工作时间管理课程（PPT68页）

Page1of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002誠實回答下列問題，然後進行自我評分•1.我是個完美主義者。我會把工作重做好多次，因為我所做的每件事情都要很完美。□是□不是2.我認為到目前為止我所完成的工作就是一項產品，而不是為了滿足顧客或督導者的手段。□是□不是3.對我來說，在工作上獲致成功並取得高薪是件很重要的事。□是□不是Page2of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002•4.有時候，我寧可在辦公室工作，也不要在家做家事或從事休閒活動。□是□不是5.如果工作時沒有什麼事可以做的話，我就會覺得很無聊。□是□不是6.對我的自尊來說，能忙一點且有生產力是很重要的。□是□不是Page3of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002•7.我發現自己會不斷地追蹤自己的生產力、工作品質和成果。□是□不是8.事實上，大家都知道我的生產力很好，而我自己也很喜歡這樣。□是□不是9.我的自尊心跟我的工作有密切關係。當我沒有什麼專案可做、或是正等著管理階層批准是否可進行大專案時，我就會覺得心神不寧。□是□不是Page5of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題Page6of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002•我一直都在抱怨時間。忙的時候覺得時間太少，閒的時候又覺得時間太多•巴金森(C.NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinson’sLaw)中，寫下這段話：「你有多少時間完成工作，工作就會自動變需要那麼多時間。」如果你有一整天的時間可以做甲項工作，你就會花一天的時間去做它。如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。時間管理是什麼?Page8of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多•所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間Page9of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002時間管理是什麼?•時間管理就是自我管理•自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很對地做完,叫做效能•時間管理就是事前的規劃或長期的計劃Page10of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002人,為何安於現狀?•為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的•當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”Page11of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002時間管理心理學•（1）慾望：您要有把事情做好、時間管理好的強烈慾望；•（2）決定：決定達成作好時間管理的目標；•（3）操練：時間管理是一種技巧，觀念與行為有一段差距，必須經常地去演練，才能養成良好的習慣；•（4）決心：下定決心持續學習，直到能運用自如。Page12of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002時間=金錢=生活•甚至於時間金錢，即時間比金錢還重要。若時間管理好，才能夠達到自我理想，建立自我形象，進一步提升自我價值。每個人應把自己當成一個時間管理的門外漢，而努力不斷地學習。Page13of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002成就感•引起動機的關鍵就是成就感。一位領導人物，有二個關鍵:•第一就是工作表現，要有能力去完成工作，而非只強調其努力與否而已，•第二是重視結果，凡事一定要以結果為導向，做出成果來。時間管理好，能讓人更滿足、更快樂、賺取更多的財富、自我價值亦更高。Page14of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002不願為自己設定目標的三個原因•（1）恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感；•（2）無此意願：為何要設定目標，每天過得好好的就可以了；•（3）誤將行動當成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果才算有成就，所以一定要設定成就目標。Page15of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002耶魯大學的目標設定七個步驟•（1）先擬出您期望達到的目標；•（2）列出好處;•（3）列出可能的障礙點；•（4）列出所需資訊;•（5）列出尋求支持的對象;•（6）訂定行動計畫;•（7）訂定達成目標的期限。Page16of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002立定標竿的四個步驟•（1）消除恐懼：不要擔心失敗，立定目標是必須的；•（2）認同每個人一定要有「目標」這個想法；（3）完成耶魯大學七步驟；•（4）堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄，才會成功地達到目標，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終於達成目標。Page17of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002目標設定的步驟：•（1）寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進入我們的潛意識；•（2）設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序；•（3）擬定計畫：依據目標之優先順序擬定計畫；•（4）對計畫設定優先等級和先後順序；•（5）排定時程表；•（6）確實做、馬上做。Page18of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002文件處理流程•（1）投擲：將不用的資料丟掉；•（2）轉手：將資料轉交給別人去做；•（3）行動：重要的事情一定要馬上去做；•（4）歸檔：有使用價值且重要者才歸檔，根據統計約80%-90%的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案，就是不好的檔案系統，所以一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。Page19of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002成功的關鍵•（1）有毅力、耐心的持續工作，直到完成；•（2）做完工作，給自己適度的報酬與獎勵；•（3）花1分鐘時間規劃，可節省4分鐘的執行時間；•（4）有組織的檔案系統；•（5）重視規劃：善於利用內在及外在的巔峰時刻：•（6）列出工作清單；•（7）善用百分之三十定律：•（8）善加規劃能減輕壓力；•（9）練習會導致完美；•（10）不要製造藉口，要妥訂計畫將工作完成。Page20of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002消除時間殺手•(1)電話干擾：•(2)開會：•(3)不速之客：•(4)救火：即總是在做應急的事情；•(5)拖延的習慣；•(6)猶豫不決；•(7)過度承諾；•(8)個人組織能力不佳；•(9)缺乏目標；(10)缺乏優先等級；•(11)缺乏完成期限；•(12)授權能力不佳；•(13)權力或責任界定不清；•(14)缺乏所需資源。Page21of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002克服拖延的習慣•(1)要有良好的組織；•(2)由重要的事情開始著手工作；•(3)建立一個報酬時間表；•(4)培養緊急的意識；•(5)以快節奏工作；•(6)一旦開始，不要停止；•(7)訂出一段特定的時間工作；•(8)從最糟的事情開始；•(9)詳細的計劃；•(10)不可找藉口；•(11)設定截止期限。Page22of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002授權與溝通•(1)工作時間中有75%的時間是花在與人溝通上；•(2)在世界上最浪費時間的，就是不良的人際關係；(3)在職業生活中您是否成功，百分之80決定於您如何有效地與別人溝通；•(4)每一次溝通的破裂，都發生於意見表達不明確；(5)不良授權是浪費時間的主要因素；•(6)您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什麼?•(7)要使自己成為解決方法導向的人；•(8)要將可能交辦出去的工作授權出來；•(9)要教導您的部屬，如何做您所交辦的工作；•(10)要向外界爭取資源協助您。Page23of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002時間管理哲學•(1)培養個人的時間管理哲學；•(2)要有遠大的眼光；•(3)要有延後滿足的能力；•(4)培養個人的特質，在行動中自我操練；•(5)學習微視，以每分鐘來衡量時間；•(6)學習如何說“不”；•(7)要記住時間等於金錢；•(8)要以每小時的工資為基礎，來衡量每一件您被期待去做的事；•(9)完成較高價值的工作；•(10)時間管理是一生的技巧；•(11)以榜樣去引導您的部屬；•(12)平衡與適度：放輕鬆、要休假和運動；(13)確定您的目標與價值一致；•(14)定期健康檢查；•(15)吃清淡的食物；•(16)下定決心活到100歲。Page24of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002墨非定律•(1)凡是可能出錯的都會出錯；•(2)每次出錯的時候，總是在最不可能出錯的地方；•(3)不論您估算多少時間，計畫的完成都會超出期限；•(4)不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預算；•(5)您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。Page25of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002崔西定律•(1)任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程；•(2)簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。Page26of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優先順序????ABCDPage27of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序Page28of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷Page29of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理Page30of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%Page31of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”Page32of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4thPage33of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002克服1.成本/效益分析法成本•...•...•...•...•...•...好處•...•...•...•...•...•...Page34of62日月光GRP團隊時間管理RevB.06/09/2002克服2.思維習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般Page35o