运作阶段1.进行“脑力激荡”，在活动挂图上列出：在该阶段，使团队或团队成员经历高潮和低潮的事情。请参考你自己的经历或前面的内容。思考下列问题：※在这个阶段，团队成员有什么感受或想法？4※团队成员共同工作的情况如何？※机构中可能发生了什么？你的活动挂图是这样的：阶段：高潮：低潮：你们小组将有10分钟来做这张活动挂图。2.挑选一位或几位发言人来向全班介绍你们小组的活动挂图。5工具和技巧总览组建团队的核对表这张核对表可帮助你收集有关团队和你角色的资料。它提出这类问题：为什么要组建这个团队？这个团队及其工作是如何与整个机构相适应的？对这个团队的期望是什么？定义：“组建团队的核对表”是帮助你和其他团队成员收集资料，以了解团队和你在团队中的职责。为了在团队中能起到领导作用，并促进团队成功，你需要清楚地了解下列各方面：为什么要组建这个团队？这个团队及其工作是如何与整个机构相适应的？对这个团队的期望是什么？以后，当在团队或整个机构中发生重大变化时，这张“组建团队的核对表”会有助于你再次回顾这部分基本资料。适用时间：应注意的情境：当团队遇到下列情况时，请使用本工具：正开始一个新项目需要进行调整，以适应工作方向或计划的改变难以按时完成任务来了一位新领导正在确定个人的角色和职责团队改变了工作中心当你加入另一个团队时，你也可以使用这张核对表。方法：在组建团队时在组建一个新团队时，团队领导或一位高级经理通常会为该团队提供基本背景资料，包括为什么要组建这个团队，团队使命如何符合机构的使命与目的。当团队领导或高级经理介绍这些内容时，请把它们记录在“组建团队的核对表”上。通过提问来确保你已掌握了你所需的全部资料。6当团队改变工作方向时核对表有助于你了解方向改变的范围，以及这个改变对团队和团队目的或使命所产生的影响。当你加入一个现有的团队时你可以与一位或更多的团队成员见面，并向他们提出列在核对表上的问题。下一步：在团队经过它的四个发展阶段并获得经验时，定期参考核对表，已确定团队的活动是否仍然符合它原来的目的和目标。根据核对表来衡量你的行动。一旦团队成员明确了团队任务的范围，个人的角色就会变得更具体，更能带来预期的结果。当团队的使命或环境发生变化时，一些团队成员可能会感到他们已不再适合这个团队了。如果这个团队有权决定成员的去留，这些人就应与团队领导会面并讨论去留问题。7组建团队的核对表根据你所选的团队，填写这张核对表。在回答问题时，先确定你是否有足够的资料来完整地回答，并在相应方框内打勾。对于那些你勾了“否”的问题，请向团队领导、高级经理或其他人收集所需资料。资料是否充分？是否□□1团队的使命或目的是什么？□□2这个使命如何符合整个机构的使命？□□3对这个团队的期望是什么?具体需要我们完成什么？□□4现有哪些具体目标或里程碑？□□5如果没有现存的目标或里程碑，何时能将它们建立起来？□□6何时能取得成果？□□7我们如何得到我们所需的资料？8□□8我们有哪些可利用的资源？□□9我们将来是否要完成我们现在不知道如何去做的工作？如果是，我们如何获得我们所需的培训？□□10我们将如何与整个机构相联系？□□11我们每个人应有多少时间来参加这个团队的活动？□□12每个团队成员的具体角色和长期职责是什么？□□13我们的决策权限是什么？□□14超越我们权限的决策应由谁制定？□□15我们的预算有多少？□□16这个团队何时将解散？9平衡团队的工作量平衡团队的工作量是这样一种技巧：审视所完成的工作，并确定如何在团队成员中公平地分配工作。为了防止团队成员间的怨恨和倦怠，经常需要重新分配任务和责任。下列活动有助于公平地分配工作：主动要求你愿意承担并能胜任的工作。主动对似乎不公平或不适当的工作分配提出疑问。如有必要，主动重新分配和说明工作，以使所有工作能按时完成。定义：平衡团队的工作量是这样一种技巧：回顾所需完成的工作，确定如何将它们公平地分配给有关人员。当一个团队在组建时，成员们对他们的职责有了初步的认识，这通常是他们根据他们的职位估计出来的。但是一旦团队成立了并开始运作，就迫切需要弄清个人的角色和职责，这样，就不可能使团队的绝大部分责任都落在一两个人身上。让团队领导或另一位团队成员来承担大部分工作，这样做的危险在开始时可能并不明显。然而，随着时间的推移，人们就会开始感到被忽略或因工作过度而疲惫不堪。另外，团队还会因此而不能充分利用不同成员的意见、观点、知识和技能。懂得如何来平衡团队的工作量，可以帮助你和其他团队成员避免这些危险。适用时间：应注意的情境当团队遇到下列情况时，请使用本技巧：正开始一个新项目需要进项调整，以适应工作方向或计划的改变正在制定工作计划需要就如何共同工作达成协议难以按时完成任务正在明确个人的角色和职责需要评估实现目标的情况团队改变了工作中心团队没有公平地分配工作方法：通过采取下列行动，你可以帮助团队平衡工作量。1．主动要求你愿意承担并能胜任的工作。当你想确定自己应主动去要求什么工作时，你可考虑下列问题：什么是我确有时间去做的工作？什么是我能做的工作？我还需要哪些资源、培训或人员？10我有时间访问五位客户，并收集他们对于这个新程序的反馈意见。如果我能接触到客户档案，我就会更新邮寄名单。2．主动对似乎不公平或不适当的工作分配提出疑问。如果有一个或多个团队成员承担了过多或过少的工作，就应说出你的顾虑。我认为玛丽亚和克拉克已承担了太多的工作。让我们再来看一下，确保我们没有给他们或其他人太多的工作。我记得比尔起初主动要求去组织新的部门，但是现在在购买新系统方面，我们又需要他的专业意见。这个可怜的人总也要有时间睡觉才行。我们中的几个人只承担了简单的工作。我们需要更好地分配工作。3．如有必要，主动重新分配和说明工作，以使所有工作能按时完成。通过向团队提下列问题来确定有谁能做这个工作，并确保没有人承担过多的工作。谁最有能力来完成这个任务？谁有时间来完成这个任务？我们是否能够调整工作期限？我们是否能够把任务交给别人？有谁能立刻来帮助我们？我们的后备计划是什么？请记住参与的形式有很多种。你可以只承担某项任务的一部分。如果一个团队成员不能全面承担某项任务，他或她可按需要主动参加下列工作：培训和辅导其他人。帮助团队检查其他人的工作。提供有价值的资料。确保团队有一个后备计划，以备万一有人不能完成一项任务，或万一分配出去的工作需要更多的时间、技能或知识。把制定后备计划看作是一件理所当然的事情。这样，新情况的出现就不大可能被看作是一种危机。下一步：一旦团队平衡了工作量，团队就要监控工作进展，以确保任务能按时完成。不断的监控还将帮助团队在将来更精确地安排时间表。不断平衡工作量，并经常重新审视个人的角色和职责。当团队成员需要通过培训才能承担某些新职责时，团队就应发一个培训计划。11处理意见分歧知道如何处理团队的意见分歧是每个团队成员都需要掌握的技巧。下列步骤能帮助团队解决分歧，并获得大家满意的解决方案：确保团队具备解决分歧所需的资料。首先找出共同点，然后找出不同点。请那些意见不同的人从其它角度来看问题，如从客户的角度。请那些意见不同的人陈述相反的观点。定义：这一技巧介绍了几种方法，使用这些方法，你和你的团队成员可处理分歧，并找到大家都满意的解决方案。分歧是自然和不可避免的，但是如果你知道如何积极地处理它们，他们就能产生更好的意见和解决方案。作为一个团队成员，你有时会发现你自己成了中间调停者。通过运用处理意见分歧的方法，你至少可以帮助团队成员避免伤害感情。就最乐观的一方面看，你能帮助意见不一致的人员处理意见分歧，并得出一个双方都满意的解决方案。适用时间：应注意的情境当团队成员不在相互聆听时，或当两个或几个团队成员在争论时，就可使用这一技巧。方法：下列处理分歧的方法将有助于团队成员共同解决分歧，并得出一个大家都满意的解决方案。1．确保团队具备解决分歧所需的资料。如果团队缺乏关键资料，最好是让每个人都同意继续工作，直到团队能收集到所需的资料。在推迟有关某个问题的讨论时，要强调，团队并没有忽视意见分歧，而是在等待所需的资料。要解决这个意见分歧，我们的资料似乎还不充分。你们是否同意在下周二的会议上进一步讨论这个问题？那样的话，我们就能收集到所需资料，并能更好地了解有关情况。2．