无压时间管理 GTD Get things down 无压时间管理

无压时间管理——GTD学习与实践工作压力原因•现场调查–你压力大吗？工作房子结婚孩子养老购物健康……工作压力原因•不能按时完成任务，加班•休息的时候想着工作，无法放松•临时的事情打乱了工作的节奏，救火•想法很多，年底却发现很多都没有实现•工作无处下手，以至于工作延误•新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么•……如何按时完成任务•我的效率高吗？一天工作情况统计表时间段预期结果实际结果是否达到了预期8：30-9：309：30-10：3010：30-11：3011：30-12：3012：30-13：3013：30-14：3014：30-15：3015：30-16：3016：30-17：30如何按时完成任务•1.避开时间黑洞•2.克服邮件强迫症•3.找出自己的高效时间段•4.工作时间分段如何按时完成任务•什么是黑洞•黑洞：引力场很强的一种天体，连光都无法逃逸出来•时间黑洞：永无止境地吞噬时间1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•网络时间黑洞•计划看10分钟新闻，结果半个小时过去了•提供很多相关信息吸引我们的注意力•注意力被打断，重新集中起需要至少15分钟1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•网络时间黑洞1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•避开时间黑洞•每天第一个时间段不要上网•固定时间上网，比如11：00～11：30或者4：00～5：30•准备一张当天的任务清单，设置每项任务的最后时间•无法集中精力的时候出去散散步1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•邮件强迫症•64%以上的人有邮件强迫症•身不由己去看邮箱有没有新邮件•邮箱洁癖，保持邮箱没有新邮件•每当“邮件到达”提示时，立刻放下当前的工作去看邮件1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•克服邮件强迫症•每天固定时间看邮件，比如上午下午各一次，集中处理•邮件不是即时通讯工具，因此邮件的事情往往不是最紧急的•真正紧急的事情会用电话等方式通知，因此不必担心漏掉1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•找出自己的高效时间1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段时间统计表在下列每个时间段中填上时间段统计结果A集中精力工作B无意义浪费时间C真正的休息时间段周一周二周三周四周五8：30-9：30ABCABCABCABCABC9：30-10：30ABCABCABCABCABC10：30-11：30ABCABCABCABCABC11：30-12：30ABCABCABCABCABC12：30-13：30ABCABCABCABCABC13：30-14：30ABCABCABCABCABC14：30-15：30ABCABCABCABCABC15：30-16：30ABCABCABCABCABC16：30-17：30ABCABCABCABCABC如何按时完成任务•确定每日工作的时间段•高效时间工作•效率不高的时候休息•固定时间收发邮件•固定时间上网1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•确定每日工作的时间段时间段规划8:30预备时段：规划一天工作计划处理邮件9:00工作时段：根据计划工作11:00上网时段：收发邮件上网看新闻11:30休息时段：午饭、散步午休13:00预备时段：调整、规划下午的工作13:30工作时段：根据计划工作15:00休息时段：散散步或者和同事聊聊天收发邮件15:30工作时段：根据计划工作16:30上网时段：看新闻、技术博客等17:30按时下班1.避开时间黑洞2.客服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务•回顾•三个工具•一个习惯–工作时间分段习惯工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表习惯1.工作时间分段习惯如何做到真正休息•不能按时完成任务，加班√•休息的时候想着工作，无法放松•临时的事情打乱了工作的节奏，救火•想法很多，年底却发现很多都没有实现•工作无处下手，以至于工作延误•新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么•……如何做到真正休息•休息时无法放松•这个月底要发版•五月下旬就要软考了•对于软件的架构还不熟悉•……•即使休息，也无法让自己真正放松如何做到真正休息•使用计划将压力分配到每日•当日事当日毕如何做到真正休息•将压力分解1.压力平均分配2.当日事当日毕如何做到真正休息•当日事当日毕1.压力平均分配2.当日事当日毕如何做到真正休息•不能按时完成任务，加班√•休息的时候想着工作，无法放松√•临时的事情打乱了工作的节奏，救火•想法很多，年底却发现很多都没有实现•工作无处下手，以至于工作延误•新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么•……处理突发事件•临时的事情打乱工作节奏处理突发事件•四象限•脑袋里只装一件事（一次只处理一件事）•临时任务处理流程处理突发事件•四象限原则1.四象限2.脑袋里只装一件事3.临时任务处理流程处理突发事件•脑袋里只装一件事1.四象限2.脑袋里只装一件事3.处理流程处理突发事件•处理流程1.四象限2.脑袋里只装一件事3.处理流程临时事件是否超过2分钟是否自己完成立即完成委托他人完成否是否对事情进行评估是放入收集篮不紧急保存当前工作紧急1.工作进度描述2.目前想法3.打算如何处理4.有必要的话录音5.下一步行动6.写入便笺或者效率手册开始下一件事情处理突发事件•回顾•两个原则-四象限原则一次只处理一件事•一个流程-处理突发事件流程工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表流程1.处理突发事件流程习惯1.工作时间分段习惯如何捕获想法•不能按时完成任务，加班√•休息的时候想着工作，无法放松√•临时的事情打乱了工作的节奏，救火√•想法很多，年底却发现很多都没有实现•工作无处下手，以至于工作延误•新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么•……如何捕获想法•人的思维是发散的•大脑不善于记忆如何捕获想法•一个大型的方法–衣柜整理法如何捕获想法•GTD–收集、处理、组织、执行、回顾如何捕获想法如何捕获想法•我的GTD实践–3+1清单系统•1.收集篮–捕获想法•2.任务清单–当天要完成的工作•3.项目清单–由多个任务组成•4.将来也许清单–不确定时间如何捕获想法•工具•1.记事本•2.软件•3.手机•……如何捕获想法•回顾•一个流程–衣柜整理法•一个工具–3+1清单系统工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表4.3+1清单系统流程1.处理突发事件流程2.衣柜整理法习惯1.工作时间分段习惯解决工作无处下手的难题•不能按时完成任务，加班√•休息的时候想着工作，无法放松√•临时的事情打乱了工作的节奏，救火√•想法很多，年底却发现很多都没有实现√•工作无处下手，以至于工作延误•新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么•……解决工作无处下手的难题•工作无处下手？•项目、任务和行动•下一步行动解决工作无处下手的难题•工作无处下手？•一个场景•小穆，9点去财务取一下加密锁•小穆，周六前给我一个快速组价的技术建议•这两个工作有什么不同？1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题•工作无处下手•计划：9：00～11：00写技术建议•过程：开始写建议吧？怎么写呢？上5分钟网换换脑子吧。呀，20分钟过去了有什么建议呢？先看看需求？出去喝杯咖啡，安静想想。呀，11：30了1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题•项目：多个任务组成•任务：一个或多个行动•行动：单个步骤•举例：提出技术建议是项目；分析需求、分析GBQ架构等是任务；发邮件索取需求大表是可以执行的行动。•分析方法：管理五环、思维导图1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题•下一步行动：接下来将要完成的任务•保持自己每日的任务清单中只有“行动”•项目放在项目清单中，做项目之前先分解为行动1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题•回顾•项目清单•任务清单•以上两个清单包含在3+1清单系统中工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表4.3+1清单系统流程1.处理突发事件流程2.衣柜整理法习惯1.工作时间分段习惯解决新知识的压力•不能按时完成任务，加班√•休息的时候想着工作，无法放松√•临时的事情打乱了工作的节奏，救火√•想法很多，年底却发现很多都没有实现√•工作无处下手，以至于工作延误√•新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么•……解决新知识的压力•新技术，新知识，层出不穷•我们无所适从•如何取舍？•解决方法：•职业价值观•目标管理解决新知识的压力•职业价值观：工作为了什么？•职业价值观没有对错•每个人有自己的职业价值观•职业价值观有管理、安全感、经济报酬、社会交际、美感等等•可以通过自测表辅助自己找到自己的职业价值观•你找到自己的职业价值观了吗？1.职业价值观2.目标管理解决新知识的压力•根据职业价值观设置1-3年目标•设置本年目标•设置月目标•设置周目标•设置每日计划•回答四象限问题，目标决定四象限里的重要性1.职业价值观2.目标管理解决新知识的压力•设定自己的中期目标（1到3年）•回答下列问题帮助自己分析中期目标：•1.我的目标是什么？•2.我要达成这个目标是因为什么？•3.哪些人达成了这些目标？•4.他们如何达到的？•5.达到目标后我的生活会怎样？•6.我的优势是什么？•7.我的劣势是什么？•8.那些人或团体对我达成目标会有帮助？•9.这个目标要多长时间完成？•10.完成这个目标的步骤是什么？1.职业价值观2.目标管理解决新知识的压力•依次设定自己的细化目标•管理五环工具•思维导图•通过职业价值观的过滤，就使我们不必陷入对新技术、新知识的盲目和盲从中1.职业价值观2.目标管理最高境界-习惯•习惯–下意识的行动•养成一个习惯要21天•一次一项•习惯打印出来随时提醒我的GTD实践图职业价值观•GTD的作用•不是为了在单位时间内做更多的事•减轻压力，更放松去工作•按时下班•把工作留在上班时间，下班后不因工作影响心情•不因工作影响了自己的生活•把握重点，保持平和的心态参考资料•《高效能人士的五项管理》•心态管理-积极的心态•目标管理-SMART•时间管理•学习管理•行动管理-行动日志•……参考资料•《小强升职记》•避开时间黑洞•四象限法则•脑袋只装一件事•衣柜整理法•项目、任务、下一步行动•习惯•80/20法则•……参考资料•《IT人的软技能》•时间管理•学习的心态•责任不只是份内事•做个注重贡献的高效能技术人员•个人知识管理•……后记•Showstopper注意自己的身体家庭第一停下来，看看周围的风景