交流座谈会保障分工策划套表

序号办理流程责任人/电话主要工作内容及要求完成情况备注◎根据要求，协调有关部门组建会务工作组。◎充分了解会议主题；◎明确会务总指挥及会务工作分工。◎会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排。教学管家组◎具体参会人员名录等安排。◎审核会议安排是否妥当；◎审核通知行文是否准确。◎格式形式规范；◎附件齐全；◎份数合理；◎及时发出邀请函；教学管家组◎发放范围准确；◎邀请人员名单反馈收集确定。◎及时收集、汇总参会回执人数；◎明确到会时间；◎确定参会人员名单；◎据参会人数最晚提前一天购买茶歇小食及饮品。◎会议讲话稿PPT；◎会场现场签到表；◎会场意见反馈收集单；◎提前预定会议场地。◎协调好会议茶歇需用排盘及桌椅及服务人员应提前三天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括：◎会议材料准备进展；◎会议场地复核确认；◎会议参会人员最终名录及座次安排；◎会议茶歇小食及饮品定量；◎投影仪、电脑、翻译笔、音响、多媒体设备调试到位；◎会场服务工作职责分工（含现场拍照、会议纪要等。）◎明确会场工作职责。◎会议材料准备是否齐全；◎签到布置；◎茶歇小食及饮品摆放到位；◎投影仪、电脑、翻译笔、音响、多媒体设备调试到位；会务细化工作流程分工表17111会前总督导◎争取做到每个员工明确自己的责任和位置；3呈办部门领导审核2起草会议邀请函（稿）◎注意及时沟通会议议程；4制作正式邀请函5发出正式邀请函◎教学管家进行邀请函反馈登记；8会场预约及茶歇准备6明确参会人员7会议资料准备9会前准备◎安排会场布置人员；10会场布置检查◎大会前2小时确保完成；P:1/4序号办理流程责任人/电话主要工作内容及要求完成情况备注会务细化工作流程分工表1711◎确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接；◎进一步明确各会务人员现场工作职责；◎查漏补缺。◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题；◎参会人员签到、发放会议材料工作等；◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；◎引导出席宾客到指定位置就座。◎拍照，会议纪要文字记录人员就位。◎会议服务人员到位；◎会议记录、拍照；◎话筒音量调节，PPT切换，背景音乐切转等设备音效保障；◎会议材料回收；◎会议结束后合影◎相片处理；◎会议纪要汇编；◎相关资料发布；◎费用结算；◎设备，物品回收归库，场地恢复；◎来宾回访。◎回收清理布场物料及茶歇剩余物资；◎归档材料齐全，无遗漏。◎总结经验，查找不足；◎完善流程◎签到处做好来宾记录；◎收集资料发布稿件；15会后其他工作安排21会议材料归档11临会前最后协调◎大会前1小时进行；12会前现场组织工作13会中现场工作◎安排专门人员进行拍照；22会议总结14会后资料整理P:2/4会议主题会议日期会议地点：会议主持人会议记录人：片区教学管家序号部门名称参会人员姓名职务备注123北区45678910南区1112131415161718192021222324252627282930公共区域其他交流会邀请名录拟稿西区会议主题会议日期会议地点会议主持人会议记录人序号部门名称参会人员姓名职务电话到场时间备注123456789101112131415161718192021222324252627282930会议签到表