时间 管理

时间管理二ＯＯ七年六月版本:A1深圳市溢旭电子有限公司SHENZHENYIXUELECTRONCO.,LTD时间的涵义(一)一、在企业管理活动与作业中─讲究工作合理化，缩短工作时间，提高工作效率以降低成本。二、在提高工作与生活品质上─力求达成缩短工作时间的目标，让员工拥有充分的休闲时间，享受更充实的休闲生活，进而提升工作品质。把时间依是否从事工作来区分：1.「ON」的时间─就是从事工作的时间。讲求如何节约时间(工时成本)，致力于提高工效，降低成本。2.「OFF」的时间─工作以外剩余的时间。把它当作资源来活用，实现更丰富、快乐的生活。时间的涵义(二)时间的特性1.时间不会停留、不能回头2.时间的累积就是生命3.时间是公平赋予每一个人4.时间是一种资源，卻无法积蓄储存5.沒有弹性也无法取代有助于时间管理的思维与规划实例一、我们无法控制时间的运行，卻可以学习「活用时间」以「创造余裕」。二、「活用时间」就是时间管理的种种具体方法。「余裕」就是余暇的时间。三、您会想过「一星期可以有八天吗？」「时间」就像「桌子上的文件」。在一天的桌上可能因为会议、访客、外出等行程而使公文堆积如山。每天总得整理整顿一下，使桌面变得宽敞。「时间」也和桌子一样需要整理整顿。现代人的劳动时间一日不过八小时，一天24小时減去劳动时间、睡觉、吃饭、洗澡和通勤时间大概还有三小时多的空余时间，每周约可以多出一天份的时间，则一星期不就可以有八天了吗？有助于时间管理的思维与规划实例四、尝试「设想每一天的剧本」当自己的导演─就像行销世界里所谓的「生活设计」─前一夜睡前看一看记事本，为明天的预定行程做种种假定，设想处理方案。─工作时间中，尽力依据预定行程去实行，每当顺利实行完成后，可以享受扩展无限的充实感。─在程序中难免会遇到挫折或意外的狀況，此时便须试探换个角度思考突破困境之道。─不管出什麼狀況，把自己放在主角的位置思考行动计画，便是活用时间的「大智慧」。有助于时间管理的思维与规划实例五、活用时间「不只是为个人」─打一通电话原定三分钟卻讲了十几分钟。你自己耗费时间，对方也无谓地被你剥夺了十几分钟。─发一件连络文件给五百人阅读，「不简明扼要」而让读者多花三分钟解读。试算看看：3分钟×500=1,500分(合25小时)你！让公司耗损25小时的时间成本。─一个人不小心做錯一个产品或业务，都会导致下游(下工程)跟随的损耗。─时间价值非只关系一人，往往是以集团价值和损失为基础。切记！有助于时间管理的思维与规划实例六、多学习活用时间，不要成为受时间控制的奴隶─分析时间价值，以「工作」和「闲暇」的角度判別「值得」与「不值得」。─事有先后，必先理顺再进行，以免虛耗「重覆」或「等待」的时间。─要经常思考「将既定的时间挪一挪」的创意，试试看！─对于后续要进行的工作先做好准备。有助于时间管理的思维与规划实例七、时间管理是全体成员共同努力的目标─上班第一件事是排定今天的行程计画。─公司主管最期盼的是各部门成员，能将一天预定的工作在结束时正好能夠完成。─任何方式的讨论会或協调会都会牵动个人原有的行程计画。─不当的拖延或无效冗长的议题都会立即造成大量的时间资源浪费，并对许多个人形成既定行程的干扰。─必须要全体成员共同遵守时间活用之规则，才能产生效果。「如何活用时间」之启发一、「勤快一点」，活用偶发的空档时间─在一连串的预定行程中，偶尔发生提早结束某段行程的情況，即产生偶发之空档时间。─如果你事先准备好某些「临时工作菜单」就可以善加利用这些空档时间，达到活用时间的效用。─「临时工作菜单」可以预定下列工作內容：1.整理办公室或办公桌2.整理名片或资料3.在公司或工作埸所随意走动一下，四处看看。‧‧‧‧‧「如何活用时间」之启发二、活用突发的一小时空档(一)外勤人员(在公司外的工作行程中)─到街上走一走，做一小时的「citywatching」，看─与公司有关的贩卖店─书店、唱片行、商厦、专柜、展示埸─观察新开的店和倒闭的店─观察路人，详查流行趋势(二)內勤人员─开开办公室到相关部门探访一些相关的信息─站起来走动一下，整理档案等落实时间管理的具体作法一、事先规定期限1.商品或材料采购必须決定─品名、数量、规格、单价、交期、付款条件(付款期限)。2.指示工作时，上司应该指示完成期限；如果上司疏忽交代，则应主动请示与确认完成期限。3.办理专案活动时，因为牵涉许多相关日程，更应该事先協调各分项业务的先后顺序与完成期限。4.产品生产组裝之标准工序与标准作业工时、投入与产出之生产计划更需要具体规定时限。落实时间管理的具体作法二、确实做好时效控制并采取适当的矫正措施(P-D-C-A)1.新产品开发的日程计划与定期检讨，特別注意各阶段工作的进度是否有落后而待补救的任务。2.确实跟催新规材料之开发与检讨进度。3.产销協调的生产进度控制与调整。落实时间管理的具体作法三、文书作业和文书处理的时间管理要项1.文书作业和文书处理的原则─尽可能简明扼要─以简明易读的条列式书写─尽可能以一件一张为原则2.文书处理机是节省时间的必备工具─各种型式的电脑、PDA─电子邮件、传真机─复印机、扫描器─机器操作人力资源的培训养成落实时间管理的具体作法四、將最大的时间掠夺者─会议缩短与效率化大多数公司之管理者，每周参加的內部会议、部门会议、各种例会、不定时的研讨会、協调会等不胜枚举。保守一点的统计，平均每人每周约有2~3次会议。如果每次会议时间平均须2个小时，则每周每人开会耗费5小时，佔用一周工作时间的八分之一，佔用率达到12.5%，这还沒有包含因为会议主持讨论之效率不高导致延宕时间或流会重开等情況所引起之损失。故将会议列为「最大的时间掠夺者」，以下內容详加检讨。落实时间管理的具体作法五、学习「如何开会的技巧」─会议的1H─不同的目的有不同的会议型式和不同的讨论方式。─会议前召集单位要做好事前准备工作和适当的资料。─主管人员应参加研习，学习当主持人的角色技巧以确保有效控制会埸程序和时效性。─所有管理者也需要接受培训以具备参与讨论的基本素养。─所有会议必须控制在预定时间內完成结论并结束落实时间管理的具体作法六、有关会议的5W要素之考量建议1.会议室最好视与会人数而选择，太宽敞的会议室容易使会议时间拖长，降低开会效率。2.为避免太多的赘言，浪费大家的时间，要求与会者发言简洁并互相礼让；每次发言时间绝对遵守在限定的一分半之內(正常速度可以说180~200字的內容)。3.会议的开始时间尝试不要定在准点或半点的时刻，而定在特定的时刻(如九点五十分，三点十分，两点二十分‧‧‧落实时间管理的具体作法六、有关会议的5W要素之考量建议4.在议程中要尽量缩短「资料说明」的时间，最好改发书面资料。5.书面资料亦不宜分发大量的资料。只要准备精简的资料分发给相关的与会者。6.尽量活用投影机等来辅助发表资料。新科技视讯会议之辅助器材已经相当普及，管理者应该用心下功夫学习使用。7.会议时间最好设定在上午。结语一、时间管理之讨论范围很广，此次讲座选定与企业之经营管理相关性较强的较小范围来引导启发。內容难免偏向功利而较少论及时间价值对于个人生活和生命价值观的意义。二、今日讲座之內容就当做为拋砖引玉，先引起各位学员对时间之认识，引发进一步探讨的兴趣，相信能夠起相当的作用。