企业新晋员工职业化训练教程 第07讲 时间管理的技巧

第七讲时间管理的技巧供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得一、认识时间1、时间的特性2．如何对待时间不善于利用时间的三种观念视时间为主宰视时间为敌人视时间为奴隶二.时间管理的陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.不速之客5.会议病6.文件满桌病7.事必躬亲1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4．不速之客没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。5．会议病基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复6．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好7．事必躬亲担心部属做错安全感不愿放弃得心应手的工作找不到可授权的下属三.如何跨越时间陷井1.要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.如何对付不速之客5.如何减少冗长会议6.办公桌上的“5S”运动1.要事第一“大石头”理论与“二八”定律ABC法则办事的优先次序2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说“NO！”（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。5.移樽就教。4.如何对付不速之客（续）6.在办公室外接见外界不速之客。7.站立会客。8.让秘书控制会谈时间。9.限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。5．如何减少冗长会议会议前会议中会议后6．办公桌上的“5S”运动整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养四、时间管理矩阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议准备事项·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视紧急不紧急重要不重要五、时间管理的工具1．月历2．行事历与甘特表3．效率手册4．商务通与订房卡5．闹钟6.其它工具